防疫檔案制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，規(guī)范公司/組織防疫檔案管理，確保防疫工作的全面記錄、可追溯性以及信息的有效利用，保障公司/組織的正常運營和員工的健康安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在防疫期間的相關(guān)活動記錄與檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：防疫檔案應(yīng)如實記錄防疫工作中的各項活動、措施及相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋防疫工作的各個方面，包括人員信息、防疫物資管理、疫情監(jiān)測、防控措施執(zhí)行等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及個人隱私、敏感信息的防疫檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：便于對防疫工作的全過程進(jìn)行追溯，為疫情防控決策、應(yīng)急處置及后續(xù)評估提供有力支持。二、防疫檔案的分類與內(nèi)容（一）人員檔案1.員工基本信息包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯(lián)系方式等。如有外籍員工，需額外記錄國籍、護(hù)照號碼等信息。2.健康狀況記錄每日體溫監(jiān)測記錄，包括測量時間、體溫數(shù)值。健康碼、行程碼狀態(tài)記錄，注明是否為綠碼、行程軌跡等。疫苗接種情況，記錄接種時間、疫苗種類、接種劑次等?；疾〖翱祻?fù)記錄，詳細(xì)記錄患病時間、癥狀、診斷結(jié)果、治療過程及康復(fù)情況。3.防疫培訓(xùn)與教育記錄參加防疫培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、培訓(xùn)講師等信息。個人學(xué)習(xí)防疫知識的筆記、心得等相關(guān)資料。4.防疫工作參與記錄在公司/組織內(nèi)承擔(dān)的防疫工作任務(wù)，如防疫志愿者服務(wù)、防疫物資發(fā)放等。參與防疫工作的時間、地點、工作內(nèi)容及成果等。（二）防疫物資檔案1.物資采購檔案采購計劃，包括采購物資的種類、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。采購合同，記錄與供應(yīng)商簽訂的采購合同條款，如物資規(guī)格、價格、交貨期等。采購發(fā)票及付款憑證，作為物資采購支出的證明。2.物資入庫檔案入庫清單，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、入庫時間、供應(yīng)商等信息。質(zhì)量檢驗報告，對采購的防疫物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗的報告，確保物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.物資庫存管理檔案庫存臺賬，實時記錄物資的出入庫情況，包括日期、出入庫數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等。庫存盤點記錄，定期對防疫物資進(jìn)行盤點，記錄盤點時間、實際庫存數(shù)量、盤盈盤虧情況及原因分析。4.物資發(fā)放檔案發(fā)放記錄，記錄物資發(fā)放的時間、部門、人員、物資種類及數(shù)量等信息。領(lǐng)用申請表及審批記錄，員工領(lǐng)用防疫物資時填寫的申請表及相關(guān)審批流程記錄。（三）疫情監(jiān)測檔案1.日常監(jiān)測記錄公司/組織內(nèi)每日的人員出勤情況，包括缺勤人員名單及原因。對辦公區(qū)域、公共區(qū)域等環(huán)境的清潔消毒記錄，包括消毒時間、消毒人員、消毒方法及使用的消毒劑種類等。通風(fēng)換氣記錄，記錄每日通風(fēng)次數(shù)、通風(fēng)時間等。2.異常情況報告與處理記錄員工出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽、乏力等疑似癥狀的報告記錄，包括報告時間、報告人、患者基本信息及癥狀描述。對疑似病例的應(yīng)急處置記錄，如隔離措施的實施時間、地點、接觸人員排查情況、后續(xù)的診斷及治療跟進(jìn)等。疫情相關(guān)的輿情監(jiān)測記錄，關(guān)注公司/組織內(nèi)外關(guān)于疫情的輿論動態(tài)，記錄監(jiān)測時間、輿情內(nèi)容、處理措施等。（四）防控措施檔案1.防控方案與預(yù)案公司/組織制定的防疫總體方案，明確防疫工作的目標(biāo)、原則、組織架構(gòu)、職責(zé)分工及總體防控措施。針對不同場景（如辦公場所、會議活動、出差等）的專項防控預(yù)案，包括應(yīng)急處置流程、人員疏散方案等。2.防控措施執(zhí)行記錄員工佩戴口罩、保持社交距離等個人防護(hù)措施的落實情況記錄。公司/組織內(nèi)舉辦會議、活動的防疫措施執(zhí)行記錄，如參會人員健康篩查、場地消毒、通風(fēng)要求等。對來訪人員的管控記錄，包括來訪人員登記、體溫檢測、健康碼查驗等。（五）防疫工作會議與活動檔案1.會議檔案防疫工作會議記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、討論內(nèi)容及決議事項等。會議紀(jì)要，對會議主要內(nèi)容進(jìn)行提煉總結(jié)，明確工作任務(wù)、責(zé)任人和時間節(jié)點。2.活動檔案防疫宣傳活動記錄，如宣傳海報制作、宣傳資料發(fā)放、線上線下宣傳活動開展情況等。防疫演練活動記錄，包括演練時間、地點、演練內(nèi)容、參與人員、演練效果評估等。三、防疫檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門指定專人負(fù)責(zé)防疫檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整，不得遺漏重要信息。3.對電子文檔，應(yīng)確保其原始性和完整性，不得隨意修改或刪除。（二）整理方法1.按照防疫檔案的分類，對收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，便于快速檢索。四、防疫檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的防疫檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過資料形成后的[X]個工作日。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔清單，注明檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.人員檔案、防疫物資檔案、疫情監(jiān)測檔案、防控措施檔案等涉及防疫工作全過程的檔案，保管期限為自防疫工作結(jié)束后[X]年。2.防疫工作會議與活動檔案，保管期限為自會議或活動結(jié)束后[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。五、防疫檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱防疫檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密信息的防疫檔案，查閱申請人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人提交查閱申請表。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱權(quán)限的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱防疫檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人提交借閱申請表。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱權(quán)限的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并做好借閱記錄。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、防疫檔案的銷毀（一）銷毀條件1.防疫檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的。3.經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，認(rèn)為無需保存的其他防疫檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出防疫檔案銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)對銷毀申請進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行