律所檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律所各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義本律所檔案是指在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、視聽資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：律所檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門本律所設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)律所檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。7.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的卷宗材料，包括案件受理登記表、委托代理合同、授權(quán)委托書、證據(jù)材料、庭審記錄、裁判文書等。2.法律文書的起草、審核、簽發(fā)等過(guò)程中形成的文件材料。3.律所內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.與客戶溝通、洽談業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的文件材料，如客戶資料、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、往?lái)信函等。5.參加各類培訓(xùn)、研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)形成的文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、抽取或損壞。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為案件檔案、行政管理檔案、業(yè)務(wù)拓展檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.案件檔案：按照案件類型、年份、案件編號(hào)等進(jìn)行分類。2.行政管理檔案：按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，如規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理等。3.業(yè)務(wù)拓展檔案：按照客戶類型、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.案件檔案編號(hào)：采用“年份+案件類型代碼+案件編號(hào)”的格式，如“2023C001”，其中“2023”表示年份，“C”表示民事案件類型代碼，“001”表示案件編號(hào)。2.行政管理檔案編號(hào)：采用“類別代碼+年份+順序號(hào)”的格式，如“XZ2023001”，其中“XZ”表示行政管理類別代碼，“2023”表示年份，“001”表示順序號(hào)。3.業(yè)務(wù)拓展檔案編號(hào)：采用“客戶類型代碼+年份+項(xiàng)目編號(hào)”的格式，如“KH2023001”，其中“KH”表示客戶類型代碼，“2023”表示年份，“001”表示項(xiàng)目編號(hào)。（三）代碼表1.案件類型代碼：C：民事案件M：刑事案件A：行政案件其他：根據(jù)實(shí)際情況另行確定2.行政管理類別代碼：XZ：行政管理RS：人事管理CW：財(cái)務(wù)管理GL：綜合管理（包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等）其他：根據(jù)實(shí)際情況另行確定3.客戶類型代碼：KH：企業(yè)客戶JR：金融機(jī)構(gòu)客戶GS：政府機(jī)關(guān)客戶其他：根據(jù)實(shí)際情況另行確定五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)律所具有重要?dú)v史意義、長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，如律所成立以來(lái)的重要文件、重大案件檔案等，實(shí)行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要包括一般性案件檔案、重要業(yè)務(wù)文件等。保管期限為10年的檔案：主要包括一般性行政管理文件、短期業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。（二）確定保管期限的原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定。2.結(jié)合律所的實(shí)際情況，考慮檔案的重要性、查考利用價(jià)值等因素。（三）保管期限的調(diào)整1.檔案保管期限確定后，如因特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.調(diào)整保管期限時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，確保檔案保管期限的合理性。六、檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.視聽資料：應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并注明相關(guān)信息。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀等。3.電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）保護(hù)措施1.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止檔案信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，確保檔案的安全。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.律所員工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.需要查閱重要檔案或涉及保密內(nèi)容檔案的，應(yīng)經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱人查閱檔案后，應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.律所員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱重要檔案或涉及保密內(nèi)容檔案的，應(yīng)經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由律所負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和律所的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清單》。