民間社團檔案制度一、總則（一）目的為加強民間社團檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社團工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社團實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民間社團及其所屬各部門、分支機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）定義本制度所稱檔案，是指民間社團在開展業(yè)務(wù)活動、組織建設(shè)、財務(wù)管理、對外交往等過程中直接形成的，對社團和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則社團檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由社團秘書長負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，形成分級管理的工作機制。2.完整準(zhǔn)確原則確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，全面反映社團各項活動的真實情況，避免遺漏重要信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則加強檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門社團設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社團檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索工具編制，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和手段。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全、完整，并定期移交檔案管理部門。3.在日常工作中，各部門應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社團章程、會員大會或會員代表大會文件、理事會會議記錄、監(jiān)事會會議記錄等社團組織建設(shè)方面的文件材料。2.社團年度工作計劃、總結(jié)、報告，活動策劃方案、實施方案、總結(jié)評估報告等業(yè)務(wù)活動方面的文件材料。3.會員登記信息、會費收繳記錄、會員表彰獎勵材料等會員管理方面的文件材料。4.財務(wù)管理方面的憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。5.對外交往活動中形成的合同、協(xié)議、信函、接待記錄等文件材料。6.社團舉辦的各類培訓(xùn)、講座、研討會、展覽等活動的相關(guān)文件材料，包括通知、議程、講義、照片、視頻等。7.社團獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案的照片及相關(guān)文字說明。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案按照社團組織建設(shè)、業(yè)務(wù)活動、會員管理、財務(wù)管理、對外交往等類別進(jìn)行一級分類，在一級分類基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案內(nèi)容和形式進(jìn)行二級分類，如業(yè)務(wù)活動類可分為活動策劃、活動實施、活動總結(jié)等。2.編號對每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。對于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用其他方式妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，保持適宜的溫度和濕度。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，確保檔案的安全保管。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架位、層號等信息。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對社團和社會具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為15年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年至15年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和實際需要確定。（五）檔案清查定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。五、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.社團內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)社團秘書長批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.社團內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，確保檔案的安全和完整。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制份數(shù)和格式進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對于仍有利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)社團秘書長批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索利用檔案管理信息系統(tǒng)提供的檢索功能，實現(xiàn)檔案的快速查找和利用。3.檔案統(tǒng)計通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.檔案安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信