醫(yī)院檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則醫(yī)院檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門醫(yī)院設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室在醫(yī)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。參與檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見(jiàn)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、立卷和移交工作。指導(dǎo)本科室人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。定期向醫(yī)院綜合檔案室移交本科室應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料。2.醫(yī)院醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、藥劑、后勤等業(yè)務(wù)部門形成的文件材料。3.醫(yī)院教學(xué)、科研項(xiàng)目形成的文件材料。4.醫(yī)院基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、物資管理等方面形成的文件材料。5.醫(yī)院財(cái)務(wù)、人事、保衛(wèi)等管理工作形成的文件材料。6.醫(yī)院與上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)各界往來(lái)的文件材料。7.醫(yī)院在對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將本科室在工作活動(dòng)中形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，定期移交醫(yī)院綜合檔案室歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清楚、簽署完備，制成材料和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類整理，一般應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行編目、裝訂，確保整齊規(guī)范。（三）歸檔時(shí)間1.醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。2.醫(yī)院業(yè)務(wù)部門形成的文件材料，應(yīng)在次年第一季度歸檔。3.醫(yī)院教學(xué)、科研項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4.醫(yī)院基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、物資管理等方面形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.醫(yī)院財(cái)務(wù)、人事、保衛(wèi)等管理工作形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。3.按照分類方案，將文件材料裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼。4.填寫備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件的情況。5.按照規(guī)定格式，填寫檔案盒封面、盒脊項(xiàng)目。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：主要包括醫(yī)院黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等組織的工作文件材料。2.行政管理類：主要包括醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：主要包括醫(yī)院醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、藥劑、預(yù)防保健等業(yè)務(wù)工作的文件材料。4.教學(xué)工作類：主要包括醫(yī)院教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面的文件材料。5.科研工作類：主要包括醫(yī)院科研項(xiàng)目管理、科研成果、科研論文等方面的文件材料。6.基本建設(shè)類：主要包括醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的文件材料。7.設(shè)備物資類：主要包括醫(yī)院設(shè)備購(gòu)置、物資管理等方面的文件材料。8.聲像檔案類：主要包括醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。9.電子檔案類：主要包括醫(yī)院在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等電子數(shù)據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，辦公室、綜合檔案室及相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的存毀。2.對(duì)保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出檔案鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對(duì)檔案鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報(bào)告。3.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門造具銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期和方式。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，防止檔案信息的泄露。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，以保證檔案的妥善保管。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。七、檔案的利用（一）利用原則醫(yī)院檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)各界因工作需要查閱、借閱醫(yī)院檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱醫(yī)院檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部查閱醫(yī)院內(nèi)部各科室及員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.外部查閱上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)各界因工作需要查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)醫(yī)院辦公室審核后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)查閱司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)醫(yī)院辦公室審核后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為司法機(jī)關(guān)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、法律文書編號(hào)等。司法機(jī)關(guān)查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）借閱程序1.醫(yī)院內(nèi)部各科室及員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記簿》?！稒n案借閱登記簿》應(yīng)包括借閱日期、借閱人員姓名、借閱科室、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送醫(yī)院辦公室和上級(jí)檔案行政管理部門。（二）移交工作1.醫(yī)院因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，