行政采購與資產(chǎn)管理指南一、適用工作場景本指南適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機關等組織的行政管理部門，涵蓋日常辦公物資采購、固定資產(chǎn)全生命周期管理、資產(chǎn)盤點與處置等場景，具體包括但不限于：新員工入職辦公設備（如電腦、打印機）的申購與配置；辦公耗材（如紙張、文具）的批量采購與庫存管理；固定資產(chǎn)（如辦公家具、電子設備）的采購驗收、領用歸還、維修維護及報廢處置；定期資產(chǎn)盤點與賬實核對，保證資產(chǎn)安全與完整；部門間資產(chǎn)調(diào)撥與閑置資產(chǎn)調(diào)配。二、行政采購全流程操作步驟（一）采購申請與審批發(fā)起申請：申請人（如部門助理）根據(jù)實際需求，填寫《行政采購申請表》，注明采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明及到貨時間，經(jīng)部門負責人審核確認后提交至行政部。預算審核：行政部專員核對采購申請是否符合年度預算，若超預算需說明原因并報財務部復核；預算內(nèi)申請由行政部負責人*審批通過后進入采購流程。需求確認：行政部與申請人溝通確認采購細節(jié)，如技術參數(shù)、品牌偏好（若有），避免采購物品與實際需求不符。（二）供應商選擇與采購執(zhí)行供應商篩選：行政部根據(jù)采購物品類型，從合格供應商庫中選擇至少3家供應商進行比價（若為緊急小額采購，可從定點供應商處采購），優(yōu)先選擇性價比高、服務優(yōu)質(zhì)的供應商。詢價與議價：向供應商發(fā)出詢價單，要求提供報價單、產(chǎn)品資質(zhì)及售后服務承諾，行政部結合質(zhì)量、價格、交期等因素綜合評估，與供應商進行議價確定最終合作方。簽訂合同/訂單：金額較大的采購需簽訂正式采購合同（明確雙方權利義務、交貨時間、驗收標準及付款方式），小額采購可填寫采購訂單，經(jīng)行政部負責人及財務部審批后蓋章生效。（三）驗收與入庫到貨驗收：物品送達后，行政部組織驗收小組（至少2人，包括申請人及行政專員）對照采購訂單/合同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量，并測試功能是否正常；驗收合格后填寫《物品驗收單》，各方簽字確認。資產(chǎn)登記（固定資產(chǎn)）：對單價1000元以上（或單位規(guī)定標準）的固定資產(chǎn)，行政部需建立《固定資產(chǎn)臺賬》，錄入資產(chǎn)編號、名稱、型號、采購日期、使用部門、保管人等信息，并粘貼資產(chǎn)標簽（標簽包含編號及名稱）。入庫與分發(fā)：驗收合格物品辦理入庫手續(xù)，行政部更新庫存臺賬；辦公用品按需分發(fā)至各部門，固定資產(chǎn)由使用部門簽領后領用。三、資產(chǎn)日常管理操作步驟（一）資產(chǎn)領用與歸還領用申請：員工需領用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領用申請表》，注明資產(chǎn)名稱、數(shù)量、領用用途，經(jīng)部門負責人*審批后提交至行政部。資產(chǎn)發(fā)放：行政部核對領用信息，確認無誤后發(fā)放資產(chǎn)，領用人需在《資產(chǎn)領用登記表》簽字，明保證管責任。歸還與轉(zhuǎn)移：員工離職、調(diào)動或資產(chǎn)閑置時，需將資產(chǎn)清理干凈、功能完好地歸還至行政部，辦理《資產(chǎn)歸還手續(xù)》；部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負責人*及行政部審批后更新臺賬信息。（二）資產(chǎn)維護與盤點日常維護：使用人需妥善保管資產(chǎn)，定期檢查（如電腦定期殺毒、打印機清潔），發(fā)覺故障及時報修；行政部建立《資產(chǎn)維修記錄》，記錄維修時間、故障原因、維修費用及維修結果。定期盤點：行政部每半年組織一次全面資產(chǎn)盤點，各部門配合核對臺賬與實物，填寫《資產(chǎn)盤點表》，保證賬、卡、物三相符；對盤盈、盤虧資產(chǎn)需查明原因，形成書面報告報領導審批后處理。（三）資產(chǎn)處置報廢申請：資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復或技術淘汰時，由使用部門填寫《資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)信息、報廢原因、殘值預估，經(jīng)行政部鑒定、財務部審核后報單位領導審批。處置執(zhí)行：審批通過后，行政部通過公開拍賣、報廢回收等方式處置資產(chǎn)，殘值收入及時入賬，更新臺賬信息，并注銷資產(chǎn)標簽。四、常用表單模板參考（一）行政采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購物品名稱規(guī)格型號數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）用途說明到貨時間需求附件（若有）部門負責人意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：財務部預算審核意見：簽字：日期：（二）固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期金額（元）使用部門保管人資產(chǎn)狀態(tài)（在用/閑置/維修/報廢）備注（三）資產(chǎn)盤點表盤點部門盤點人盤點日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤盈/盤虧數(shù)量原因說明處理意見（四）資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號報廢日期使用年限報廢原因殘值預估（元）使用部門意見簽字：行政部鑒定意見：簽字：日期：財務部審核意見：簽字：日期：五、關鍵操作提示預算控制優(yōu)先：所有采購需嚴格控制在年度預算內(nèi)，無預算或超預算采購需提前履行預算調(diào)整審批流程，避免資金浪費。審批流程規(guī)范：嚴格按照審批權限逐級報批，不得越級審批或簡化流程，保證采購與資產(chǎn)管理的合規(guī)性。資產(chǎn)標簽管理：固定資產(chǎn)必須粘貼唯一資產(chǎn)標簽，標簽不得隨意撕毀或更換，便于盤點與追溯。記錄留存完整：采購申請、驗收單、領用登記、盤點表、報廢申請等資料需分類存檔，保存期限不少于3年，以備審計或查詢。供應商動態(tài)管理：定期對供應商履約情況（如交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務）進行評估，建立供應商