社區(qū)矯正制度檔案一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)矯正制度檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障社區(qū)矯正工作依法依規(guī)開展，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本公司/組織內(nèi)涉及社區(qū)矯正制度及相關(guān)工作的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則社區(qū)矯正制度檔案由專門部門或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)矯正工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高工作效率，滿足社區(qū)矯正工作的實(shí)際需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)矯正制度檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)矯正制度檔案，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.為社區(qū)矯正工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)銷毀的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）社區(qū)矯正工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)將社區(qū)矯正工作中形成的各類文件材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和信息支持。3.在開展社區(qū)矯正工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定查閱、使用檔案資料，不得擅自涂改、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)矯正工作相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度等。2.社區(qū)矯正工作的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.社區(qū)矯正對(duì)象的檔案資料，包括判決書、裁定書、執(zhí)行通知書、社區(qū)矯正宣告書及相關(guān)審批表等。4.社區(qū)矯正工作中的監(jiān)督管理記錄，如走訪記錄、談話記錄、考核獎(jiǎng)懲記錄等。5.社區(qū)矯正對(duì)象的教育矯正記錄，如學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄、心理輔導(dǎo)記錄等。6.社區(qū)矯正工作中的社會(huì)適應(yīng)性幫扶記錄，如就業(yè)指導(dǎo)記錄、生活救助記錄等。7.社區(qū)矯正工作中的其他重要文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除無(wú)關(guān)或重復(fù)的材料。（三）整理方法1.分類按照社區(qū)矯正工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案形成的時(shí)間順序，將檔案分為法律法規(guī)類、工作計(jì)劃總結(jié)類、社區(qū)矯正對(duì)象檔案類、監(jiān)督管理類、教育矯正類、社會(huì)適應(yīng)性幫扶類、其他類等類別。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等，確保檔案材料的有序排列和清晰標(biāo)識(shí)。4.裝訂對(duì)需要裝訂的檔案材料進(jìn)行整齊裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案架、檔案柜等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄索引，便于快速檢索。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性和完整性。（三）保管期限1.社區(qū)矯正工作相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件等永久性保存。2.社區(qū)矯正工作的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等保管期限為[X]年。3.社區(qū)矯正對(duì)象的檔案資料保管期限為社區(qū)矯正對(duì)象期滿解矯后[X]年。4.社區(qū)矯正工作中的監(jiān)督管理記錄、教育矯正記錄、社會(huì)適應(yīng)性幫扶記錄等保管期限為[X]年。5.社區(qū)矯正工作中的其他重要文件材料保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并做好記錄。3.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行核對(duì)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、社區(qū)矯正工作部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求社區(qū)矯正工作部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)本公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清冊(cè)交檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱社區(qū)矯正制度檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及社區(qū)矯正工作的外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要借閱社區(qū)矯正制度檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的社區(qū)矯正制度檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為社區(qū)矯正工作提供更加便捷、高效的支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案資料。3.檔案借閱管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為社區(qū)矯正工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份