檔案利用制度模板一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案利用過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)高效原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門為開(kāi)展日常工作，查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。2.員工因工作需要，查閱本人人事檔案、勞動(dòng)合同等相關(guān)檔案。3.因公司/組織內(nèi)部審計(jì)、績(jī)效考核、項(xiàng)目申報(bào)等工作，需要查閱相關(guān)檔案。4.因?qū)ν夂献?、業(yè)務(wù)洽談等需要，經(jīng)批準(zhǔn)后向合作方提供相關(guān)檔案資料。5.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情形。（二）利用條件1.查閱本部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，需提交本人有效身份證件，經(jīng)人力資源部門審核同意。3.因公司/組織內(nèi)部審計(jì)、績(jī)效考核、項(xiàng)目申報(bào)等工作查閱檔案，需由相關(guān)工作負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。4.因?qū)ν夂献?、業(yè)務(wù)洽談等需要向合作方提供檔案資料，需由業(yè)務(wù)部門填寫《檔案提供申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明提供檔案的內(nèi)容、用途、接收方等信息，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并與接收方簽訂保密協(xié)議。三、檔案查閱程序（一）申請(qǐng)1.申請(qǐng)人根據(jù)檔案利用需求，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、申請(qǐng)查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)查閱檔案的范圍是否符合規(guī)定、查閱目的是否合理、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。2.對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，檔案管理部門予以受理；對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。（三）查閱1.經(jīng)審核通過(guò)后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助申請(qǐng)人查閱檔案。查閱過(guò)程中，申請(qǐng)人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督申請(qǐng)人的查閱行為，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定，不損壞檔案。3.申請(qǐng)人如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明用途。四、檔案借閱程序（一）申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表除包含查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容外，還應(yīng)明確借閱期限、歸還方式等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱期限是否合理、借閱人是否具備保管檔案的條件等。2.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱1.審核通過(guò)后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，提醒借閱人妥善保管檔案，按時(shí)歸還。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。五、檔案提供利用程序（一）申請(qǐng)1.因?qū)ν夂献?、業(yè)務(wù)洽談等需要向合作方提供檔案資料的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《檔案提供申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明提供檔案的內(nèi)容、用途、接收方名稱、聯(lián)系方式等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門對(duì)提供申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核提供檔案的必要性、安全性以及接收方的資質(zhì)和信譽(yù)等。2.對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密或重要信息的檔案提供申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）審批1.經(jīng)審核通過(guò)后，檔案管理部門將申請(qǐng)表提交至公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，決定是否同意提供檔案資料以及提供的范圍和方式。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門通知業(yè)務(wù)部門按照審批意見(jiàn)辦理檔案提供手續(xù)。（四）提供1.業(yè)務(wù)部門按照審批意見(jiàn)，與接收方簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)需要提供的檔案進(jìn)行整理、復(fù)制或摘錄等操作。提供的檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、登記，并注明用途和接收方信息。3.將整理好的檔案資料交給業(yè)務(wù)部門，并由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與接收方進(jìn)行交接。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。六、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)生檔案損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案利用人員在查閱、借閱、提供檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鞑n案中的機(jī)密信息。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出公司/組織或提供給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)于因工作需要接觸機(jī)密檔案的人員，公司/組織應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。七、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.檢查檔案利用過(guò)程是否符合規(guī)定的程序和要求。3.檢查檔案利用人員是否遵守安全保密規(guī)定。4.檢查檔案歸還情況，確保檔案按時(shí)、完整歸還。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案利用制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令改正。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評(píng)教育等處理；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分