檔案宣傳法規(guī)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案宣傳工作，確保檔案法規(guī)制度得到有效貫徹執(zhí)行，提高全體員工的檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理行為，保障公司檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案宣傳工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：宣傳內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假夸大或誤導(dǎo)員工。3.全面覆蓋原則：涵蓋公司檔案管理的各個(gè)方面，確保全體員工了解檔案管理的重要性和相關(guān)要求。4.及時(shí)有效原則：及時(shí)更新宣傳內(nèi)容，確保員工能夠獲取最新的檔案法規(guī)制度信息，并通過有效的宣傳方式提高員工的知曉度和執(zhí)行力。二、檔案宣傳工作的組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)公司成立檔案宣傳工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（設(shè)在公司檔案室），負(fù)責(zé)檔案宣傳工作的具體組織實(shí)施。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案宣傳工作，制定檔案宣傳工作方針和政策。審議檔案宣傳工作計(jì)劃和重大宣傳活動(dòng)方案。協(xié)調(diào)解決檔案宣傳工作中的重大問題。2.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案宣傳工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。收集、整理、編輯檔案宣傳資料，包括法規(guī)制度文件、案例分析、宣傳手冊(cè)等。組織開展檔案宣傳培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)與外部宣傳機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，拓展宣傳渠道，擴(kuò)大宣傳影響力。定期對(duì)檔案宣傳工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作進(jìn)展情況。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門員工檔案法規(guī)制度的宣傳教育工作，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。配合檔案室開展全公司性的檔案宣傳活動(dòng)，提供必要的支持和協(xié)助。及時(shí)反饋員工對(duì)檔案宣傳工作的意見和建議，促進(jìn)宣傳工作的改進(jìn)和完善。三、檔案法規(guī)制度宣傳內(nèi)容（一）國家檔案法律法規(guī)1.《中華人民共和國檔案法》介紹檔案法的立法宗旨、適用范圍、基本原則等基本內(nèi)容。重點(diǎn)講解檔案的定義、形成、管理、利用以及法律責(zé)任等方面的規(guī)定。強(qiáng)調(diào)公司作為檔案形成單位應(yīng)承擔(dān)的法律義務(wù)和責(zé)任。2.《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》詳細(xì)解讀檔案法實(shí)施辦法中關(guān)于檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的具體規(guī)定。結(jié)合公司實(shí)際情況，說明如何按照實(shí)施辦法的要求規(guī)范檔案管理工作。明確違反實(shí)施辦法應(yīng)承擔(dān)的法律后果。3.其他相關(guān)法律法規(guī)中涉及檔案管理的條款如《中華人民共和國保守國家秘密法》中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，《中華人民共和國勞動(dòng)法》中涉及員工檔案管理的內(nèi)容等。闡述這些法律法規(guī)與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)性，以及在實(shí)際工作中如何相互銜接和遵循。（二）公司檔案管理制度1.檔案管理辦法概述公司檔案管理辦法的制定目的、適用范圍和管理原則。詳細(xì)介紹公司檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則、歸檔要求等內(nèi)容。明確檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的具體流程和操作規(guī)范。2.檔案安全保密制度強(qiáng)調(diào)檔案安全保密工作的重要性，介紹公司檔案安全保密的目標(biāo)和方針。規(guī)定檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，如防火、防盜、防潮、防蟲等要求。明確檔案信息的保密范圍、保密措施以及人員的保密職責(zé)，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.檔案利用制度說明公司檔案利用的目的、范圍和方式。規(guī)定檔案查閱、借閱的申請(qǐng)流程、審批權(quán)限和使用期限。強(qiáng)調(diào)利用檔案時(shí)應(yīng)遵守的紀(jì)律和要求，確保檔案的安全和完整。4.檔案鑒定銷毀制度介紹檔案鑒定的原則、方法和組織程序。明確檔案銷毀的條件、審批流程和監(jiān)督機(jī)制。確保檔案銷毀工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，防止重要檔案被不當(dāng)銷毀。（三）檔案工作流程與操作規(guī)范1.檔案收集流程講解公司各部門在日常工作中如何收集形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。明確收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、范圍和要求，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。舉例說明不同類型文件材料的收集方法和注意事項(xiàng)。2.檔案整理規(guī)范介紹檔案整理的基本原則和方法，如分類、編號(hào)、編目等。詳細(xì)說明各類檔案的整理步驟和要求，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。強(qiáng)調(diào)整理過程中應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。3.檔案保管要求闡述檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境要求，如溫度、濕度、光照等條件。介紹檔案存儲(chǔ)設(shè)備的選擇和使用，如檔案柜、光盤庫、磁帶庫等。說明檔案保管過程中的定期檢查、維護(hù)和修復(fù)工作的重要性及操作方法。4.檔案利用流程詳細(xì)描述員工查閱、借閱檔案的申請(qǐng)流程，包括填寫申請(qǐng)表、提交相關(guān)證明材料等。說明審批環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，以及審批通過后的借閱手續(xù)辦理。強(qiáng)調(diào)利用檔案過程中的注意事項(xiàng)，如不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印等。5.檔案鑒定銷毀流程介紹檔案鑒定工作的組織和實(shí)施，包括成立鑒定小組、制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。說明檔案銷毀的審批流程，需經(jīng)過哪些部門和領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。強(qiáng)調(diào)銷毀過程中的監(jiān)督機(jī)制，確保檔案銷毀徹底、合規(guī)。（四）典型案例分析1.檔案管理違規(guī)案例選取公司內(nèi)部或同行業(yè)中因檔案管理違規(guī)而導(dǎo)致不良后果的案例進(jìn)行分析。詳細(xì)描述案例的發(fā)生經(jīng)過、違規(guī)行為及造成的損失，如檔案丟失、泄露機(jī)密信息等。分析違規(guī)行為違反了哪些檔案法規(guī)制度，以及應(yīng)吸取的教訓(xùn)。2.檔案利用不當(dāng)案例介紹因員工在檔案利用過程中違反規(guī)定而引發(fā)的問題案例。說明案例中員工的不當(dāng)行為，如超范圍查閱、擅自復(fù)制檔案等。闡述這些行為對(duì)公司檔案管理秩序和信息安全造成的影響，以及如何避免類似情況的發(fā)生。3.檔案安全事故案例講述檔案保管過程中發(fā)生的安全事故案例，如火災(zāi)、水災(zāi)導(dǎo)致檔案受損等。分析事故發(fā)生的原因、應(yīng)對(duì)措施及造成的損失。強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要性，以及如何從案例中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全防范措施。四、檔案宣傳工作方式與渠道（一）內(nèi)部培訓(xùn)1.定期組織檔案法規(guī)制度培訓(xùn)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、對(duì)象和方式。邀請(qǐng)檔案管理專家或公司檔案室工作人員進(jìn)行授課，講解檔案法律法規(guī)、公司檔案管理制度和操作規(guī)范等內(nèi)容。培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，確保員工掌握所學(xué)知識(shí)和技能。2.專題培訓(xùn)根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，開展專題培訓(xùn)。例如，針對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，介紹數(shù)字化流程、技術(shù)要求和質(zhì)量控制等方面的知識(shí)。針對(duì)新入職員工進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其盡快了解公司檔案管理的基本情況和要求。針對(duì)特定部門或崗位開展個(gè)性化培訓(xùn)，如財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)、項(xiàng)目部門的項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)等。（二）宣傳資料發(fā)放1.制作檔案宣傳手冊(cè)編寫內(nèi)容豐富、通俗易懂的檔案宣傳手冊(cè)，涵蓋檔案法規(guī)制度、工作流程、操作規(guī)范等方面的內(nèi)容。手冊(cè)采用圖文并茂的形式，便于員工閱讀和理解。定期更新宣傳手冊(cè)內(nèi)容，確保其時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.印發(fā)檔案法規(guī)制度文件匯編將國家檔案法律法規(guī)、公司檔案管理制度等相關(guān)文件進(jìn)行匯編成冊(cè)。發(fā)放給公司各部門，供員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)。對(duì)重要文件進(jìn)行標(biāo)注和解讀，幫助員工更好地理解文件精神。（三）內(nèi)部宣傳平臺(tái)1.公司內(nèi)部網(wǎng)站在公司內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立檔案宣傳專欄，發(fā)布檔案法規(guī)制度、工作動(dòng)態(tài)、培訓(xùn)通知、案例分析等內(nèi)容。定期更新專欄信息，確保員工能夠及時(shí)獲取最新的檔案宣傳資料。提供在線咨詢功能，解答員工在檔案管理方面的疑問。2.內(nèi)部刊物在公司內(nèi)部刊物上開設(shè)檔案管理專題欄目，刊登檔案工作相關(guān)文章，如檔案管理經(jīng)驗(yàn)分享、法規(guī)制度解讀、員工心得體會(huì)等。通過內(nèi)部刊物擴(kuò)大檔案宣傳的覆蓋面，提高員工對(duì)檔案工作的關(guān)注度。3.宣傳欄在公司辦公區(qū)域設(shè)置宣傳欄，定期張貼檔案宣傳海報(bào)、標(biāo)語等。海報(bào)內(nèi)容可以是檔案法規(guī)制度的要點(diǎn)、檔案工作流程的圖示、典型案例的警示等，以直觀的形式向員工宣傳檔案知識(shí)。（四）會(huì)議宣傳1.在公司各類會(huì)議上進(jìn)行檔案宣傳在公司月度例會(huì)、部門周會(huì)上，安排一定時(shí)間對(duì)檔案法規(guī)制度進(jìn)行宣傳講解。強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，提醒員工在日常工作中注意檔案的收集、整理和保管。對(duì)近期檔案管理工作中的重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行通報(bào)，確保員工了解工作要求。2.組織檔案工作專項(xiàng)會(huì)議定期召開檔案工作專項(xiàng)會(huì)議，總結(jié)分析公司檔案管理工作情況。在會(huì)議上對(duì)檔案法規(guī)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施。部署下一階段的檔案工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)和要求。（五）活動(dòng)宣傳1.舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽組織開展檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，以趣味性的方式激發(fā)員工學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度的積極性。競(jìng)賽內(nèi)容涵蓋檔案法律法規(guī)、公司檔案管理制度、檔案工作流程等方面的知識(shí)。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)品等，以鼓勵(lì)更多員工參與檔案宣傳學(xué)習(xí)活動(dòng)。2.開展檔案主題征文活動(dòng)發(fā)起檔案主題征文活動(dòng)，鼓勵(lì)員工圍繞檔案工作撰寫心得體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、建議意見等文章。評(píng)選優(yōu)秀征文并在公司內(nèi)部進(jìn)行展示和交流，通過員工的親身感受和思考，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案宣傳的效果。3.組織檔案參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)安排員工到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，了解其先進(jìn)的檔案管理理念、方法和技術(shù)。通過實(shí)地參觀，讓員工直觀感受檔案管理工作的重要性和規(guī)范性，拓寬視野，提升公司檔案管理水平。五、檔案宣傳工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司檔案室定期對(duì)各部門檔案宣傳工作進(jìn)行檢查制定檢查標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，包括檔案法規(guī)制度的學(xué)習(xí)情況、宣傳資料的發(fā)放和使用情況、內(nèi)部宣傳平臺(tái)信息更新情況等。采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，確保檢查工作的全面性和及時(shí)性。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。2.設(shè)立檔案宣傳工作監(jiān)督舉報(bào)渠道在公司內(nèi)部公布監(jiān)督舉報(bào)電話、郵箱等聯(lián)系方式，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案法規(guī)制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理，保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益，并對(duì)違規(guī)行為嚴(yán)肅追究責(zé)任。（二）考核辦法1.制定檔案宣傳工作考核指標(biāo)體系從檔案法規(guī)制度知曉率、培訓(xùn)參與率、宣傳資料發(fā)放覆蓋率、內(nèi)部宣傳平臺(tái)活躍度等方面設(shè)定考核指標(biāo)。明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，確保考核結(jié)果客觀公正。2.考核周期與方式檔案宣傳工作考核每年進(jìn)行一次，與公司年度績效考核同