檔案收發(fā)公文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案收發(fā)公文管理，確保公文傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高公司行政管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)之間及公司與外部單位之間公文的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文的收發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程進(jìn)行，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則公文收發(fā)應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤，以保證信息傳遞的及時(shí)性和工作的高效性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文在收發(fā)過(guò)程中的安全，防止公文內(nèi)容泄露。二、公文種類(lèi)及格式（一）公文種類(lèi)1.上行文：主要用于下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、請(qǐng)示問(wèn)題等，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.下行文：用于上級(jí)向下級(jí)發(fā)布指示、通知、決定等，如命令、決定、通知、通報(bào)等。3.平行文：用于同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等，如函。（二）公文格式1.頁(yè)面設(shè)置公文應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號(hào)標(biāo)題一般用二號(hào)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題可適當(dāng)調(diào)整字號(hào)。3.排版要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。三、公文收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收登記公司收發(fā)室收到外部來(lái)文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，核對(duì)來(lái)文數(shù)量、封口等情況。對(duì)收到的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、日期、密級(jí)等信息。2.初審分類(lèi)對(duì)簽收登記后的公文進(jìn)行初審，檢查公文內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范。根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如分為上級(jí)文件、平級(jí)文件、下級(jí)文件等。3.呈批傳閱將初審分類(lèi)后的公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批示。根據(jù)批示意見(jiàn)，組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。4.承辦落實(shí)承辦部門(mén)接到傳閱后的公文后，應(yīng)按照批示要求及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門(mén)。對(duì)于需要回復(fù)的公文，承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)審核后發(fā)送。5.催辦督辦對(duì)承辦部門(mén)的公文辦理情況進(jìn)行催辦督辦，確保公文按時(shí)辦理完畢。對(duì)于逾期未辦理的公文，及時(shí)向承辦部門(mén)了解原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。6.歸檔保存公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)將公文原件及相關(guān)辦理材料整理歸檔，交公司檔案室保存。（二）發(fā)文流程1.擬稿審核各部門(mén)根據(jù)工作需要起草公文，擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、語(yǔ)言規(guī)范。擬稿完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.簽發(fā)印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核后的公文進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)后的公文交辦公室進(jìn)行編號(hào)、排版、印制。）辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，確定印發(fā)范圍，并按照規(guī)定格式進(jìn)行印制。3.蓋章登記印制好的公文加蓋公司印章，蓋章應(yīng)清晰、端正。對(duì)蓋章后的公文進(jìn)行登記，記錄發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)范圍等信息。4.分發(fā)傳遞根據(jù)發(fā)文登記情況，將公文分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或單位，并做好分發(fā)記錄。通過(guò)郵寄、專人送達(dá)等方式將公文傳遞給收件單位。5.歸檔保存辦公室將發(fā)文的原稿、印制件、分發(fā)記錄等材料整理歸檔，交公司檔案室保存。四、公文管理職責(zé)（一）公司辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司公文收發(fā)的日常管理工作，制定和完善公文管理制度。2.負(fù)責(zé)公文的簽收、登記、初審、分類(lèi)、呈批、傳閱、催辦、督辦等工作。3.負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、排版、印制、蓋章、分發(fā)等工作。4.負(fù)責(zé)公司檔案室的管理，做好公文的歸檔保存工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)公文的起草、審核、呈批等工作。2.按照公司公文管理制度的要求，及時(shí)辦理收文，并將辦理結(jié)果反饋給相關(guān)部門(mén)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)發(fā)文的擬稿、審核、呈批等工作，配合辦公室做好發(fā)文的印制、分發(fā)工作。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)重要公文進(jìn)行批示，指導(dǎo)公司公文管理工作。2.對(duì)公文的辦理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公文處理工作的順利進(jìn)行。五、公文保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，不得擅自擴(kuò)大。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)在文件上標(biāo)明密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。3.公文傳遞過(guò)程中，應(yīng)選擇安全可靠的方式，防止公文丟失或泄露。（二）保密責(zé)任1.公文管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)所接觸的公文內(nèi)容保密。2.各部門(mén)工作人員在辦理公文過(guò)程中，應(yīng)妥善保管公文，不得私自復(fù)印、傳播、泄露公文內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)公文有泄密情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、公文歸檔與查閱（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將公文原件及相關(guān)辦理材料整理歸檔。2.歸檔的公文應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和利用。3.歸檔的公文應(yīng)編制目錄，注明文號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等信息。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱公文，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱重要公文或涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)公文，不得在公文上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、摘抄公文內(nèi)容。4.外部單位查閱公司公文，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。七、公文處理時(shí)限（一）收文處理時(shí)限1.一般公文應(yīng)在收到后2個(gè)工作日內(nèi)完成簽收登記、初審分類(lèi)工作。2.呈批傳閱的公文應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批示。3.承辦部門(mén)應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)批示后的5個(gè)工作日內(nèi)完成公文辦理，并將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門(mén)。（二）發(fā)文處理時(shí)限1.擬稿部門(mén)應(yīng)在接到領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)后的2個(gè)工作日內(nèi)完成公文擬稿工作。2.審核、簽發(fā)工作應(yīng)在擬稿后的1個(gè)工作日內(nèi)完成。3.辦公室