文書檔案各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則。全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類文書材料，確保檔案的齊全。4.規(guī)范性原則。文書檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。二、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門發(fā)文等。2.會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、決議、紀(jì)要等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。4.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等。5.人事檔案材料，如員工入職登記表、任免文件、考核材料等。6.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.其他具有保存價(jià)值的文書材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類。按照文書檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類文書檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂。將文書材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目。編制文書檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息。三、文書檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文書檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。3.對(duì)歸檔的文書檔案進(jìn)行上架存放，按照分類編號(hào)順序排列。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，保持整齊有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.外單位查閱公司文書檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.綜合管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。（三）利用規(guī)定1.文書檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞、丟失檔案。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定為依據(jù)，對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立文書檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案是否反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。3.檔案是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)。2.填寫《文書檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。六、文書檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已歸檔的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期