高校檔案移交制度一、總則（一）目的為加強高校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案向?qū)W校檔案部門的移交。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.及時準確原則。檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時、準確地向檔案部門移交檔案。3.規(guī)范有序原則。檔案移交工作應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行，確保檔案移交工作的規(guī)范有序。二、檔案移交的主體與職責（一）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照學校檔案部門規(guī)定的時間和要求，將應(yīng)移交的檔案整理好，編制檔案移交目錄，向檔案部門移交。3.協(xié)助檔案部門做好檔案的審核、驗收等工作。（二）檔案部門職責1.負責制定檔案移交制度和工作流程，指導和監(jiān)督檔案形成部門的檔案整理工作。2.接收檔案形成部門移交的檔案，對移交的檔案進行審核、驗收，辦理交接手續(xù)。3.對接收的檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。三、檔案移交的范圍與內(nèi)容（一）檔案移交范圍1.黨群工作類檔案，包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作等方面形成的檔案。2.行政管理類檔案，包括學校行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、后勤管理等方面形成的檔案。3.教學管理類檔案，包括教學計劃、教學大綱、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實踐教學、教學質(zhì)量監(jiān)控等方面形成的檔案。4.科學研究類檔案，包括科研項目立項、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權(quán)等方面形成的檔案。5.學生管理類檔案，包括學生招生、學籍管理、獎懲、就業(yè)等方面形成的檔案。6.基本建設(shè)類檔案，包括學?；窘ㄔO(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面形成的檔案。7.儀器設(shè)備類檔案，包括儀器設(shè)備的購置、驗收、使用、維護、報廢等方面形成的檔案。8.產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案，包括學校生產(chǎn)的產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等方面形成的檔案。9.外事工作類檔案，包括學校對外交流與合作、留學生管理等方面形成的檔案。10.其他類檔案，包括學校在各項工作活動中形成的具有保存價值的其他檔案。（二）檔案移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案，包括文件、資料、圖表、報表、名冊、照片、錄音帶、錄像帶等。2.電子檔案，包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各種文件、資料、圖表、報表、名冊等。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理和存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。3.實物檔案，包括學校在各項工作活動中形成的具有保存價值的實物，如獎杯、獎牌、證書、印章等。實物檔案應(yīng)進行詳細登記，并妥善保管。四、檔案移交的時間與期限（一）檔案移交時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成整理并移交檔案部門。例如，2023年形成的檔案，應(yīng)在2024年6月30日前移交。2.對于一些重大活動或項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理并移交檔案部門。（二）檔案移交期限1.檔案形成部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案的整理和移交工作，不得拖延。如因特殊原因需要延期移交的，應(yīng)提前向檔案部門提出書面申請，經(jīng)批準后方可延期。延期最長不得超過三個月。2.檔案部門應(yīng)在接收檔案后及時進行審核、驗收，辦理交接手續(xù)。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時通知檔案形成部門進行整改，整改合格后再辦理交接手續(xù)。五、檔案移交的程序與要求（一）檔案整理1.檔案形成部門應(yīng)按照學校檔案部門制定的檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學、編號準確、編目規(guī)范、裝訂整齊，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理和存儲，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（二）編制檔案移交目錄1.檔案形成部門在檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案移交目錄。檔案移交目錄應(yīng)包括檔案的類別、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。2.檔案移交目錄應(yīng)一式兩份，一份由檔案形成部門留存，一份隨檔案一并移交檔案部門。（三）檔案審核1.檔案部門在接收檔案前，應(yīng)對檔案移交目錄和檔案進行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等方面。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案部門應(yīng)及時通知檔案形成部門進行整改。整改合格后，再辦理交接手續(xù)。（四）檔案驗收1.檔案部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等方面。2.檔案驗收合格后，檔案部門應(yīng)在檔案移交目錄上簽字確認，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案移交清單、交接時間、交接人等內(nèi)容。（五）檔案移交手續(xù)辦理1.檔案形成部門和檔案部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理檔案移交手續(xù)。移交手續(xù)辦理完畢后，雙方應(yīng)各執(zhí)一份檔案移交清單，以備查考。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的類別、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、移交時間、移交人、接收人等內(nèi)容。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門學校檔案管理部門負責對檔案移交工作進行監(jiān)督檢查。同時，學校紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對檔案移交工作的監(jiān)督，確保檔案移交工作的公正、公平、公開。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案形成部門是否按照規(guī)定的時間和要求向檔案部門移交檔案。2.檔案移交的范圍、內(nèi)容是否符合規(guī)定要求。3.檔案整理是否規(guī)范，檔案移交目錄編制是否準確。4.檔案審核、驗收工作是否認真負責，交接手續(xù)是否齊全。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。學校檔案管理部門定期對檔案移交工作進行檢查，檢查結(jié)果及時通報。2.不定期抽查。學校紀檢監(jiān)察部門不定期對檔案移交工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查。對于一些重要檔案或特殊情況下的檔案移交工作，學校檔案管理部門可組織專項檢查，確保檔案移交工作的質(zhì)量。（四）問題處理1.對于在檔案移交工作中發(fā)現(xiàn)的問題，學校檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求檔案形成部門限期整改。2.對于整改不力或拒不整改的部門，學校將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分，并責令其重新辦理檔案移交手續(xù)。3.對于在檔案移交工作中違反法律法規(guī)和學校規(guī)定的行為，學校將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。七、檔案移交后的管理與利用（一）檔案保管1.檔案部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，對接收的檔案進行妥善保管。檔案保管應(yīng)做到安全、保密、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.檔案部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全完整。（二）檔案利用1.檔案部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為學校各部門、各單位和個人提供檔案利用服務(wù)。檔案利用應(yīng)做到方便、快捷、高效。2.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用制度，愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學校檔案鑒定小組負責組織實施。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面、客