檔案館交接制度一、總則（一）目的為了確保檔案館檔案交接工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位進(jìn)行檔案交接的活動。（三）基本原則1.真實性原則：交接的檔案必須是真實反映公司/組織各項活動的原始記錄。2.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，包括相關(guān)的文件、資料、圖表等。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：交接過程應(yīng)遵循規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理規(guī)范。5.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、交接主體及職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度要求，對擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目、裝訂等前期準(zhǔn)備工作，確保檔案符合移交標(biāo)準(zhǔn)。2.填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并對清單內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)。3.向接收方介紹檔案的形成背景、內(nèi)容及相關(guān)注意事項，協(xié)助接收方做好檔案接收工作。4.在規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案及相關(guān)資料移交給接收方，并辦理交接手續(xù)。（二）接收方職責(zé)1.對移交方提交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照《檔案移交清單》接收檔案，并在清單上簽字確認(rèn)。3.對接收的檔案及時進(jìn)行妥善保管，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、存儲，確保檔案安全。4.如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求其限期整改。三、檔案交接內(nèi)容（一）文書檔案1.各類紅頭文件、通知、報告、請示等正式文件。2.會議文件，包括會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、匯報材料等。4.規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等規(guī)范性文件。（二）科技檔案1.項目立項文件，如可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。3.施工過程文件，如施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更等。4.竣工驗收文件，如竣工驗收報告、質(zhì)量檢驗報告等。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。（四）人事檔案1.員工入職登記表、簡歷、身份證復(fù)印件等。2.勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價材料。3.工資變動記錄、社保繳納記錄等。4.員工離職手續(xù)辦理材料。（五）電子檔案1.以電子形式保存的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。2.電子檔案的存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等。3.電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件名稱、格式、大小、存儲位置等。四、交接程序（一）交接準(zhǔn)備1.移交方提前對擬移交檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容，確保檔案齊全完整。2.根據(jù)檔案清查情況，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案進(jìn)行整理，確保存儲介質(zhì)完好，數(shù)據(jù)可讀取，并按照要求標(biāo)注元數(shù)據(jù)信息。（二）交接實施1.移交方與接收方共同確定交接時間、地點，并提前通知相關(guān)人員。2.在交接現(xiàn)場，移交方按照《檔案移交清單》逐一核對檔案，向接收方介紹檔案的基本情況和相關(guān)背景信息。3.接收方對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問題及時提出并記錄。4.雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）特殊情況處理1.如遇檔案缺失、損壞等情況，移交方應(yīng)說明原因，并盡快查找、補(bǔ)充或修復(fù)。2.對于電子檔案數(shù)據(jù)無法讀取或存在錯誤的，移交方應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行技術(shù)處理，確保數(shù)據(jù)正常。3.因特殊原因無法當(dāng)場完成交接的，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，可約定后續(xù)交接時間和方式，但應(yīng)做好相關(guān)記錄。五、交接時間要求（一）定期交接1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案管理實際情況，確定定期檔案交接時間，原則上每年進(jìn)行一次全面交接。2.定期交接時間應(yīng)提前通知各部門，確保移交方有足夠時間進(jìn)行檔案整理和準(zhǔn)備工作。（二）臨時交接1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動、項目結(jié)束等原因需要進(jìn)行檔案交接的，應(yīng)及時辦理臨時交接手續(xù)。2.臨時交接應(yīng)在相關(guān)事項確定后[X]個工作日內(nèi)完成，確保檔案及時移交和妥善處理。六、交接監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接程序符合規(guī)定要求。2.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促移交方和接收方進(jìn)行整改，確保檔案交接工作順利完成。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查。2.對外部檢查提出的意見和建議，認(rèn)真落實整改，不斷完善檔案交接制度和工作流程。七、保密與安全（一）保密要求1.交接雙方應(yīng)對涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案交接過程中，如需接觸機(jī)密檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如簽訂保密協(xié)議等。（二）安全保障1.確保檔案在交接過程中的實體安全，避免檔案受損、丟失。2.對電子檔案交接，要采取加密傳輸、存儲介質(zhì)防護(hù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案交接相關(guān)培訓(xùn)，提高移交方和接收方的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案整理規(guī)范、交接程序、保密要求等，確保相關(guān)人員熟悉檔案交接工作流程。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)要求。2.增強(qiáng)全體員工對檔案交接工作的認(rèn)識和重視程度，營造良好的檔案管理氛圍。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因移交方原因?qū)е聶n案交接出現(xiàn)問題，如檔案缺失、信息錯誤等，由移交方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.接收方未按照規(guī)定程序接收檔案或?qū)邮諜n案保管不善造成損失的，由接收方承擔(dān)責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反檔案交接制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評