檔案制度化管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價值的檔案，提出鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門。3.負(fù)責(zé)配合公司綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案及其他專門檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：主要包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種技術(shù)文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.會計檔案：主要包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。4.人事檔案：主要包括公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)情況、考核評價、獎懲情況等。5.其他專門檔案：主要包括公司在特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各種專門檔案，如合同檔案、招投標(biāo)檔案、訴訟檔案等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號，如“2023永久001”。2.科技檔案編號：采用項目編號分類號流水號的方式進(jìn)行編號，如“XMB202301J001”，其中“XMB202301”為項目編號，“J”為科技檔案分類號，“001”為流水號。科技檔案分類號按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）的規(guī)定執(zhí)行。3.會計檔案編號：采用年度類別保管期限流水號的方式進(jìn)行編號，如“2023會計憑證永久001”。4.人事檔案編號：采用員工工號進(jìn)行編號。5.其他專門檔案編號：根據(jù)檔案的特點和管理需要，制定相應(yīng)的編號規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)資料、培訓(xùn)記錄、考核評價材料等。4.公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種技術(shù)文件材料。5.公司在財務(wù)管理活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。6.其他與公司工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同的載體上，以確保檔案的安全和完整。3.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定的要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，同一保管期限的文件材料按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，編目裝訂。3.科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，同一項目的文件材料按照專業(yè)和階段進(jìn)行排列，編目裝訂。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行分類整理，編目裝訂。5.人事檔案應(yīng)按照個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)情況、考核評價、獎懲情況等類別進(jìn)行分類整理，編目裝訂。6.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)檔案的特點和管理需要，制定相應(yīng)的整理方法。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具選擇1.檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的安全保管。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.檔案盒應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、檔號等信息。（三）檔案存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號的順序進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于同一檔案柜或檔案架上。2.檔案排列應(yīng)遵循從左到右、從上到下的原則，便于檔案的查找和利用。3.對于珍貴檔案、重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等，保管期限為10年50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、事務(wù)性檔案等，保管期限為1年5年。（五）檔案定期檢查1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檔案檢查應(yīng)每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。3.檔案檢查應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。（六）檔案統(tǒng)計1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和決策。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的具體實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案鑒定原則和方法，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來價值，對檔案進(jìn)行分類鑒定。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和存毀價值，填寫《檔案鑒定意見書》《檔案銷毀清冊》等表格，報檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部門審批。2.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案查閱申請表經(jīng)審批同意后，由公司綜合管理部門檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案，但借閱期限一般不得超過15個工作日。2.外單位人員因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過7個工作日。（四）借閱手續(xù)1.公司員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部門審批。2.外單位人員借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案借閱申請表經(jīng)審批同意后，由公司綜合管理部門檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案借閱服務(wù)，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向公司綜合管理部門報告。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息化安全保障：建立健全檔案信息化安全保障體系，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安