檔案庫區(qū)巡查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫區(qū)的安全管理，確保檔案資料的完整性、安全性和保密性，特制定本巡查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫區(qū)的巡查工作。（三）基本原則1.定期巡查原則：按照規(guī)定的時間間隔對檔案庫區(qū)進(jìn)行巡查，確保及時發(fā)現(xiàn)問題。2.全面覆蓋原則：巡查范圍涵蓋檔案庫區(qū)的各個區(qū)域，包括檔案存儲區(qū)域、設(shè)備設(shè)施區(qū)域、出入口等。3.責(zé)任明確原則：明確各巡查人員的職責(zé)，確保巡查工作落實(shí)到人。4.及時整改原則：對巡查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時采取措施進(jìn)行整改，消除安全隱患。二、巡查組織與人員職責(zé)（一）巡查組織架構(gòu)成立檔案庫區(qū)巡查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案庫區(qū)巡查工作，制定巡查計劃，審核巡查報告，研究解決巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題。（二）巡查人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案庫區(qū)巡查工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。審核巡查計劃和巡查報告，對巡查工作提出總體要求和指導(dǎo)意見。協(xié)調(diào)解決巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，確保巡查工作順利開展。2.副組長職責(zé)協(xié)助組長開展檔案庫區(qū)巡查工作，具體組織實(shí)施巡查計劃。對巡查人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高巡查人員的業(yè)務(wù)水平。審核巡查報告，對巡查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。定期向組長匯報巡查工作進(jìn)展情況，及時反饋巡查中發(fā)現(xiàn)的重要問題。3.巡查人員職責(zé)按照巡查計劃和要求，對檔案庫區(qū)進(jìn)行定期巡查，認(rèn)真填寫巡查記錄。負(fù)責(zé)檢查檔案庫區(qū)的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度控制設(shè)備等是否完好有效。檢查檔案存儲環(huán)境，包括溫度、濕度、通風(fēng)情況等是否符合要求。查看檔案資料的存放情況，確保檔案擺放整齊、有序，無損壞、丟失現(xiàn)象。檢查檔案庫區(qū)的清潔衛(wèi)生情況，保持庫區(qū)環(huán)境整潔。對巡查中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、巡查內(nèi)容（一）安全設(shè)施設(shè)備巡查1.消防設(shè)施巡查檢查滅火器的壓力是否正常，零部件是否完好，有效期是否屆滿。查看消火栓的閥門是否開啟靈活，水帶、水槍是否完好無損。2.防盜設(shè)施巡查檢查門窗是否牢固，門鎖是否正常，防盜報警裝置是否靈敏有效。查看監(jiān)控攝像頭是否正常工作，監(jiān)控記錄是否完整。3.溫濕度控制設(shè)備巡查檢查空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備是否運(yùn)行正常，溫濕度是否控制在規(guī)定范圍內(nèi)。查看溫濕度記錄是否準(zhǔn)確、完整，是否按時填寫。（二）檔案存儲環(huán)境巡查1.溫度巡查使用溫度計測量檔案庫區(qū)不同區(qū)域的溫度，確保溫度符合檔案存儲要求。檢查溫度變化情況，是否存在異常波動。2.濕度巡查采用濕度計檢測檔案庫區(qū)的濕度，保證濕度在適宜范圍內(nèi)。觀察濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的運(yùn)行效果，是否能夠有效控制濕度。3.通風(fēng)巡查查看通風(fēng)口是否暢通，通風(fēng)設(shè)備是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檢查通風(fēng)效果，是否能夠保證空氣流通，防止檔案受潮、發(fā)霉。（三）檔案資料巡查1.檔案擺放巡查檢查檔案架、檔案柜是否擺放整齊，檔案是否分類存放，標(biāo)識是否清晰。查看檔案的排列順序是否合理，便于查找和利用。2.檔案完整性巡查核對檔案的數(shù)量與清單是否一致，有無缺失、損壞現(xiàn)象。檢查檔案的裝訂、編目等是否規(guī)范，確保檔案的完整性。3.檔案保密性巡查查看檔案庫區(qū)是否設(shè)置專門的查閱區(qū)域，查閱檔案是否履行審批手續(xù)。檢查檔案存儲區(qū)域是否有無關(guān)人員進(jìn)入，防止檔案信息泄露。（四）清潔衛(wèi)生巡查1.地面清潔巡查查看檔案庫區(qū)地面是否干凈整潔，有無雜物、灰塵。檢查清潔工具是否擺放整齊，清潔設(shè)備是否正常使用。2.貨架清潔巡查檢查檔案架、檔案柜表面是否清潔，有無污漬、灰塵。查看貨架上是否有雜物堆積，影響檔案存放和通風(fēng)。3.庫區(qū)環(huán)境巡查檢查檔案庫區(qū)的墻壁、天花板是否清潔，有無蜘蛛網(wǎng)、污漬。查看庫區(qū)的照明設(shè)備是否正常，光線是否充足。四、巡查頻率與時間安排（一）巡查頻率1.日常巡查：每天至少進(jìn)行一次全面巡查，由當(dāng)班巡查人員負(fù)責(zé)。2.定期巡查：每周組織一次專項巡查，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人帶隊，各巡查人員參加。3.節(jié)假日巡查：在法定節(jié)假日、重要活動期間，增加巡查次數(shù)，確保檔案庫區(qū)安全。（二）時間安排1.日常巡查時間：在檔案庫區(qū)正常工作時間內(nèi)進(jìn)行，具體時間可根據(jù)實(shí)際情況自行安排，但應(yīng)保證每天至少有一次巡查覆蓋整個庫區(qū)。2.定期巡查時間：每周[具體日期]上午[具體時間]開始，巡查時間根據(jù)庫區(qū)大小和巡查內(nèi)容確定，一般不少于[X]小時。3.節(jié)假日巡查時間：在節(jié)假日當(dāng)天及前后一天各進(jìn)行一次巡查，時間安排在上午[具體時間]，確保在節(jié)假日期間檔案庫區(qū)的安全狀況得到及時檢查。五、巡查記錄與報告（一）巡查記錄1.巡查人員應(yīng)認(rèn)真填寫巡查記錄，記錄內(nèi)容包括巡查時間、巡查人員、巡查區(qū)域、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。2.巡查記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的表格形式，字跡工整、清晰，不得涂改。3.巡查記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。（二）巡查報告1.定期巡查結(jié)束后，巡查人員應(yīng)及時撰寫巡查報告，報告內(nèi)容包括巡查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議及整改落實(shí)情況等。2.巡查報告應(yīng)經(jīng)巡查人員簽字確認(rèn)后，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對巡查報告進(jìn)行審核后，報公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。4.巡查報告應(yīng)存檔保存，作為檔案庫區(qū)安全管理工作的重要資料。六、問題處理與整改（一）問題處理流程1.巡查人員在巡查過程中發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)立即記錄下來，并及時報告給檔案管理部門負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，及時組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定整改措施。3.整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限和整改要求，確保整改工作落實(shí)到位。4.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照整改措施的要求，認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，及時消除安全隱患。（二）整改跟蹤與復(fù)查1.檔案管理部門應(yīng)建立整改跟蹤臺賬，對整改工作進(jìn)行全程跟蹤，及時掌握整改工作進(jìn)展情況。2.在整改期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對整改不力的責(zé)任部門和責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅批評教育，并責(zé)令其重新整改，直至達(dá)到要求為止。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織巡查人員參加檔案庫區(qū)安全管理知識培訓(xùn)，提高巡查人員的業(yè)務(wù)水平和安全意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保護(hù)知識、安全設(shè)施設(shè)備操作使用、巡查方法與技巧等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立巡查人員考核制度，對巡查人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括巡查工作的執(zhí)行情況、問題發(fā)現(xiàn)與處理能力、工作責(zé)任心等