倉儲檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉儲檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司倉儲業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的保管工作，包括但不限于貨物出入庫記錄、庫存盤點(diǎn)記錄、倉儲設(shè)施設(shè)備檔案、供應(yīng)商及客戶檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司倉儲檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映倉儲業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理倉儲業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)倉儲檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理倉儲業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作。2.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。3.檔案查閱與利用制定檔案查閱制度，為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)。根據(jù)工作需要，對檔案進(jìn)行整理、編研，為公司決策提供參考依據(jù)。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.貨物出入庫檔案包括貨物入庫單、出庫單、送貨單、提貨單等，按照時間順序進(jìn)行分類。2.庫存盤點(diǎn)檔案包括庫存盤點(diǎn)計(jì)劃、盤點(diǎn)表、盤點(diǎn)報(bào)告等，按照盤點(diǎn)時間進(jìn)行分類。3.倉儲設(shè)施設(shè)備檔案包括倉儲設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等，按照設(shè)施設(shè)備類別進(jìn)行分類。4.供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購合同、合作協(xié)議、供應(yīng)商評價記錄等，按照供應(yīng)商名稱進(jìn)行分類。5.客戶檔案包括客戶基本信息、訂單記錄、客戶反饋記錄等，按照客戶名稱進(jìn)行分類。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號”的編號方式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，流水號為該類別檔案的順序號。2.示例如2023年的貨物入庫單，編號為23RKD001，其中“23”表示2023年，“RKD”表示貨物出入庫檔案類別，“001”為該類別檔案的流水號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.倉儲業(yè)務(wù)活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.與倉儲業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、函件等。3.倉儲設(shè)施設(shè)備的技術(shù)資料、說明書、圖紙等。4.供應(yīng)商及客戶的相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等必要的保管設(shè)備。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管等措施，確保檔案的安全。（四）檔案檢查1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（五）檔案清點(diǎn)1.每年至少進(jìn)行一次檔案清點(diǎn)工作，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄一致。2.對清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行整改。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，申請人持申請表到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供檔案，并對查閱情況進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)符合公司的利益和相關(guān)法律法規(guī)的要求，不得用于非法目的。2.檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和機(jī)密性，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，確定檔案的保管期限。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，可進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確定是否銷毀。3.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.按照《檔案銷毀清單》，對檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)妥善保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案查詢通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和檢索。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.統(tǒng)計(jì)分析對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全1.采取