檔案室制度尺寸一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理過期、無用檔案。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案室做好檔案的收集、整理、鑒定等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室提出檔案查閱、借閱申請。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司/組織各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。4.公司/組織人事管理方面的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。5.公司/組織財(cái)務(wù)管理方面的文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司/組織行政管理方面的文件材料，如辦公文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃等。7.公司/組織對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議等。8.其他與公司/組織相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，確保文件的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)，如紙質(zhì)、電子等。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份，備份存儲于不同地點(diǎn)。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行特殊保管，如采用加密存儲、異地存放等方式，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，涉及重大權(quán)益的合同協(xié)議，重要的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長期保管的檔案保管期限為10年以上，如一般性的業(yè)務(wù)合同、重要會議紀(jì)要等。4.短期保管的檔案保管期限為110年，如一般性的辦公文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容、保管期限等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的利用（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并進(jìn)行登記。（二）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整、整潔，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或賠償。2.檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案室工作人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值，對于失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見并填寫《檔案鑒定銷毀申請表》。（二）銷毀1.《檔案鑒定銷毀申請表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和使用，為公司/組織決策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲和分類。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對檔案信息化管理