學(xué)生檔案制度實(shí)施一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生檔案管理工作，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等方面的作用，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于本校全體學(xué)生的檔案管理工作，包括全日制本科生、專(zhuān)科生、研究生等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：學(xué)生檔案應(yīng)涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各個(gè)方面的材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。二、檔案內(nèi)容（一）入學(xué)材料1.錄取通知書(shū)：記錄學(xué)生被我校錄取的相關(guān)信息。2.高考（或其他入學(xué)考試）成績(jī)單：反映學(xué)生入學(xué)前的學(xué)習(xí)成績(jī)。3.體檢表：包含學(xué)生入學(xué)時(shí)的身體檢查情況。4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料：如入黨申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)等。（二）學(xué)籍材料1.學(xué)籍登記表：記錄學(xué)生的基本信息、學(xué)籍變動(dòng)情況等。2.成績(jī)單：每學(xué)期的課程成績(jī)記錄。3.考試違紀(jì)處理材料：對(duì)學(xué)生考試違紀(jì)情況的記錄及處理結(jié)果。4.休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)材料：相關(guān)審批文件及證明材料。（三）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)學(xué)金證書(shū)：記錄學(xué)生獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金情況。2.榮譽(yù)稱號(hào)證書(shū)：如優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀干部等榮譽(yù)稱號(hào)的相關(guān)證明。3.違紀(jì)處分決定書(shū)：對(duì)學(xué)生違反校規(guī)校紀(jì)行為的處理決定。4.解除處分證明：學(xué)生處分解除后的相關(guān)證明材料。（四）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的總結(jié)報(bào)告。2.實(shí)習(xí)鑒定表：實(shí)習(xí)單位對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)的評(píng)價(jià)及鑒定。（五）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表：全面反映學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)，作為畢業(yè)資格審核及頒發(fā)畢業(yè)證書(shū)的依據(jù)。2.學(xué)位申請(qǐng)表：申請(qǐng)學(xué)位的相關(guān)材料。3.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）：本科畢業(yè)生的畢業(yè)論文及相關(guān)評(píng)審材料，研究生的學(xué)位論文及答辯材料。4.就業(yè)材料：就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書(shū)、報(bào)到證等。三、檔案建立與整理（一）檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校招生部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生的入學(xué)材料，并移交至學(xué)生所在學(xué)院。2.學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫(xiě)學(xué)籍登記表等相關(guān)材料，并及時(shí)更新學(xué)生的基本信息。3.各教學(xué)單位負(fù)責(zé)提供學(xué)生的成績(jī)單、考試違紀(jì)處理材料等學(xué)籍材料。4.學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)提供學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料等。（二）檔案整理1.學(xué)院輔導(dǎo)員按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)，對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行初步整理，確保材料齊全、完整。2.將整理好的檔案材料按照順序依次裝入檔案袋，并在檔案袋上注明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)等信息。3.建立電子檔案，將學(xué)生檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子文檔，并按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。四、檔案保管（一）保管部門(mén)學(xué)生檔案由學(xué)校檔案館統(tǒng)一保管，學(xué)院設(shè)立檔案分室，負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生檔案的日常管理工作。（二）保管條件1.檔案館應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須填寫(xiě)《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，須在檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.檔案一般不外借，如有特殊情況需要借閱的，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)兩周。（四）檔案轉(zhuǎn)遞1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校檔案館根據(jù)就業(yè)方案，將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或相關(guān)檔案管理部門(mén)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，檔案館應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料，確保檔案材料齊全、完整，并在檔案轉(zhuǎn)遞通知單上注明檔案材料的清單。五、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，并與學(xué)校其他信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常工作。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新學(xué)生的基本信息、學(xué)籍變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案材料一致。（三）安全管理1.加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。六、檔案審核與鑒定（一）審核內(nèi)容1.對(duì)學(xué)生檔案材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。2.審核學(xué)生的畢業(yè)資格、學(xué)位資格等是否符合學(xué)校規(guī)定。（二）審核程序1.學(xué)院在學(xué)生畢業(yè)前，對(duì)本學(xué)院學(xué)生的檔案進(jìn)行初審，確保檔案材料齊全、完整，并填寫(xiě)《學(xué)生檔案初審情況登記表》。2.學(xué)校檔案館對(duì)各學(xué)院報(bào)送的學(xué)生檔案進(jìn)行復(fù)審，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給學(xué)院進(jìn)行整改。（三）檔案鑒定1.對(duì)超過(guò)保管期限的學(xué)生檔案，由學(xué)校檔案館組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀，并填寫(xiě)《學(xué)生檔案鑒定表》。3.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。七、檔案利用與服務(wù)（一）就業(yè)指導(dǎo)1.為畢業(yè)生提供檔案查詢、轉(zhuǎn)遞證明等服務(wù)，幫助畢業(yè)生順利辦理就業(yè)手續(xù)。2.根據(jù)用人單位的需求提供學(xué)生檔案中的相關(guān)材料，為畢業(yè)生就業(yè)提供支持。（二）升學(xué)服務(wù)1.為升學(xué)的學(xué)生提供檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)，確保學(xué)生檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校。2.協(xié)助招生部門(mén)審核升學(xué)學(xué)生的檔案材料，為招生工作提供保障。（三）校友服務(wù)1.為校友提供檔案查閱服務(wù)，滿足校友對(duì)個(gè)人檔案信息的需求。2.收集校友的相關(guān)信息，豐富學(xué)校的校友檔案資源。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立學(xué)生檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受師生和社會(huì)的監(jiān)督，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、整理、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，以及檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案管