交工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司交工檔案管理，確保交工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有交工項(xiàng)目檔案的管理工作，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備安裝、技術(shù)改造等項(xiàng)目。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善交工檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，集中統(tǒng)一管理交工檔案。2.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件的真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生文件的收集、整理和歸檔工作，并配合檔案管理部門(mén)做好交工檔案的管理工作。（四）基本原則1.檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的原則，確保檔案能夠真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。2.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保交工檔案的安全和有效利用。3.檔案管理應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，做到及時(shí)收集、整理、歸檔。二、交工檔案的范圍與分類(lèi)（一）范圍交工檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件、資料、圖表、聲像材料等，具體涵蓋項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（二）分類(lèi)1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。2.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。工程變更通知、工程聯(lián)系單等。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。施工記錄，包括施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料，如檢驗(yàn)批、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。施工安全資料，如安全檢查記錄、安全教育記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。工程質(zhì)量保修書(shū)。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)竣工圖。三、交工檔案的形成與收集（一）形成要求1.項(xiàng)目文件應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步形成，確保文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件的形成應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.簽署、審批、印章等手續(xù)應(yīng)齊全，確保文件的有效性。（二）收集職責(zé)1.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織各參建單位按照檔案管理要求，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件。2.各參建單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工作完成后及時(shí)收集整理。2.施工過(guò)程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月定期整理歸檔。3.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收工作完成后一個(gè)月內(nèi)收集齊全并移交檔案管理部門(mén)。四、交工檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。（二）歸檔流程1.各參建單位在文件整理完成后，填寫(xiě)檔案移交清單，向項(xiàng)目管理部門(mén)移交檔案。2.項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后，統(tǒng)一向檔案管理部門(mén)移交。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后，進(jìn)行歸檔保存。（三）歸檔期限項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，必須完成全部交工檔案的歸檔工作。五、交工檔案的保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照檔案類(lèi)別和保管期限分別上架排列，便于查找和管理。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱等情況。（二）保護(hù)措施1.采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、交工檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要可查閱交工檔案，查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求確定。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、用途、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。（三）利用限制1.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。七、交工檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)交工檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)及相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、維護(hù)、管理等方面的參考價(jià)值。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀后，