寺廟檔案主要制度一、總則（一）目的寺廟檔案是寺廟歷史發(fā)展、文化傳承、日常管理等方面的重要記錄，為了加強(qiáng)寺廟檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寺廟內(nèi)各部門、各僧眾及與寺廟相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則寺廟檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映寺廟各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理寺廟各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及寺廟機(jī)密、僧眾隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，滿足寺廟各項(xiàng)工作的需求。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置寺廟設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)寺廟檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和寺廟實(shí)際情況，制定、修訂和完善寺廟檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集寺廟各部門、各僧眾在日常工作、宗教活動(dòng)、文化交流等過程中形成的各類檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)為寺廟內(nèi)部各部門、僧眾及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。積極開發(fā)檔案信息資源，為寺廟的決策、管理、文化傳承等提供參考依據(jù)。5.檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)寺廟檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高檔案管理的信息化水平。6.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，確保檔案資源的合理利用。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對寺廟各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類寺廟檔案主要分為以下幾類：1.行政管理類包括寺廟的組織架構(gòu)、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、安全管理檔案等。2.宗教活動(dòng)類涵蓋各類佛事活動(dòng)、法會(huì)、誦經(jīng)儀式、宗教修行記錄等相關(guān)檔案。3.文化教育類涉及寺廟的歷史文化研究、典籍整理、文化傳承活動(dòng)、教育培訓(xùn)資料等。4.對外交流類包含寺廟與其他宗教團(tuán)體、機(jī)構(gòu)的交流合作記錄、來訪接待檔案、外事活動(dòng)檔案等。5.捐贈(zèng)與資助類記錄寺廟接受的捐贈(zèng)、資助情況，包括捐贈(zèng)人信息、捐贈(zèng)物品及資金明細(xì)、資助項(xiàng)目檔案等。6.基本建設(shè)類有關(guān)寺廟建筑修繕、擴(kuò)建、新建項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的檔案。7.文物保護(hù)類寺廟內(nèi)文物的登記、保護(hù)、研究、展覽等相關(guān)檔案資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.一級編號：代表檔案類別，用一位數(shù)字表示，如1代表行政管理類，2代表宗教活動(dòng)類等。2.二級編號：根據(jù)每類檔案的具體內(nèi)容和形成時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分編號，用兩位數(shù)字表示。例如，行政管理類中的人事檔案編號為101，財(cái)務(wù)檔案編號為102等。3.三級編號：對于一些內(nèi)容較多、需要進(jìn)一步細(xì)分的檔案，設(shè)置三級編號，用三位數(shù)字表示。如宗教活動(dòng)類中某次大型法會(huì)的檔案編號為201001，其中2為宗教活動(dòng)類編號，01為法會(huì)檔案的二級編號，001為該次法會(huì)檔案的三級編號。檔案編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，一經(jīng)確定，不得隨意更改。在檔案整理、錄入和存放過程中，嚴(yán)格按照編號順序進(jìn)行操作，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.寺廟各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等各類紙質(zhì)和電子文件材料。2.在宗教活動(dòng)中產(chǎn)生的活動(dòng)方案、儀式流程、參與人員名單、照片、視頻等相關(guān)資料。3.寺廟文化教育活動(dòng)的教案、教材、學(xué)員成績記錄、文化研究成果等。4.對外交流活動(dòng)中的邀請函、接待方案、交流紀(jì)要、合作協(xié)議等文件。5.捐贈(zèng)與資助活動(dòng)的相關(guān)憑證、協(xié)議、感謝信等資料。6.寺廟基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃到竣工全過程中形成的各類圖紙、文件、合同、驗(yàn)收報(bào)告等。7.文物保護(hù)工作中的文物清單、鑒定報(bào)告、保護(hù)措施記錄、展覽資料等。8.僧眾個(gè)人在寺廟修行、學(xué)習(xí)、參與活動(dòng)等過程中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類，按照檔案管理部門的要求，定期移交至檔案管理室。（三）整理方法1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編目對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。按照檔案編號順序，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。3.電子檔案整理對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號命名文件夾和文件，確保電子檔案的命名規(guī)范、準(zhǔn)確。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，記錄文件的形成時(shí)間、來源、作者等信息，便于電子檔案的管理和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。庫房內(nèi)配備溫濕度控制設(shè)備，將溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)安裝防火設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫房的安全防范。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物對檔案造成損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。按照檔案類別和編號順序依次存放檔案，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。對于珍貴的紙質(zhì)檔案，可采用專柜保管，并采取特殊的保護(hù)措施，如使用防蟲劑、防潮劑等。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和修改權(quán)限。3.特殊載體檔案保管對于照片、底片、錄音帶、錄像帶等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性進(jìn)行保管。照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并進(jìn)行分類整理，同時(shí)保存電子照片；底片應(yīng)存放在防潮、防蟲的底片袋中，并注明相關(guān)信息；錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保其內(nèi)容的完整性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及寺廟重大歷史事件、重要決策、核心宗教教義傳承、珍貴文物資料等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管一般的行政管理文件、宗教活動(dòng)記錄、文化教育資料、對外交流檔案等，保管期限為30年。3.短期保管一般性的事務(wù)性文件、臨時(shí)性活動(dòng)資料等，保管期限為10年。檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定檔案的存毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.寺廟內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案，以了解寺廟歷史情況、工作依據(jù)、參考借鑒經(jīng)驗(yàn)等。2.僧眾個(gè)人因修行、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱與個(gè)人相關(guān)的檔案資料。3.外部單位因開展宗教文化研究、合作交流等活動(dòng)，經(jīng)寺廟批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱寺廟內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱及編號等信息。2.僧眾個(gè)人查閱僧眾個(gè)人查閱與個(gè)人相關(guān)的檔案資料，需向檔案管理室提出申請，說明查閱理由，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱結(jié)束后，僧眾應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.外部查閱外部單位查閱寺廟檔案，需提前向寺廟提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)寺廟相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。查閱過程中，外部單位人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，如有特殊需要，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出室外。如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定位置進(jìn)行摘錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得篡改檔案原文。2.借閱對于確需借出檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。復(fù)制費(fèi)用由利用者承擔(dān)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、寺廟相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否具有歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證作用。對于具有重要價(jià)值的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或修正后再進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后報(bào)寺廟相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)?/p>