低保檔案交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范低保檔案的交接管理工作，確保低保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障低保工作的順利開(kāi)展，維護(hù)低保對(duì)象的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及低保檔案交接的所有部門(mén)和工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保低保檔案交接工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則交接過(guò)程中要保證檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案資料的齊全完整，不得遺漏重要內(nèi)容。3.安全保密原則妥善保管低保檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全性和保密性。4.及時(shí)高效原則交接工作應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，提高工作效率，避免因交接延誤影響低保工作的正常進(jìn)行。二、低保檔案概述（一）定義低保檔案是指在低保工作過(guò)程中形成的，記錄低保對(duì)象基本信息、審核審批過(guò)程、救助情況等相關(guān)資料的文件集合。（二）內(nèi)容1.低保對(duì)象檔案低保申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)證明材料，如身份證、戶(hù)口本、收入證明、財(cái)產(chǎn)證明等。家庭經(jīng)濟(jì)狀況核查報(bào)告，包括入戶(hù)調(diào)查記錄、鄰里訪(fǎng)問(wèn)記錄、信息比對(duì)結(jié)果等。審核審批表，記錄各級(jí)審核審批意見(jiàn)和時(shí)間。動(dòng)態(tài)管理記錄，如低保對(duì)象的增減變動(dòng)情況、定期復(fù)核記錄等。其他相關(guān)材料，如醫(yī)療救助、教育救助等申請(qǐng)及審批材料。2.工作文檔檔案低保政策文件、宣傳資料。工作會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)臺(tái)賬。投訴舉報(bào)處理記錄。（三）分類(lèi)與編號(hào)1.分類(lèi)按照低保對(duì)象類(lèi)別分為城市低保檔案和農(nóng)村低保檔案。按照檔案形成階段分為申請(qǐng)受理檔案、審核審批檔案、日常管理檔案等。2.編號(hào)建立統(tǒng)一的檔案編號(hào)體系，確保每份檔案具有唯一標(biāo)識(shí)。編號(hào)應(yīng)包含地區(qū)代碼、年份、檔案類(lèi)別代碼、流水號(hào)等信息，便于查詢(xún)和管理。三、交接職責(zé)（一）交接部門(mén)職責(zé)1.移交部門(mén)負(fù)責(zé)整理、核對(duì)擬移交的低保檔案，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。編制低保檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、起止時(shí)間等信息。向接收部門(mén)介紹檔案的基本情況和相關(guān)背景，提供必要的解釋和說(shuō)明。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將低保檔案及移交清單移交給接收部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。2.接收部門(mén)負(fù)責(zé)接收移交的低保檔案，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)。按照規(guī)定對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，建立健全檔案管理制度。在交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。將接收的低保檔案納入本部門(mén)檔案管理體系，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類(lèi)和存儲(chǔ)。（二）交接人員職責(zé)1.移交人員熟悉所移交低保檔案的內(nèi)容和情況，確保交接過(guò)程中能夠準(zhǔn)確提供相關(guān)信息。在交接現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助接收人員核對(duì)檔案，解答疑問(wèn)。對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如因移交人員原因?qū)е聶n案問(wèn)題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.接收人員認(rèn)真履行接收職責(zé)，嚴(yán)格按照交接要求對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。及時(shí)將接收的低保檔案登記入賬，更新檔案管理系統(tǒng)信息。對(duì)接收檔案的安全保管負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施。四、交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接時(shí)間移交部門(mén)和接收部門(mén)根據(jù)工作安排，協(xié)商確定低保檔案交接的具體時(shí)間，并提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。2.整理檔案移交部門(mén)在交接前對(duì)低保檔案進(jìn)行全面整理，按照檔案分類(lèi)和編號(hào)要求，將檔案資料裝訂成冊(cè)，編制目錄清單。對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正和完善。3.準(zhǔn)備交接場(chǎng)地和工具選擇合適的交接場(chǎng)地，確保場(chǎng)地安全、整潔、便于操作。準(zhǔn)備好必要的交接工具，如檔案箱、文件夾、標(biāo)簽等。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.核對(duì)移交清單移交人員和接收人員在交接現(xiàn)場(chǎng)共同核對(duì)移交清單，確保清單內(nèi)容與實(shí)際檔案一致。對(duì)清單中的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別等信息進(jìn)行逐一確認(rèn)，如有不符，及時(shí)查找原因并記錄。2.清點(diǎn)檔案數(shù)量按照移交清單，逐份清點(diǎn)低保檔案的數(shù)量，檢查檔案是否齊全完整。對(duì)于檔案缺失或損壞的情況，移交人員應(yīng)說(shuō)明原因，并提供相應(yīng)的補(bǔ)充材料或處理意見(jiàn)。3.檢查檔案質(zhì)量接收人員對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括檔案的裝訂是否牢固、資料是否清晰可讀、簽字蓋章是否齊全等。對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案，要求移交人員進(jìn)行整改后再辦理交接手續(xù)。4.辦理交接手續(xù)經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，移交人員和接收人員在移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。同時(shí)，交接雙方可根據(jù)需要填寫(xiě)交接記錄，詳細(xì)記錄交接過(guò)程中的相關(guān)情況。（三）交接后的處理1.檔案入庫(kù)接收部門(mén)將接收的低保檔案及時(shí)入庫(kù)，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放。在檔案存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.信息錄入與更新接收人員根據(jù)交接的低保檔案信息，及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，更新系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。確保系統(tǒng)信息與實(shí)際檔案一致，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。3.問(wèn)題反饋與處理交接完成后，接收部門(mén)如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通反饋。移交部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核實(shí)和處理，并將處理結(jié)果反饋給接收部門(mén)。五、交接監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立監(jiān)督崗位公司/組織內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案交接監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)低保檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，熟悉低保工作流程。2.監(jiān)督內(nèi)容檢查交接流程是否符合規(guī)定，交接手續(xù)是否齊全、規(guī)范。監(jiān)督交接雙方是否認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）定期檢查1.檢查頻率定期對(duì)已完成交接的低保檔案進(jìn)行檢查，原則上每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容檔案的保管情況，包括存儲(chǔ)環(huán)境、防火防潮防蟲(chóng)等措施是否落實(shí)。檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案資料是否有缺失、涂改等情況。檔案的利用情況，查看檔案查閱、借閱登記是否規(guī)范，是否存在違規(guī)使用檔案的行為。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)查合格后方可結(jié)案。2.對(duì)于違反低保檔案交接制度的行為按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.存儲(chǔ)環(huán)境設(shè)立專(zhuān)門(mén)的低保檔案保管場(chǎng)所，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。2.檔案整理定期對(duì)低保檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。3.保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和低保工作實(shí)際情況，確定低保檔案的保管期限。一般情況下，低保對(duì)象檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，工作文檔檔案根據(jù)其重要性和時(shí)效性確定保管期限，期滿(mǎn)后按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（二）保密措施1.人員管理加強(qiáng)對(duì)涉及低保檔案工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。要求工作人員嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露低保檔案信息。2.檔案查閱建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，限定查閱范圍和權(quán)限。查閱低保檔案需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱登記表，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案安全。3.檔案?jìng)鬟f如需傳遞低保檔案，應(yīng)采取加密傳輸、專(zhuān)人遞送等安全方式，確保檔案在傳遞過(guò)程中的保密性。傳遞過(guò)程中應(yīng)做好登記和簽收手續(xù)，防止檔案丟失或泄露。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象面向全體涉及低保檔案交接工作的人員，包括檔案管理人員、低保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容低保檔案交接制度的內(nèi)容和要求，使工作人員熟悉交接流程和職責(zé)。檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，如檔案分類(lèi)、編號(hào)、整理、保管等方法。保密知識(shí)和技能，提高工作人員的保密意識(shí)和防范能力。3.培訓(xùn)方式定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行授課；開(kāi)展線(xiàn)上培訓(xùn)，提供學(xué)習(xí)資料和視頻教程；進(jìn)行案例分析和模擬演練，增強(qiáng)工作人員的實(shí)際操作能力。（二）宣傳1.宣傳目的提高公司/組織內(nèi)部人員對(duì)低保檔案交接工作的重視程度，增強(qiáng)保密意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍。2.宣傳內(nèi)容低保檔案交接制度的重要意義和作用。檔案交接工作的流程和規(guī)范。保密知識(shí)和典型案例。3.宣傳