物業(yè)業(yè)主檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主檔案的管理，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益，保障物業(yè)管理工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[物業(yè)管理公司名稱]所管理的[具體物業(yè)項(xiàng)目名稱]區(qū)域內(nèi)的業(yè)主檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：業(yè)主檔案應(yīng)如實(shí)記錄業(yè)主的基本信息、房屋信息、物業(yè)使用情況及相關(guān)權(quán)益等內(nèi)容，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.完整性原則：全面收集與業(yè)主相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，涵蓋業(yè)主從入住前到入住后的各個(gè)階段信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)業(yè)主檔案中的個(gè)人隱私和商業(yè)秘密予以保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，以滿足物業(yè)管理工作及業(yè)主相關(guān)需求。二、業(yè)主檔案的內(nèi)容（一）業(yè)主基本信息檔案1.個(gè)人資料業(yè)主姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系電話、電子郵箱等。業(yè)主家庭成員信息，包括配偶、子女等的姓名、身份證號(hào)碼、與業(yè)主關(guān)系等。2.居住信息業(yè)主所購(gòu)房屋的具體地址，包括棟號(hào)、單元號(hào)、房號(hào)等。房屋面積、戶型、用途等基本情況。入住時(shí)間、裝修情況（裝修時(shí)間、裝修公司名稱等）。（二）房屋產(chǎn)權(quán)檔案1.產(chǎn)權(quán)證書(shū)業(yè)主購(gòu)房合同、房產(chǎn)證復(fù)印件等產(chǎn)權(quán)證明文件。房屋產(chǎn)權(quán)變更記錄，如繼承、贈(zèng)與、買賣等相關(guān)手續(xù)文件。2.抵押信息房屋是否存在抵押情況，抵押銀行名稱、抵押金額、抵押期限等信息及相關(guān)抵押合同文件。（三）物業(yè)服務(wù)檔案1.服務(wù)協(xié)議業(yè)主與物業(yè)管理公司簽訂的物業(yè)服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、繳費(fèi)方式及期限等條款。物業(yè)服務(wù)合同變更記錄，如續(xù)簽、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。2.服務(wù)記錄日常物業(yè)服務(wù)工作記錄，包括業(yè)主報(bào)修記錄（報(bào)修時(shí)間、故障描述、維修時(shí)間、維修結(jié)果等）、投訴處理記錄（投訴時(shí)間、投訴內(nèi)容、處理措施、處理結(jié)果、業(yè)主反饋等）、特約服務(wù)記錄（服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)費(fèi)用等）。物業(yè)費(fèi)用收繳記錄，包括每月的繳費(fèi)金額、繳費(fèi)時(shí)間、欠費(fèi)情況等詳細(xì)信息。（四）公共維修基金檔案1.基金繳存記錄業(yè)主公共維修基金的繳存金額、繳存時(shí)間、繳存方式等信息及相關(guān)繳存憑證。2.使用記錄公共維修基金的使用申請(qǐng)、審批文件，包括維修項(xiàng)目?jī)?nèi)容、預(yù)算金額、使用時(shí)間等。維修費(fèi)用結(jié)算記錄，包括實(shí)際支出金額、分?jǐn)偳闆r等。（五）社區(qū)活動(dòng)檔案1.活動(dòng)策劃社區(qū)組織各類活動(dòng)的策劃方案，包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員范圍、活動(dòng)內(nèi)容安排等。2.活動(dòng)記錄活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料，活動(dòng)簽到表，參與業(yè)主反饋意見(jiàn)等。三、業(yè)主檔案的收集（一）入住前資料收集1.在業(yè)主辦理入住手續(xù)前，營(yíng)銷部門應(yīng)將業(yè)主購(gòu)房合同等相關(guān)產(chǎn)權(quán)資料復(fù)印件移交至物業(yè)管理公司檔案管理部門。2.檔案管理部門在業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)，向業(yè)主發(fā)放《業(yè)主檔案資料登記表》，要求業(yè)主如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、房屋信息等內(nèi)容，并提交身份證、戶口本等相關(guān)證明文件原件及復(fù)印件，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)后留存復(fù)印件。（二）入住后資料收集1.物業(yè)服務(wù)人員在日常工作中，如接到業(yè)主報(bào)修、投訴、特約服務(wù)需求等，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)信息，并在處理完畢后將完整的處理記錄移交檔案管理部門。2.根據(jù)物業(yè)服務(wù)合同約定，定期收集業(yè)主物業(yè)費(fèi)用繳納憑證，并由財(cái)務(wù)部門將繳費(fèi)記錄匯總后移交檔案管理部門。3.社區(qū)活動(dòng)組織部門在每次活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)記錄等資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。4.對(duì)于涉及房屋產(chǎn)權(quán)變更、公共維修基金使用等事項(xiàng)產(chǎn)生的相關(guān)文件，由負(fù)責(zé)辦理的部門在手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)將文件原件及復(fù)印件移交檔案管理部門。四、業(yè)主檔案的整理（一）分類整理1.檔案管理人員按照本制度規(guī)定的業(yè)主檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的各類資料進(jìn)行分類。2.每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，例如業(yè)主基本信息檔案中的個(gè)人資料和居住信息分別整理；物業(yè)服務(wù)檔案中的服務(wù)協(xié)議和服務(wù)記錄分別整理等。（二）編號(hào)編制1.為每一份業(yè)主檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份及順序號(hào)等信息。例如，業(yè)主基本信息檔案編號(hào)格式為：JBYZ[年份][順序號(hào)]；物業(yè)服務(wù)檔案編號(hào)格式為：WYFW[年份][順序號(hào)]等。2.在每份檔案資料首頁(yè)右上角標(biāo)注該檔案的編號(hào)，便于查找和管理。（三）裝訂成冊(cè)1.對(duì)于紙張較多的檔案資料，如購(gòu)房合同、物業(yè)服務(wù)合同等，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。2.裝訂時(shí)應(yīng)確保資料順序正確，整齊牢固，便于翻閱和保存。（四）電子檔案建立1.除紙質(zhì)檔案外，檔案管理人員應(yīng)同時(shí)建立業(yè)主檔案的電子版本。2.將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描或錄入電子系統(tǒng)，形成電子文檔，并按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于快速檢索和查閱。五、業(yè)主檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的業(yè)主檔案進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無(wú)誤后，將檔案資料按照類別和編號(hào)順序放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中登記歸檔信息，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔時(shí)間、保管期限等。（二）歸檔地點(diǎn)1.設(shè)立專門的業(yè)主檔案檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、業(yè)主檔案的保管（一）保管期限1.業(yè)主基本信息檔案、房屋產(chǎn)權(quán)檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等涉及業(yè)主權(quán)益和物業(yè)管理工作的重要檔案，保管期限為長(zhǎng)期。2.公共維修基金檔案中，基金繳存記錄保管期限為長(zhǎng)期，使用記錄保管期限至該維修項(xiàng)目相關(guān)事宜全部結(jié)束后[X]年。3.社區(qū)活動(dòng)檔案保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問(wèn)題及時(shí)采取修復(fù)或其他保護(hù)措施。2.保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，控制溫度、濕度適宜，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。七、業(yè)主檔案的利用（一）內(nèi)部查閱1.物業(yè)管理公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱業(yè)主檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《業(yè)主檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，在檔案室協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。（二）外部查閱1.司法機(jī)關(guān)及其他政府部門因工作需要查閱業(yè)主檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位介紹信及查閱人員工作證件，經(jīng)物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。2.業(yè)主本人查閱其own檔案的，應(yīng)攜帶有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員核實(shí)身份后，可為業(yè)主提供查閱服務(wù)，并做好登記。（三）復(fù)印與借閱1.因工作需要復(fù)印業(yè)主檔案部分內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)確保復(fù)印件與原件內(nèi)容一致。2.原則上不允許借閱業(yè)主檔案原件，如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)物業(yè)管理公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間及借閱人責(zé)任等。借閱人應(yīng)妥善保管檔案原件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損，按期歸還。八、業(yè)主檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)業(yè)主檔案中的個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等信息予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.在檔案查閱、復(fù)印、借閱等過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保信息安全。3.對(duì)涉及業(yè)主隱私或敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定