檔案收進(jìn)移出制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案收進(jìn)與移出的流程，保證檔案在流轉(zhuǎn)過程中得到妥善處理，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供可靠的信息支持和歷史依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的活動(dòng)，包括但不限于各類文件、合同、報(bào)表、記錄、證照等具有保存價(jià)值的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案收進(jìn)移出過程中，要確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來。2.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案體系的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案收進(jìn)移出操作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。二、檔案收進(jìn)管理（一）收進(jìn)范圍1.公司/組織內(nèi)部形成的文件：包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等，由各部門按照規(guī)定及時(shí)整理并移交檔案管理部門。2.外部接收的文件：如上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件、客戶提交的相關(guān)資料等，均應(yīng)納入檔案收進(jìn)范圍。3.其他具有保存價(jià)值的資料：如會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)資料、榮譽(yù)證書等。（二）收進(jìn)流程1.文件產(chǎn)生部門各部門在文件形成后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。填寫《檔案收進(jìn)登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、日期、來源、形成部門等信息。將整理好的文件及登記表一并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門檔案管理人員對(duì)接收的文件進(jìn)行核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。按照檔案分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)，建立檔案目錄。將文件妥善存放于檔案庫(kù)房，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）特殊檔案收進(jìn)對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密、重大項(xiàng)目或特殊業(yè)務(wù)的檔案，在收進(jìn)時(shí)應(yīng)采取特殊的保密措施：1.專人接收：指定專人負(fù)責(zé)接收此類檔案，接收人員應(yīng)具備較高的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.封閉管理：在接收過程中，對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝，避免信息泄露。接收后，將其存放在專門的保密檔案柜中，并設(shè)置訪問權(quán)限。3.嚴(yán)格登記：詳細(xì)記錄檔案的交接時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、交接人員等信息，確保檔案流轉(zhuǎn)過程可追溯。三、檔案移出管理（一）移出范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案：由檔案管理部門定期進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.因工作需要向外部單位提供的檔案：如向政府部門報(bào)送的資料、向合作單位提供的業(yè)務(wù)文件等。3.檔案管理部門之間的檔案移交：根據(jù)工作安排，在不同檔案管理機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移。（二）移出流程1.內(nèi)部使用申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部各部門如需使用檔案，應(yīng)填寫《檔案使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、檔案名稱、使用期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)使用目的和范圍是否合規(guī)，檢查檔案是否具備移出條件。對(duì)于涉及機(jī)密或重要檔案的使用申請(qǐng)，需報(bào)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案移出操作審核通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)要求準(zhǔn)備檔案，并填寫《檔案移出登記表》，記錄檔案的移出時(shí)間、去向、接收人等信息。將檔案移交給申請(qǐng)部門或外部接收單位，并要求接收方簽字確認(rèn)。4.檔案歸還檔案使用完畢后，申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。在《檔案移出登記表》中記錄檔案的歸還時(shí)間，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案銷毀1.鑒定與審批檔案管理部門定期對(duì)已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定小組出具鑒定報(bào)告，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案銷毀操作。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。3.銷毀記錄銷毀完成后，監(jiān)銷人員和銷毀機(jī)構(gòu)應(yīng)共同出具銷毀證明，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。將銷毀證明及相關(guān)記錄歸檔保存，以備查考。四、檔案收進(jìn)移出過程中的質(zhì)量控制（一）文件整理質(zhì)量1.格式規(guī)范：收進(jìn)的文件應(yīng)符合公司/組織規(guī)定的格式要求，如字體、字號(hào)、排版等，確保文件的一致性和可讀性。2.內(nèi)容完整：文件應(yīng)包含必要的信息，簽字、蓋章等手續(xù)齊全，避免出現(xiàn)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。3.分類準(zhǔn)確：檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件分類的指導(dǎo)，確保各部門按照正確的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于檔案的查找和管理。（二）交接手續(xù)1.明確責(zé)任：在檔案收進(jìn)移出過程中，交接雙方應(yīng)明確各自的責(zé)任，確保檔案流轉(zhuǎn)過程中的安全和完整。2.簽字確認(rèn)：每一次檔案交接都應(yīng)進(jìn)行簽字確認(rèn)，記錄交接時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等詳細(xì)信息，作為檔案管理的重要依據(jù)。3.跟蹤檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案交接情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決交接過程中出現(xiàn)的問題。（三）信息記錄1.詳細(xì)登記：在檔案收進(jìn)移出登記表中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的各項(xiàng)信息，包括名稱、編號(hào)、日期、來源、去向、交接人員等，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.電子記錄：同時(shí)，利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案收進(jìn)移出情況進(jìn)行電子記錄，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新和查詢，提高管理效率。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案收進(jìn)移出記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案管理信息的安全性和可靠性。五、檔案收進(jìn)移出的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期自查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案收進(jìn)移出工作進(jìn)行自查，檢查流程執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.內(nèi)部審計(jì)：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案收進(jìn)移出制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管：積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案資料和工作情況匯報(bào)。2.整改落實(shí)：對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定整改措施，及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門。（三）違規(guī)處理1.責(zé)任追究：對(duì)于在檔案收進(jìn)移出過程中違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究，包括批評(píng)教育、警告、罰款、紀(jì)律處分等。2.法律責(zé)任：對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致公司/組織檔案損失或泄露機(jī)密信息，給公司/組織造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、檔案收進(jìn)移出的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.功能需求：建立完善的檔案管理系統(tǒng)，具備檔案收進(jìn)、移出登記、查詢、統(tǒng)計(jì)、權(quán)限管理等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。2.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案收進(jìn)移出信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，滿足檔案管理工作的不斷發(fā)展需求。（二）電子檔案管理1.電子檔案收進(jìn)：對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。2.電子檔案移出：在電子檔案移出時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性，按照接收方要求進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和交接。3.電子檔案利用：通過檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案的在線查閱和下載功能，方便公司/組織內(nèi)部人員使用，但應(yīng)嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，確保電子檔案的保密性。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部