中學(xué)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案借閱的必要性和合理性，保證檔案借閱服務(wù)于學(xué)校的正常工作開(kāi)展。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，防止檔案信息泄露和損壞。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則和保管期限等，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。3.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審核、歸還等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全保管，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。5.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。三、檔案借閱規(guī)定（一）借閱權(quán)限1.本校教職員工因工作需要可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.學(xué)生因?qū)W習(xí)、研究等正當(dāng)理由，經(jīng)所在班級(jí)班主任或?qū)熗?，并辦理相關(guān)手續(xù)后，可借閱學(xué)校規(guī)定范圍內(nèi)的檔案。3.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（三）借閱審核檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括：借閱人身份及權(quán)限是否符合規(guī)定、借閱目的是否合理、借閱檔案的范圍是否適當(dāng)?shù)?。?duì)于不符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)告知借閱人并說(shuō)明理由。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.特殊檔案或重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（五）借閱數(shù)量借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，原則上不得超過(guò)[X]卷（冊(cè)）。如需借閱較多檔案，應(yīng)分批次進(jìn)行申請(qǐng)。四、檔案借閱流程（一）校內(nèi)人員借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。3.檔案管理人員審核申請(qǐng)表，符合借閱規(guī)定的，辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案，并告知借閱人相關(guān)注意事項(xiàng)。4.借閱人在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）校外人員借閱流程1.校外單位或個(gè)人持單位介紹信或相關(guān)證明材料，向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)提出查閱檔案申請(qǐng)。2.學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)申請(qǐng)后，借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的詳細(xì)信息。3.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。4.檔案管理人員審核申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料，審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)再次審批。5.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)再次批準(zhǔn)后，檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，與借閱人簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，發(fā)放檔案，并告知借閱人相關(guān)注意事項(xiàng)。6.借閱人在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，解除保密協(xié)議。五、檔案借閱注意事項(xiàng)（一）愛(ài)護(hù)檔案借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)所借閱的檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）妥善保管借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出學(xué)校指定的查閱場(chǎng)所。因特殊原因確需帶出學(xué)校的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，確保檔案安全歸還。（三）遵守保密規(guī)定借閱人必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（四）按時(shí)歸還借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明原因并辦理延期手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門將進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。六、檔案歸還與驗(yàn)收（一）歸還要求借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整、無(wú)損地歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案應(yīng)保持借閱時(shí)的原狀，不得有缺頁(yè)、破損、涂改等情況。（二）驗(yàn)收程序檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：檔案數(shù)量是否齊全、檔案內(nèi)容是否完整、檔案是否有損壞等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)要求借閱人說(shuō)明情況并進(jìn)行處理。（三）歸還登記檔案驗(yàn)收合格后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期、檔案狀況等信息。七、檔案借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出借閱權(quán)限借閱檔案。3.轉(zhuǎn)借他人或帶出學(xué)校指定場(chǎng)所借閱檔案。4.未按時(shí)歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。5.對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞。6.泄露檔案內(nèi)容，違反保密規(guī)定。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，檔案管理部門將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予全校通報(bào)批評(píng)、暫停借閱權(quán)限[X]個(gè)月至[X]年等處理措施。3.因違規(guī)行為給學(xué)校造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如涉及違法犯罪行為的，將依法追究其