明朝檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工，旨在規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為公司的決策、運營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。涵蓋公司行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷、生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)等各個領(lǐng)域的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司各部門形成的檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確，并按時向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理的兼職人員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱、利用等手續(xù)。4.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的有序存放和安全保管。3.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記和催還工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和正常使用。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案鑒定意見，對已到保管期限的檔案進行整理和造冊，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.積極開展檔案信息化工作，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、維護和利用，提高檔案管理的信息化水平。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照及變更文件。2.公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、請示報告、批復(fù)、通知、函件等。3.公司財務(wù)管理活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算、決算等。4.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事檔案等相關(guān)資料。5.公司市場營銷活動中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。6.公司生產(chǎn)運營活動中形成的文件材料，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護記錄、物資采購合同等。7.公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等。8.公司對外交往活動中形成的文件材料，如合作協(xié)議、商務(wù)信函、接待記錄、外事活動文件等。9.公司各類會議、活動、項目等形成的文件材料，包括會議通知、議程、簽到表、會議記錄、活動方案、項目文檔等。10.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如個人工作總結(jié)、業(yè)務(wù)成果報告、技術(shù)創(chuàng)新資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對收集到的文件材料應(yīng)進行初步整理，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，剔除重復(fù)、無用的文件。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，一般可分為行政管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、市場營銷類、生產(chǎn)運營類、技術(shù)研發(fā)類、對外交往類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)去除金屬物，并按照一定的順序排列文件。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保證檔案庫房環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限、密級等進行分類存放，便于檔案的查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，密集架和檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤（CD、DVD）、移動硬盤等，并分別存放在不同的地點，確保電子檔案的安全。4.對重要的檔案應(yīng)進行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照及變更文件；公司年度財務(wù)決算報告、審計報告；公司重大決策、重要會議形成的文件材料；公司重要的合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)文件等。3.長期保管的檔案主要包括公司行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷、生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)等方面一般性的文件材料，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司日常工作中形成的臨時性、階段性文件材料以及有效期較短的文件材料，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行記錄和處理。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級主管部門報告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.對檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等方面進行綜合分析，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定小組負責(zé)對公司到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用價值等，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.對涉及公司機密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)嚴格審查，確保檔案信息的安全。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，合理確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項目。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀過程中應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案銷毀的時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限與原檔案保管期限相同。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司綜合管理部門負責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等，確保檔案的完整和安全。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，可根據(jù)檔案提供的信息進行參考、分析、研究等，為公司的決策、運營和發(fā)展提供支持。2.公司外部人員利用檔案應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行，利用檔案的目的應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益。3.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用人員提供服務(wù)，根據(jù)利用人員的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息，提高檔案的利用效率。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、利用等功能，方便公司內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位的使用。3.利用信息化手段，加強檔案的安全保密管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保檔案內(nèi)容清晰、完整，圖像質(zhì)量符合要求。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案信息索引，便于檔案的查詢和檢索。3.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。4.電子檔案存儲與備份建立電子檔案存儲服務(wù)器，對電子檔案進行集中存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，并分別存放在不同的地點，確保電子檔案的安全。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，嚴格控