檔案館保管制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案館負責集中保管本公司/組織的各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映本公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案接收（一）接收范圍1.本公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的重要文件。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等各類法律文件。4.本公司/組織的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計報表等資料。5.其他具有保存價值的檔案材料。（二）接收要求1.各部門應(yīng)定期將應(yīng)歸檔的文件材料整理好，移交至檔案館。移交時需填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意拆卷、抽頁。如有特殊情況需要拆卷，應(yīng)經(jīng)檔案館負責人批準，并在處理完畢后及時恢復(fù)原狀。3.電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲方式進行移交。同時，應(yīng)提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，以便于管理和利用。（三）接收流程1.各部門將整理好的檔案材料送至檔案館。2.檔案館工作人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性和準確性。3.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認。4.檔案館工作人員將接收的檔案進行分類、編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。三、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.每一大類下可根據(jù)具體情況進一步細分小類，如行政管理類可分為公文、會議、機要、信訪等小類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.編號一般采用數(shù)字編碼的方式，由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。3.全宗號：本公司/組織的檔案全宗號由上級檔案行政管理部門統(tǒng)一給定。4.目錄號：根據(jù)檔案分類情況，對每一類檔案編制目錄號。5.案卷號：對每一卷檔案進行編號。6.件號：對于以件為單位整理的檔案，每件檔案編一個件號。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：按照分類標準對檔案進行分類，將同一類別的檔案放在一起，然后進行裝訂、編頁、編目等工作。2.電子檔案的整理：按照分類標準對電子檔案進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對電子文件進行命名、標注元數(shù)據(jù)等處理。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，盒面應(yīng)標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照編號順序排列存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（五）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案館負責人組織，相關(guān)部門人員參加。2.鑒定時應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，提出存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)本公司/組織負責人批準后，由專人負責銷毀。銷毀清單應(yīng)永久保存。（六）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案丟失和泄密。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。4.加強對檔案工作人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，需經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門批準。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱檔案，需按照相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案館查閱檔案原件。2.借閱：對于確需借出檔案館使用的檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)印件或電子副本。（三）利用流程1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。3.檔案館工作人員對申請表進行審核，根據(jù)檔案的密級和利用規(guī)定，決定是否批準利用。4.批準利用后，檔案館工作人員為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.利用者應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需要延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。6.利用檔案過程中，利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱時間、借閱期限、歸還時間等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，建立與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。3.數(shù)字化加工過程中應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，保證電子檔案的質(zhì)量。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)進行集中存儲和管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)安全事故，能夠及時采取措施進行恢復(fù)和處理。七、檔案工作人員職責（一）檔案館負責人職責1.全面負責檔案館的管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案的接收、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.協(xié)調(diào)與本公司/組織各部門的關(guān)系，指導(dǎo)各部門的檔案工作。4.負責檔案工作人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。5.定期向上級主管部門匯報檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常接收、整理、分類、編號、編目等工作。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的