施工檔案員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高公司施工管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有施工項(xiàng)目的檔案管理工作，包括項(xiàng)目籌備、施工過程、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段所形成的各類文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：施工檔案應(yīng)如實(shí)反映施工活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集施工過程中形成的各種文件資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)，表述清晰。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔施工檔案，確保檔案與施工進(jìn)度同步。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、檢查和督促各項(xiàng)目施工檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司施工檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)本項(xiàng)目施工檔案管理工作的組織和實(shí)施。明確項(xiàng)目施工檔案管理人員，確保檔案管理工作落實(shí)到人。按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目施工過程中的各類文件資料，并向公司檔案管理部門移交。3.施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目施工檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作與施工管理工作同步進(jìn)行。在項(xiàng)目施工過程中，督促各部門和人員做好文件資料的形成、積累和整理工作。協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目施工檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。4.施工檔案管理人員負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目施工檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管施工檔案，并做好檔案的借閱、歸還登記等工作。二、施工檔案的分類與編號(hào)（一）分類施工檔案分為工程前期文件、施工技術(shù)文件、施工管理文件、施工物資資料、施工記錄、施工試驗(yàn)檢測(cè)資料、竣工圖等七大類。具體分類如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件可行性研究報(bào)告環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證施工許可證工程招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書工程合同其他前期文件2.施工技術(shù)文件施工組織設(shè)計(jì)施工方案技術(shù)交底記錄圖紙會(huì)審記錄設(shè)計(jì)變更通知單工程洽商記錄施工技術(shù)總結(jié)其他施工技術(shù)文件3.施工管理文件工程開工報(bào)告工程復(fù)工報(bào)告工程暫停令工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄工程安全事故報(bào)告及處理記錄工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄工程月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)其他施工管理文件4.施工物資資料物資采購計(jì)劃物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄物資質(zhì)量證明文件物資復(fù)試報(bào)告物資退場(chǎng)記錄其他施工物資資料5.施工記錄地基與基礎(chǔ)施工記錄主體結(jié)構(gòu)施工記錄防水工程施工記錄電氣安裝工程施工記錄給排水及采暖工程施工記錄通風(fēng)與空調(diào)工程施工記錄電梯工程施工記錄其他施工記錄6.施工試驗(yàn)檢測(cè)資料原材料試驗(yàn)報(bào)告構(gòu)配件試驗(yàn)報(bào)告施工過程中的各項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告功能性試驗(yàn)報(bào)告其他施工試驗(yàn)檢測(cè)資料7.竣工圖建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖電氣竣工圖給排水及采暖竣工圖通風(fēng)與空調(diào)竣工圖電梯竣工圖其他專業(yè)竣工圖（二）編號(hào)施工檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由檔案類別代碼、項(xiàng)目代碼、年份代碼、順序號(hào)組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.檔案類別代碼：采用大寫字母表示，如“GQ”表示工程前期文件，“SG”表示施工技術(shù)文件，“GL”表示施工管理文件，“WZ”表示施工物資資料，“JL”表示施工記錄，“SJ”表示施工試驗(yàn)檢測(cè)資料，“JG”表示竣工圖。2.項(xiàng)目代碼：采用項(xiàng)目名稱的漢語拼音首字母縮寫，如“XX項(xiàng)目”表示為“XX”。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“2023”表示為“23”。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如：某項(xiàng)目2023年形成的第5份施工技術(shù)文件，其編號(hào)為“SGXX23005”。三、施工檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門在施工過程中形成的各類文件資料，并移交項(xiàng)目施工檔案管理人員。2.施工檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目施工檔案的收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。3.對(duì)于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并移交項(xiàng)目施工檔案管理人員。（二）整理要求1.施工檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理。2.每份文件資料應(yīng)保持完整、清潔，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.文件資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。四、施工檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目施工檔案管理人員應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)，將整理好的施工檔案向公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、份數(shù)等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的施工檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目施工檔案管理人員進(jìn)行整改。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.施工檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。五、施工檔案的借閱與利用（一）借閱要求1.因工作需要借閱施工檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，為借閱人提供檔案，并做好借閱登記工作，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案編號(hào)、題名、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）利用要求1.公司檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供施工檔案的利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.利用施工檔案時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如需對(duì)施工檔案進(jìn)行編研、開發(fā)等利用工作，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。六、施工檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)施工檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限和價(jià)值，并填寫檔案鑒定意見書。（二）銷毀要求1.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的施工檔案，應(yīng)按照檔案鑒定意見書的意見進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀