中學檔案利用制度一、總則（一）目的中學檔案是學校教育教學、行政管理等各項工作的真實記錄，是學校發(fā)展歷程的重要見證。為了充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案的安全與完整，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、全體教職工以及因工作需要查閱、借閱檔案的校外單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要始終把檔案安全放在首位，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務教育教學原則檔案利用工作要緊密圍繞學校教育教學中心工作，積極主動地為師生提供優(yōu)質、高效的檔案信息服務，促進學校各項工作的順利開展。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用流程和管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責和要求，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進行。二、檔案利用范圍（一）學校內部利用1.教育教學研究教師為開展教學改革、撰寫教學論文、備課等需要，查閱相關學科的教學檔案、學生成績檔案、教研活動記錄等。2.行政管理學校各部門在制定工作計劃、總結工作經驗、處理日常事務等過程中，查閱各類行政管理檔案，如學校規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案、財務檔案等。3.學生管理班主任及相關學生管理部門為了解學生綜合素質、處理學生違紀事件、評選優(yōu)秀學生等，查閱學生個人檔案、品德表現記錄、獎懲情況等。4.校史研究學校歷史研究人員為編寫校史、整理學校發(fā)展歷程等，查閱學校各個時期的歷史檔案，包括建校初期的規(guī)劃文件、重要事件記錄、歷任領導任職資料等。（二）校外利用1.上級主管部門檢查指導工作教育主管部門、政府相關部門等來校檢查工作、調研時，根據工作需要查閱學校相關檔案資料。2.合作單位業(yè)務往來與學校有合作關系的企業(yè)、社會組織等，因合作項目需要，經學校同意后查閱相關檔案，如合作辦學協議、項目實施記錄等。3.司法機關調查取證司法機關在辦理涉及本校的案件時，依法查閱相關檔案資料作為證據。三、檔案查閱（一）查閱權限1.本校教職工因工作需要查閱本人檔案或與本人工作相關的檔案，經所在部門負責人同意后，可到檔案室查閱。2.本校教職工查閱非本人工作相關的檔案，需經檔案形成部門負責人和檔案室負責人批準。3.校外單位和個人查閱本校檔案，須持有單位介紹信或相關證明文件，經學校主管領導批準后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人（本校教職工）或學校主管領導（校外單位和個人）審批。3.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案室辦理查閱登記手續(xù)，領取查閱證。4.檔案室工作人員根據查閱人員的申請，提供相應的檔案，并在查閱過程中進行監(jiān)督和指導。5.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案室負責人同意，并按照規(guī)定的程序辦理。（三）查閱要求1.查閱人員必須愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時，應保持安靜，不得吸煙、隨地吐痰等，不得影響檔案室的正常工作秩序。3.查閱人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如需引用檔案信息，必須注明檔案來源。四、檔案借閱（一）借閱權限1.本校教職工因工作需要借閱檔案，經所在部門負責人和檔案室負責人批準后，可辦理借閱手續(xù)。2.校外單位和個人原則上不允許借閱本校檔案。如因特殊情況確需借閱，須經學校主管領導批準，并按照規(guī)定繳納一定的押金。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案的名稱和期限等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人（本校教職工）或學校主管領導（校外單位和個人）審批。3.審批通過后，借閱人員持申請表到檔案室辦理借閱登記手續(xù)，簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期間的責任和義務。4.檔案室工作人員根據借閱人員的申請，提供相應的檔案，并辦理借閱手續(xù)，發(fā)放借閱證。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。如需延期歸還，應提前向檔案室提出申請，經批準后方可延期。（三）借閱要求1.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。2.借閱人員應將檔案存放在安全的地方，防止檔案丟失、損壞或被盜。3.借閱期間，借閱人員如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案室報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案。檔案室工作人員應認真檢查歸還檔案的完整性和準確性，如有問題及時與借閱人員溝通解決。五、檔案復制（一）復制權限1.本校教職工因工作需要復制檔案，經所在部門負責人和檔案室負責人批準后，可到檔案室辦理復制手續(xù)。2.校外單位和個人因特殊情況需要復制本校檔案，須經學校主管領導批準，并按照規(guī)定繳納一定的復制費用。（二）復制流程1.復制人員填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、復制檔案的名稱和范圍等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人（本校教職工）或學校主管領導（校外單位和個人）審批。3.審批通過后，復制人員持申請表到檔案室辦理復制登記手續(xù)。4.檔案室工作人員根據復制人員的申請，對檔案進行復制，并按照規(guī)定的格式和數量提供復制件。5.復制人員應對復制件的真實性和完整性負責，不得擅自修改或偽造復制件。（三）復制要求1.復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件的質量。2.復制人員應在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行復制，不得擅自操作檔案復制設備。3.復制完成后，檔案室工作人員應將復制件與原件進行核對，確保復制內容準確無誤。4.復制人員應按照規(guī)定繳納復制費用，費用標準按照學校相關規(guī)定執(zhí)行。六、檔案證明出具（一）出具權限本校檔案室負責為本校教職工、學生以及校外單位和個人出具檔案證明。（二）出具流程1.申請出具檔案證明的人員填寫《檔案證明申請表》，注明證明事項、證明用途等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人（本校教職工、學生）或學校主管領導（校外單位和個人）審批。3.審批通過后，申請人員持申請表到檔案室辦理證明出具手續(xù)。4.檔案室工作人員根據申請表的內容，查閱相關檔案資料，核實信息后出具檔案證明，并加蓋學校檔案室印章。（三）出具要求1.檔案證明應內容真實、準確、完整，不得弄虛作假。2.檔案證明應按照規(guī)定的格式出具，注明證明的有效期和用途。3.檔案證明出具后，檔案室應將相關申請材料和證明存根進行整理歸檔，以備查閱。七、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校建立檔案利用監(jiān)督機制，檔案室負責對檔案利用過程進行全程監(jiān)督，確保檔案利用工作符合規(guī)定要求。2.學校紀檢監(jiān)察部門對檔案利用工作進行不定期檢查，對違規(guī)行為進行嚴肅查處。（二）檢查內容1.檔案查閱、借閱、復制、證明出具等手續(xù)是否齊全，審批程序是否規(guī)范。2.檔案利用人員是否遵守檔案利用制度，是否存在違規(guī)操作行為。3.檔案是否安全完整，是否存在丟失、損壞、泄露等情況。（三）問題處理1.對于在檔案利用過程中發(fā)現的問題，檔案室應及時向檔案利用人員指出，并要求其立即整改