家長(zhǎng)學(xué)校檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)家長(zhǎng)學(xué)校的規(guī)范化管理，提高家長(zhǎng)學(xué)校的教育質(zhì)量和服務(wù)水平，充分發(fā)揮家長(zhǎng)學(xué)校在家庭教育中的重要作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本校家長(zhǎng)學(xué)校的檔案管理工作，包括家長(zhǎng)學(xué)校的組織架構(gòu)、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)員信息、家校溝通記錄等各類檔案資料的收集、整理、保管和利用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映家長(zhǎng)學(xué)校的工作情況和教學(xué)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集家長(zhǎng)學(xué)校各項(xiàng)工作的相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)和裝訂，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)員個(gè)人隱私和學(xué)校機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)家長(zhǎng)學(xué)校檔案的集中管理和日常維護(hù)工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱和統(tǒng)計(jì)等工作。（二）各部門職責(zé)1.教學(xué)部門：負(fù)責(zé)收集、整理教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)員成績(jī)等教學(xué)相關(guān)檔案資料，并定期移交檔案管理部門。2.學(xué)員管理部門：負(fù)責(zé)建立學(xué)員檔案，包括學(xué)員基本信息、報(bào)名資料、學(xué)習(xí)記錄、家校溝通記錄等，及時(shí)更新學(xué)員信息，并將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。3.活動(dòng)組織部門：負(fù)責(zé)收集、整理家長(zhǎng)學(xué)校組織的各類活動(dòng)資料，如講座通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等，移交檔案管理部門歸檔。4.其他部門：按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提供本部門工作中產(chǎn)生的與家長(zhǎng)學(xué)校相關(guān)的檔案資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.組織架構(gòu)類：包括家長(zhǎng)學(xué)校的章程、組織架構(gòu)圖、人員職責(zé)分工等文件。2.教學(xué)管理類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)員教材、學(xué)員成績(jī)等資料。3.學(xué)員管理類：包含學(xué)員基本信息登記表、報(bào)名申請(qǐng)表、學(xué)習(xí)記錄、考勤記錄、家校溝通記錄等。4.活動(dòng)資料類：如活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)總結(jié)等。5.師資隊(duì)伍類：教師簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果等資料。6.財(cái)務(wù)檔案類：收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。7.其他類：不屬于以上分類的其他與家長(zhǎng)學(xué)校相關(guān)的檔案資料。（二）編號(hào)規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年教學(xué)管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023JM05”，其中“2023”表示年份，“JM”表示教學(xué)管理類的類別代碼，“05”表示流水號(hào)。具體類別代碼如下：1.組織架構(gòu)類：ZZJG2.教學(xué)管理類：JMGL3.學(xué)員管理類：XYGL4.活動(dòng)資料類：HDZL5.師資隊(duì)伍類：SZDW6.財(cái)務(wù)檔案類：CWD7.其他類：QT四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)資料的原始性和真實(shí)性進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合要求。（二）整理方法1.檔案管理人員收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中。4.在整理檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞或不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。五、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引，方便快速定位所需檔案。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管期限1.長(zhǎng)期保管檔案：涉及家長(zhǎng)學(xué)校重要?dú)v史資料、長(zhǎng)期教學(xué)成果、學(xué)員重要信息等檔案資料，保管期限為永久。2.定期保管檔案：一般教學(xué)資料、活動(dòng)資料、學(xué)員短期學(xué)習(xí)記錄等檔案資料，保管期限為[X]年。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。3.對(duì)于涉及重要信息或機(jī)密的檔案資料，銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密處理，確保信息不被泄露。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱家長(zhǎng)學(xué)校檔案資料的，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，不得將檔案資料帶出指定地點(diǎn)。（二）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案資料的期限按照審批意見執(zhí)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)，并經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記與歸還1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，檔案管理人員在歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案利用1.鼓勵(lì)各部門充分利用家長(zhǎng)學(xué)校檔案資料，為教學(xué)研究、學(xué)員管理、家校溝通等工作提供參考和依據(jù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案資料的利用情況，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)，提高檔案服務(wù)水平。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立家長(zhǎng)學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案資料的查詢、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入各類檔案資料的基本信息，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、內(nèi)容摘要等，并支持上傳電子文檔和圖片。2.檔案查詢模塊：提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱搜索、按時(shí)間段搜索、按類別搜索等，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.檔案借閱模塊：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，記錄借閱全過程信息。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)檔案資料進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類報(bào)表和圖表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、利用情況分析等，為學(xué)校管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志記錄等功能，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼，定期更換密碼，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并異地存放。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障