會(huì)計(jì)檔案制度管理一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整與安全。按照規(guī)定的期限和程序，向檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號、存儲(chǔ)等管理。按照規(guī)定提供會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，確保銷毀程序合法合規(guī)。3.其他部門各部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)工作，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行整理歸檔。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要依據(jù)。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等，用于補(bǔ)充記錄特定資產(chǎn)或業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，并據(jù)以編制的調(diào)節(jié)企業(yè)銀行存款余額的表格。2.銀行對賬單：是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。3.納稅申報(bào)表：是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊：記錄會(huì)計(jì)檔案從財(cái)務(wù)部門移交至檔案管理部門過程中相關(guān)信息的清單，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單,包括檔案類別、編號、保管期限、存放地點(diǎn)等。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過程中相關(guān)信息的清單，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因等。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料：如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將原始憑證傳遞給會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成記賬憑證的編制。2.對于從外部取得的會(huì)計(jì)資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性和完整性。如有缺失或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)與對方聯(lián)系補(bǔ)充或更正。3.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理按照記賬憑證的編號順序排列，檢查憑證是否齊全，附件是否完整。對憑證進(jìn)行折疊、粘貼，確保憑證大小一致，便于裝訂。在憑證封面上填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理拆除賬簿的封皮、封底，將賬頁整理整齊。對于活頁賬，應(yīng)抽出空白賬頁，填寫賬戶目錄，并裝訂成冊。在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理將各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按時(shí)間順序排列，檢查報(bào)告的完整性和準(zhǔn)確性。對于年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，應(yīng)包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表附注等相關(guān)資料，并進(jìn)行統(tǒng)一裝訂。在報(bào)告封面上填寫單位名稱、年度、報(bào)告名稱等信息，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，確保資料的有序存放。對于會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等，應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫相關(guān)信息，并妥善保管。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的安全保管。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限進(jìn)行編號，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢。對電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全可靠。同時(shí)，應(yīng)采取必要的加密、防病毒等措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改或損壞。（三）保管地點(diǎn)變更規(guī)定1.會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)如需變更，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)。2.在變更保管地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面清查，確保檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。交接雙方應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽字確認(rèn)，注明交接日期、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，由檔案管理人員陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。3.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等信息。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或擅自銷毀。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用記錄與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.定期對會(huì)計(jì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤檢查,了解檔案的使用效果和歸還情況。如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決，確保會(huì)計(jì)檔案的正常利用。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。2.鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案是否仍需保存。對仍有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書應(yīng)由鑒定人員簽名或蓋章，并加蓋單位公章。鑒定意見書應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見、鑒定日期等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：由檔案管理部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限以及銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對。銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管