園所檔案制度一、總則1.目的本園所檔案制度旨在規(guī)范園所檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為園所的各項(xiàng)工作提供有效的支持和服務(wù)，促進(jìn)園所的可持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于本園所全體員工，包括管理人員、教師、后勤人員等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：園所檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映園所的各項(xiàng)工作和活動(dòng)。分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于管理和利用。安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善園所檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理園所各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全保管。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢和利用工作。按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案分類與編號(hào)1.檔案分類文書檔案：包括上級(jí)文件、園所文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)評(píng)估等。人事檔案：包括員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職手續(xù)、勞動(dòng)合同、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、審計(jì)報(bào)告等。設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備清單、設(shè)備使用說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄等?；n案：包括園所建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其他檔案：包括園所活動(dòng)照片、視頻、榮譽(yù)證書、捐贈(zèng)協(xié)議等。2.檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式，如“2023WS001”表示2023年的文書檔案第1號(hào)。各類檔案的編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性和唯一性，便于管理和查詢。四、檔案收集與整理1.檔案收集各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理制度的要求進(jìn)行整理。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)在形成后立即送交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。檔案整理過(guò)程中應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。五、檔案保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜門、防盜窗等。2.檔案上架排列檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)按照年度順序排列，不同年度的檔案應(yīng)分開存放。檔案上架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息，便于識(shí)別和查詢。3.檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全和完整。六、檔案利用1.檔案借閱因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并將檔案提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案查閱因工作需要查閱檔案的人員，可直接到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.檔案出具證明因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理證明手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合出具證明條件的，應(yīng)按照規(guī)定的格式出具檔案證明，并加蓋園所檔案專用章。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自更改或夸大檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案銷毀對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組審核簽字。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。檔案銷