招標(biāo)檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案調(diào)閱行為，確保招標(biāo)檔案的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要調(diào)閱招標(biāo)檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：調(diào)閱招標(biāo)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在調(diào)閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確調(diào)閱流程和要求，確保調(diào)閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、招標(biāo)檔案定義與范圍（一）定義招標(biāo)檔案是指公司在招標(biāo)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。（二）范圍1.各類招標(biāo)項(xiàng)目從招標(biāo)前期準(zhǔn)備到招標(biāo)結(jié)束全過(guò)程產(chǎn)生的相關(guān)文件資料。2.與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。3.其他對(duì)招標(biāo)活動(dòng)具有證明作用或參考價(jià)值的材料。三、調(diào)閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要調(diào)閱招標(biāo)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》。（二）申請(qǐng)內(nèi)容申請(qǐng)表應(yīng)包括調(diào)閱人姓名、所在部門、調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)調(diào)閱時(shí)間等信息。（三）審批流程1.調(diào)閱人將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)調(diào)閱目的及必要性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審查調(diào)閱申請(qǐng)是否符合本制度規(guī)定，調(diào)閱目的是否合理，以及調(diào)閱人是否具備調(diào)閱資格等。3.對(duì)于涉及重要招標(biāo)項(xiàng)目或敏感信息的檔案調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）審批結(jié)果通知檔案管理部門應(yīng)在收到調(diào)閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果及時(shí)通知調(diào)閱人。如申請(qǐng)獲批，告知調(diào)閱人具體的調(diào)閱時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)；如申請(qǐng)未獲批，應(yīng)說(shuō)明原因。四、調(diào)閱流程（一）預(yù)約調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人獲批后，應(yīng)與檔案管理部門預(yù)約具體的調(diào)閱時(shí)間。調(diào)閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的工作安排及檔案的使用需求合理確定，原則上應(yīng)提前[X]個(gè)工作日預(yù)約。（二）調(diào)閱準(zhǔn)備1.調(diào)閱人應(yīng)在約定時(shí)間到達(dá)檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱人需攜帶有效身份證件，以便檔案管理人員核實(shí)身份。2.檔案管理人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好調(diào)閱所需的檔案，并對(duì)調(diào)閱場(chǎng)所進(jìn)行清潔、整理，確保調(diào)閱環(huán)境適宜。（三）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱1.調(diào)閱人在檔案管理人員的陪同下進(jìn)入調(diào)閱場(chǎng)所，按照審批通過(guò)的調(diào)閱范圍進(jìn)行查閱。調(diào)閱人不得擅自擴(kuò)大調(diào)閱范圍或查閱與調(diào)閱目的無(wú)關(guān)的檔案。2.調(diào)閱人應(yīng)在調(diào)閱過(guò)程中保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀檔案材料。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)在調(diào)閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保調(diào)閱過(guò)程規(guī)范有序。如發(fā)現(xiàn)調(diào)閱人有違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并記錄在案。（四）歸還檔案1.調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理。五、調(diào)閱期限與延期（一）調(diào)閱期限一般情況下，調(diào)閱招標(biāo)檔案的期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)調(diào)閱期限，調(diào)閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明延期理由。（二）延期審批延期申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可延期。延期期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。六、檔案使用限制（一）禁止轉(zhuǎn)借調(diào)閱人不得將所調(diào)閱的招標(biāo)檔案轉(zhuǎn)借他人使用。（二）禁止用于非工作目的調(diào)閱人只能將調(diào)閱的招標(biāo)檔案用于與工作相關(guān)的目的，不得用于任何商業(yè)用途或其他非工作目的。（三）禁止泄露檔案內(nèi)容調(diào)閱人應(yīng)對(duì)調(diào)閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露。如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序。七、檔案安全與保密措施（一）調(diào)閱場(chǎng)所安全檔案管理部門應(yīng)確保調(diào)閱場(chǎng)所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，防止檔案在調(diào)閱過(guò)程中發(fā)生丟失被盜、火災(zāi)等安全事故。（二）調(diào)閱人員保密教育檔案管理部門應(yīng)對(duì)調(diào)閱人進(jìn)行保密教育，告知其在調(diào)閱過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任，要求調(diào)閱人嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）檔案信息保密檔案管理人員應(yīng)對(duì)調(diào)閱過(guò)程中涉及的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自向他人透露檔案內(nèi)容。如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序，并采取必要的保密措施，確保檔案信息不被泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查調(diào)閱申請(qǐng)審批、調(diào)閱流程、檔案歸還、檔案使用限制等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)招標(biāo)檔案調(diào)閱的資料和信息，確保公司的調(diào)閱行為合法合規(guī)。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)閱招標(biāo)檔案。2.調(diào)閱過(guò)程中違反檔案安全保密規(guī)定，如泄露檔案內(nèi)容、損壞檔案等。3.擅自擴(kuò)大調(diào)閱范圍或查閱與調(diào)閱目的無(wú)關(guān)的檔案。4.將調(diào)閱的招標(biāo)檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。5.未按照規(guī)定期限歸還檔案或未辦理延期手續(xù)。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的調(diào)閱人，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)閱人，除給予警告處分外，還應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、罰款等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.如因調(diào)閱人的違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑