檔案保管制度6一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、性質和歷史價值，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性和完整性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內容的完整無缺。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，應便于公司內部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的借閱、查閱、復印等利用服務工作，并做好登記和記錄。5.對到期檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關手續(xù)。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案管理培訓和宣傳工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.建立本部門檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、借閱、利用等情況進行詳細記錄。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門。4.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務，熱情接待查閱人員，及時準確地提供所需檔案資料。5.參加檔案管理培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的各類工作計劃、總結、報告、報表等。5.公司的工程建設項目文件，包括項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收資料等。6.公司的設備采購、安裝、調試、維護等文件，包括設備清單、采購合同、安裝調試記錄、維護保養(yǎng)記錄等。7.公司的財務文件，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司的人事文件，包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。9.公司的市場營銷文件，包括市場調研報告、銷售合同、客戶資料等。10.公司的技術文件，包括研發(fā)報告、技術標準、專利證書等。11.公司的會議文件，包括會議通知、會議紀要、決議等。12.公司的其他文件，如宣傳資料、榮譽證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，認真收集本部門在各項活動中形成的檔案資料，不得遺漏。3.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.對于重要的檔案資料，應及時進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和保密。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類。公司檔案分為行政管理類、經營管理類、財務管理類、人力資源管理類、技術管理類、項目管理類、企業(yè)文化類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結合的編號方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于查閱和保管。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、來源等信息，以便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質檔案應采用直立式檔案架或檔案柜進行存放，檔案架和檔案柜應排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應根據(jù)其特點進行妥善保管，如照片應沖印成冊或裝裱，音像資料應存儲在專用的音像設備上，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件，公司的重要規(guī)章制度、合同協(xié)議、財務報表等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如公司的一般性工作計劃、總結、報告，一般的合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如公司的臨時性通知、便函等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.檔案清查應包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等方面，清查結果應詳細記錄在案。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如對破損或褪色的檔案進行修復，對丟失或損壞的檔案進行查找或補充等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門及員工因工作需要查閱、復印檔案資料。2.公司外部單位因業(yè)務往來需要查閱、復印公司檔案資料，但必須經過公司相關部門的批準。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱檔案，應提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經公司相關部門負責人簽字同意后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應加蓋單位公章。3.綜合管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的，予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員如需復印檔案資料，應填寫《檔案復印申請表》，注明復印內容、復印數(shù)量等信息，并經綜合管理部門負責人簽字同意后，方可進行復印。復印費用由查閱人員承擔。（三）利用登記1.綜合管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、復印等利用情況進行詳細記錄。登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內容、復印數(shù)量、批準人等信息。2.檔案利用登記臺賬應定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計。（四）歸還與保密1.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無缺。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。對于涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格按照保密規(guī)定進行使用，不得向無關人員透露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素進行綜合評估。2.對于已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于雖未超過保管期限，但已失去利用價值的檔案，經檔案鑒定工作小組鑒定后，也可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經公司分管領導簽字同意后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案銷毀過程中，應