公司檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門(mén)整理好的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)合同類：包括銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。5.工程技術(shù)類：包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、客戶資料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類號(hào)與流水號(hào)相結(jié)合的方式。分類號(hào)按照檔案分類設(shè)置，流水號(hào)為每類檔案的順序號(hào)。編號(hào)應(yīng)確保唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時(shí)、完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門(mén)。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造和銷(xiāo)毀。（三）整理要求1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的保管環(huán)境。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要可查閱、借閱檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱公司檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀檔案的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)