檔案保管統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案保管統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案保管統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案保管統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面涵蓋檔案保管的各個(gè)方面，確保統(tǒng)計(jì)信息無(wú)遺漏。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和上報(bào)檔案保管統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及檔案保管統(tǒng)計(jì)的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案保管統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.分類統(tǒng)計(jì)：按照檔案的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，分別統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量。2.年度統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)每年新增檔案的數(shù)量以及累計(jì)檔案數(shù)量。（二）檔案載體統(tǒng)計(jì)1.紙質(zhì)檔案：統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)檔案的數(shù)量、存放位置等信息。2.電子檔案：統(tǒng)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置、文件格式等信息。3.其他載體檔案：如照片檔案、音像檔案等，統(tǒng)計(jì)其數(shù)量、載體形式等。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.檔案完好情況：統(tǒng)計(jì)檔案的破損、霉變、褪色等損壞情況。2.檔案存儲(chǔ)環(huán)境：記錄檔案庫(kù)房的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件。3.檔案安全防護(hù)措施：統(tǒng)計(jì)防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等安全防護(hù)設(shè)施的配備和運(yùn)行情況。（四）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.查閱利用次數(shù)：統(tǒng)計(jì)各部門(mén)及人員查閱檔案的次數(shù)。2.利用目的分類：按照查閱檔案的目的，如工作參考、項(xiàng)目論證、歷史研究等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。3.利用效果反饋：收集利用者對(duì)檔案利用效果的反饋意見(jiàn)。三、檔案保管統(tǒng)計(jì)的工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案管理人員定期收集：檔案管理人員按照規(guī)定的時(shí)間周期，對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等進(jìn)行清查和記錄。2.部門(mén)協(xié)助提供：各部門(mén)在日常工作中，如涉及檔案的形成、移交等環(huán)節(jié)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)提供相關(guān)信息，協(xié)助做好統(tǒng)計(jì)工作。3.利用記錄收集：檔案利用部門(mén)在檔案查閱、借閱等活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將利用情況反饋給檔案管理部門(mén)。（二）數(shù)據(jù)整理1.審核數(shù)據(jù)：對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.分類匯總：按照檔案保管統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容要求，對(duì)審核后的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，形成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.數(shù)據(jù)錄入：將整理好的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。（三）數(shù)據(jù)分析1.定期分析：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題。2.趨勢(shì)分析：通過(guò)對(duì)不同時(shí)期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，預(yù)測(cè)檔案數(shù)量的變化趨勢(shì)、保管狀況的發(fā)展趨勢(shì)等。3.關(guān)聯(lián)分析：分析檔案數(shù)量與利用情況、保管狀況之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）報(bào)告編制與上報(bào)1.報(bào)告編制：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制檔案保管統(tǒng)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)論、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等。2.審核審批：統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制完成后，應(yīng)提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后上報(bào)。3.上報(bào)要求：按照規(guī)定的時(shí)間和格式要求，將檔案保管統(tǒng)計(jì)報(bào)告上報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)政府部門(mén)。四、檔案保管統(tǒng)計(jì)的責(zé)任分工（一）檔案管理部門(mén)1.制定統(tǒng)計(jì)制度：負(fù)責(zé)制定和完善檔案保管統(tǒng)計(jì)制度，明確統(tǒng)計(jì)工作的流程、方法和要求。2.組織實(shí)施統(tǒng)計(jì)工作：組織檔案管理人員開(kāi)展檔案保管統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)工作的順利進(jìn)行。3.數(shù)據(jù)審核與分析：對(duì)收集到的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、整理和分析，編制統(tǒng)計(jì)報(bào)告。4.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：負(fù)責(zé)建立和維護(hù)檔案保管統(tǒng)計(jì)電子臺(tái)賬，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和查詢。（二）各部門(mén)1.提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、整理和移交工作，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)提供相關(guān)統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.配合統(tǒng)計(jì)工作：配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案保管統(tǒng)計(jì)工作，協(xié)助進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、核對(duì)等工作。（三）統(tǒng)計(jì)人員1.具體操作：負(fù)責(zé)檔案保管統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的具體收集、整理、錄入和分析工作。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：確保所統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)。五、檔案保管統(tǒng)計(jì)的信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用合適系統(tǒng)：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，選用功能完善、操作簡(jiǎn)便的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案保管統(tǒng)計(jì)工作的信息化管理。2.系統(tǒng)功能要求：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、載體統(tǒng)計(jì)、保管狀況統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)等功能模塊，并能自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.數(shù)據(jù)接口：信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接口，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)獲取和共享。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.權(quán)限設(shè)置：對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，不同人員只能訪問(wèn)其職責(zé)范圍內(nèi)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安全防護(hù)：采取防火墻、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)被非法篡改、泄露或丟失。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.日常維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)檔案保管統(tǒng)計(jì)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.定期升級(jí)：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和統(tǒng)計(jì)需求的變化，定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，確保系統(tǒng)功能的先進(jìn)性和適用性。六、檔案保管統(tǒng)計(jì)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期自查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行自查，檢查統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性等。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和問(wèn)題，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行審計(jì)，監(jiān)督統(tǒng)計(jì)工作的合規(guī)性和有效性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檢查：積極接受上級(jí)主管部門(mén)對(duì)檔案保管統(tǒng)計(jì)工作的檢查和指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)整改要求。2.配合政府監(jiān)管：配合相關(guān)政府部門(mén)對(duì)公司檔案保管統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和相關(guān)資料。（三）問(wèn)題整改1.建立整改機(jī)制：對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，建立整改臺(tái)賬，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問(wèn)題得到及時(shí)整改。2.跟蹤整改效果：對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施落實(shí)到位，問(wèn)題得到徹底解決。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.工作表彰：對(duì)在檔案保管統(tǒng)計(jì)工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式：獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等，以激勵(lì)員工積極參與檔案保管統(tǒng)計(jì)工作。（二）處罰1.違規(guī)警告：對(duì)違反檔案保管統(tǒng)計(jì)制度，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整或未按時(shí)上報(bào)的部門(mén)和個(gè)人，給予警告處分。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)因工作失誤給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.紀(jì)律處分：對(duì)嚴(yán)重違反檔案保管