物業(yè)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強物業(yè)檔案的管理，確保物業(yè)檔案的安全與完整，規(guī)范物業(yè)檔案查閱行為，保障公司、業(yè)主及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)檔案的查閱管理，包括但不限于物業(yè)接管驗收檔案、業(yè)主檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、維修養(yǎng)護檔案、財務(wù)檔案等各類與物業(yè)管理活動相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案查閱活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障物業(yè)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司和業(yè)主的利益。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，使檔案查閱工作有序進行，提高工作效率。4.服務(wù)至上原則：在確保檔案安全和規(guī)范的前提下，為有需要的查閱人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、物業(yè)檔案的分類與保管（一）物業(yè)檔案的分類1.物業(yè)接管驗收檔案：包括物業(yè)項目接管驗收的相關(guān)文件、資料，如驗收報告、圖紙、清單等。2.業(yè)主檔案：涵蓋業(yè)主基本信息、房屋產(chǎn)權(quán)資料、入住資料、繳費記錄、投訴處理記錄等。3.設(shè)施設(shè)備檔案：包含各類設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案等。4.維修養(yǎng)護檔案：記錄物業(yè)區(qū)域內(nèi)各類設(shè)施設(shè)備的維修計劃、維修工單、維修費用明細等維修養(yǎng)護相關(guān)信息。5.財務(wù)檔案：涉及物業(yè)管理費用的收支憑證、賬目報表、財務(wù)審計報告等。6.其他檔案：如社區(qū)文化活動檔案、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等與物業(yè)管理活動相關(guān)的其他資料。（二）物業(yè)檔案的保管1.保管場所：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保證檔案存放安全。2.保管方式：按照檔案類別和時間順序進行分類存放，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備上，定期進行檢查和維護。3.保管期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般重要檔案保管期限為長期（[X]年以上），普通檔案保管期限為中期（[X][X]年），一般性資料保管期限為短期（[X]年以下）。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和行業(yè)慣例執(zhí)行。三、查閱權(quán)限與申請（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員物業(yè)管理人員因工作需要，可查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的物業(yè)檔案。財務(wù)人員可查閱財務(wù)檔案，但需遵守財務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。其他部門人員如需查閱物業(yè)檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人批準，并說明查閱目的。2.業(yè)主業(yè)主本人可查閱與其房屋相關(guān)的檔案資料，如房屋產(chǎn)權(quán)信息、入住資料等。查閱時需提供有效身份證明。業(yè)主委托他人查閱的，受托人應(yīng)提供業(yè)主授權(quán)委托書及雙方有效身份證明。3.相關(guān)單位或部門政府有關(guān)部門因工作需要查閱物業(yè)檔案的，應(yīng)出具合法有效的查閱函，并經(jīng)公司負責(zé)人批準。律師、公證機構(gòu)等因法律事務(wù)需要查閱物業(yè)檔案的，應(yīng)提供相關(guān)法律文件和委托手續(xù)，并經(jīng)公司負責(zé)人批準。（二）查閱申請1.申請方式：查閱人員需填寫《物業(yè)檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時間等信息。申請表可通過現(xiàn)場填寫、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交或電子郵件等方式提交給檔案管理部門。2.申請審批公司內(nèi)部人員的查閱申請，由所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，批準后安排查閱。業(yè)主的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核通過的，通知業(yè)主前來查閱；審核不通過的，應(yīng)向業(yè)主說明原因。相關(guān)單位或部門的查閱申請，經(jīng)公司負責(zé)人批準后，檔案管理部門按照批準意見辦理查閱手續(xù)。四、查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱人員提交查閱申請并獲得批準后，應(yīng)與檔案管理部門預(yù)約查閱時間。檔案管理部門根據(jù)檔案保管情況和查閱人員需求，合理安排查閱時間，并告知查閱人員查閱地點和注意事項。2.查閱人員應(yīng)按照預(yù)約時間到達指定地點進行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱時間等信息。（二）現(xiàn)場查閱1.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。經(jīng)批準后，由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定的方式進行復(fù)印或拍照，并做好記錄。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)與原件一致，且不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。3.在查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失，應(yīng)及時告知檔案管理部門工作人員。（三）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料整理好，交還給檔案管理部門工作人員。工作人員應(yīng)認真核對檔案資料的數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.對于復(fù)印、拍照的檔案資料，查閱人員應(yīng)在使用完畢后及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)將其與原件一并妥善保管，確保檔案資料的安全。五、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對在查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.查閱人員在查閱檔案時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱內(nèi)容或泄露檔案信息。如因工作需要必須引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門同意，并注明出處。3.對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱人員范圍，并確保查閱過程的安全性。（二）安全管理1.檔案查閱場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案查閱過程的安全。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)定期對檔案查閱場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.在檔案查閱過程中，如發(fā)生突發(fā)事件或安全事故，查閱人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案進行處理，確保檔案資料的安全和人員的生命財產(chǎn)安全。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱物業(yè)檔案。2.超出查閱權(quán)限查閱檔案。3.在查閱過程中故意損壞、涂改、標記、污損檔案資料。4.擅自將檔案資料帶出查閱場所或泄露檔案信息。5.其他違反本制度規(guī)定的查閱行為。（二）處理措施1.對于公司內(nèi)部人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，給予紀律處分，并追究相關(guān)責(zé)任。2.對于業(yè)主的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并向業(yè)主說明違規(guī)行為的后果。如業(yè)主的違規(guī)行為給公司或其他業(yè)主造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于相關(guān)單位或部門的違規(guī)行為，公司應(yīng)及時與其溝通，要求其糾正違規(guī)行為。如因違規(guī)行為給公司