建設(shè)項(xiàng)目檔案制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)及管理決策提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有建設(shè)項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目。3.基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與指導(dǎo)；各項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查。同步管理原則。項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要確保檔案資料的及時(shí)形成、收集和整理。真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則。檔案資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各類文件、資料、圖表等，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。便于利用原則。檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，分類清晰，標(biāo)識(shí)明確，便于檢索和查閱，以滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理及后期維護(hù)等各方面的利用需求。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并完善公司/組織建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。參與重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、保管和提供利用各項(xiàng)目移交的檔案資料。組織開展建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和共享。2.項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)建立健全本項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理部門和人員職責(zé)，確保檔案管理工作有效開展。負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作，將檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)同步部署、同步實(shí)施、同步檢查。按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本項(xiàng)目各階段形成的檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)本項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前完成檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，按照規(guī)定向公司/組織檔案管理部門移交完整、規(guī)范的項(xiàng)目檔案。3.項(xiàng)目各參建單位職責(zé)各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)過程中檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。按照項(xiàng)目建設(shè)單位的要求和檔案管理規(guī)范，及時(shí)將本單位形成的檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)單位，并協(xié)助做好檔案整理、歸檔等相關(guān)工作。接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對(duì)存在的問題及時(shí)整改。三、檔案收集與整理1.收集范圍建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的資料。具體如下：項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等?？⒐を?yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。2.收集要求各項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)收集本單位形成的檔案資料，并確保資料的齊全、完整。檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保其真實(shí)性和可讀性。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中形成的聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的文字說明材料，并進(jìn)行規(guī)范整理。3.整理原則與方法遵循項(xiàng)目建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照檔案的類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行整理。采用分類編號(hào)法，對(duì)檔案進(jìn)行分類，并賦予唯一的編號(hào)，便于管理和檢索。分類一般按照項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行，每個(gè)階段再根據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。檔案盒應(yīng)標(biāo)明項(xiàng)目名稱、類別、起止日期、保管期限等信息。四、檔案歸檔與保管1.歸檔要求項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中，定期對(duì)收集整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地納入檔案管理體系。歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，作為檔案檢索的重要依據(jù)。檔案歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。2.保管期限建設(shè)項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：永久保管的檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等重要文件資料。長期保管的檔案：項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的重要技術(shù)文件、施工記錄、監(jiān)理文件等，保管期限一般為30年。短期保管的檔案：項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一般性文件資料，保管期限一般為10年。3.保管措施公司/組織檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其可讀性和可用性。五、檔案利用與借閱1.利用范圍建設(shè)項(xiàng)目檔案主要供公司/組織內(nèi)部項(xiàng)目建設(shè)、管理、維護(hù)等相關(guān)人員查閱利用，為項(xiàng)目決策、技術(shù)支持、質(zhì)量追溯等提供服務(wù)。同時(shí)，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，在履行必要手續(xù)的情況下，也可提供給外部單位查閱利用。2.利用方式檔案查閱：利用者可到公司/組織檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或通過檔案信息系統(tǒng)查閱電子檔案。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。3.利用要求利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自銷毀。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案整潔，不得折疊、拆散檔案。檔案查閱和借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案庫房。如需帶出，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，限期歸還。利用者對(duì)所查閱和借閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自向無關(guān)人員泄露檔案信息。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來源。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則建設(shè)項(xiàng)目檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正、準(zhǔn)確。2.鑒定組織與程序公司/組織檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員等。檔案鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并說明理由。檔案鑒定小組形成的鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.銷毀程序?qū)?jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋建設(shè)項(xiàng)目全生命周期的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.信息化管理要求檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。按照規(guī)劃要求，逐步推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，建立檔案信息索引和關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便檔案的檢索和利用。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，能夠運(yùn)用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的日常管理工作，如檔案錄入、檢索、借閱登記等。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)利用者的信息化培訓(xùn)，提高其利用檔案信息系統(tǒng)查閱檔案的能力。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司/組織檔案管理部門定期對(duì)各項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案歸檔保管情況、檔案利用與借閱管理等。監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年不少于[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。各項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案管理相關(guān)資料和情況。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.考核評(píng)價(jià)建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理工作進(jìn)行量化考核。考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果、檔案信息化建設(shè)等方面。