海外工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海外工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在海外工程建設(shè)、管理、維護(hù)及后續(xù)運(yùn)營(yíng)中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在海外開展的各類工程建設(shè)項(xiàng)目，包括但不限于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工業(yè)項(xiàng)目、能源項(xiàng)目等從項(xiàng)目籌備、實(shí)施到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映海外工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（四）管理職責(zé)1.公司總部檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善海外工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各海外工程項(xiàng)目部的檔案管理工作。負(fù)責(zé)接收、保管公司海外工程的重要檔案，并提供檔案查閱、利用服務(wù)。定期對(duì)海外工程檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.海外工程項(xiàng)目部設(shè)立檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作。按照公司檔案管理制度的要求，組織開展項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。接受公司總部檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)報(bào)送項(xiàng)目檔案管理情況。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.海外工程建設(shè)過程中，各部門、各崗位人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.涉及工程變更、技術(shù)方案調(diào)整等重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)在決策過程中同步記錄相關(guān)討論、審批等環(huán)節(jié)的文件材料，確保文件的連貫性和準(zhǔn)確性。（二）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。與項(xiàng)目相關(guān)的國(guó)際合作協(xié)議、合同意向書、招投標(biāo)文件等。2.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、設(shè)計(jì)說明、計(jì)算書等。設(shè)計(jì)變更文件及相關(guān)審批記錄。3.施工過程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。工程質(zhì)量問題處理記錄、質(zhì)量事故報(bào)告及處理結(jié)果。施工日志、監(jiān)理日志。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報(bào)（季報(bào)、年報(bào)）、監(jiān)理工作總結(jié)。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告。5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表。工程竣工報(bào)告、工程質(zhì)量保修書。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）及竣工圖編制說明。工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收意見及整改記錄。6.其他文件與工程相關(guān)的外事活動(dòng)文件，如接待外賓記錄、出國(guó)考察報(bào)告等。工程建設(shè)過程中的聲像、電子文件，如照片、錄像、電子郵件、電子文檔等。（三）收集要求1.各部門、各崗位人員應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料移交本項(xiàng)目檔案管理人員，確保文件材料的收集不遺漏、不延誤。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)督促相關(guān)人員補(bǔ)充或整改。3.對(duì)于外來文件，如業(yè)主、監(jiān)理單位、供應(yīng)商等提供的文件，應(yīng)進(jìn)行簽收登記，并納入項(xiàng)目檔案管理范圍。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.按工程項(xiàng)目階段分類：分為項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等階段。2.按文件性質(zhì)分類：分為管理文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件等。3.按專業(yè)分類：如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、安全、環(huán)保等專業(yè)。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.編頁(yè)號(hào)：對(duì)每份文件材料進(jìn)行頁(yè)號(hào)編寫，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在有文字的頁(yè)面正面的右上角，背面的左上角。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明案卷號(hào)、題名、保管期限等信息。（四）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在工程建設(shè)過程中及時(shí)歸檔，確保檔案與工程進(jìn)度同步。一般情況下，每個(gè)月應(yīng)進(jìn)行一次集中歸檔，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要增加歸檔次數(shù)。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝盒整齊。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保歸檔質(zhì)量。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份交公司總部檔案管理部門備案。四、檔案的保管與利用（一）保管場(chǎng)所1.公司總部應(yīng)設(shè)立專門的海外工程檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。2.海外工程項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的檔案保管場(chǎng)所，保證檔案的安全存放。（二）保管期限1.海外工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工圖等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的文件。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年），主要包括工程設(shè)計(jì)文件、施工過程中的重要文件、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。短期保管的檔案：保管期限為少于10年，主要包括一般性的文件材料，如工程進(jìn)度報(bào)告、監(jiān)理月報(bào)等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)報(bào)公司總部檔案管理部門批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制工作，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。（四）利用管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱海外工程檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司總部檔案管理部門或項(xiàng)目檔案管理部門查閱。2.外部單位因特殊原因需要查閱公司海外工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信、查閱人有效身份證件等，經(jīng)公司總部檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在審批范圍內(nèi)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。4.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司總部檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)海外工程檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、工程技術(shù)專家、法務(wù)人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.填寫《檔案鑒定意見書》，詳細(xì)說明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。3.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案鑒定意見書》進(jìn)行審核簽字，報(bào)公司總部檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司海外工程檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，確保圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號(hào)等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存