職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)職工檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理，包括在職職工、離職職工以及退休職工的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作流程，保障職工合法權(quán)益。3.服務(wù)企業(yè)發(fā)展原則充分發(fā)揮職工檔案在人力資源管理中的作用，為公司的人才選拔、任用、培訓(xùn)、考核等提供有力支持，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間、入黨時間、入團時間、現(xiàn)工作單位及職務(wù)等信息。2.職工履歷表，詳細(xì)記錄職工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間、離職原因等。3.職工自傳，由職工本人撰寫，反映個人成長經(jīng)歷、思想發(fā)展過程等。（二）自傳材料職工在各個時期撰寫的自傳，應(yīng)真實反映個人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工年度考核登記表，記錄職工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.職工晉升、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)或行政職務(wù)的考核材料，包括考核表、評審意見、聘任文件等。3.職工參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的結(jié)業(yè)鑒定、考核材料。4.職工受到獎勵或處分的決定、通報等材料，包括獎勵證書、處分決定書等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，學(xué)歷認(rèn)證報告。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件、專業(yè)技術(shù)職稱證書等材料。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料，包括入黨申請書、自傳、政審報告、入黨志愿書、入團志愿書等。2.出國（境）政審材料，包括出國（境）審批表、政審報告等。（六）黨團材料1.黨員組織關(guān)系介紹信、黨員證明信等材料。2.團員證、入團申請書、團支部書記任職材料等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等工資相關(guān)材料。2.職工任免文件、調(diào)動通知、離職證明等材料。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件、簽證復(fù)印件等出國（境）相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料1.職工獲得的各類榮譽證書、獎狀、獎杯等復(fù)印件。2.職工發(fā)表的論文、著作、科研成果等材料。3.職工個人總結(jié)、述職報告等材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及本部門職工的檔案材料移交人力資源部門。2.職工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交本人新增的檔案材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等。3.對于新入職職工，人力資源部門應(yīng)在職工入職一個月內(nèi)，完成檔案材料的收集工作。（二）整理1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案整理工作。2.按照檔案內(nèi)容分類，對收集到的檔案材料進(jìn)行排序、編目、裝訂，確保檔案材料的整齊、規(guī)范。3.編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱。4.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.對已超過保管期限或無保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案保管的時效性和準(zhǔn)確性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱職工檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或個人有效身份證件，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案用于非工作目的。借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還公司，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，人力資源部門應(yīng)在職工辦理相關(guān)手續(xù)后，及時為其辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.人力資源部門應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章，隨檔案一同轉(zhuǎn)遞。同時，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時通知職工本人。（二）轉(zhuǎn)入1.職工檔案轉(zhuǎn)入公司時，人力資源部門應(yīng)認(rèn)真審核檔案材料，確認(rèn)檔案的完整性和真實性。2.對轉(zhuǎn)入的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行整理、歸檔，并將檔案轉(zhuǎn)遞通知單存入職工檔案。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、不完整或有涂改、偽造等情況，應(yīng)及時與原檔案管理部門聯(lián)系，要求補充或更正檔案材料。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）電子檔案錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，及時更新檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）電子檔案利用1.公司內(nèi)部人員可通過電子檔案系統(tǒng)查閱職工檔案信息，提高工作效率。2.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可根據(jù)工作需要對電子檔案進(jìn)行打印、復(fù)制等操作。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及職工個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸職工檔案信息。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案庫房安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司職工檔案管理工作，并對檔案管理工作的質(zhì)量和安全負(fù)責(zé)。2.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，指導(dǎo)檔案管理人員開展工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估和總結(jié)。4.負(fù)責(zé)與上級主管部門、其他單位檔案管理部門進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，及時了解檔案管理工作的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、及時、規(guī)范。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和保密制度，保護(hù)檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。