外包檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外包業(yè)務(wù)檔案管理，確保外包業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包業(yè)務(wù)檔案的管理與檢查工作，包括但不限于業(yè)務(wù)外包、服務(wù)外包、項(xiàng)目外包等涉及的各類檔案。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證外包檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映外包業(yè)務(wù)全過程。3.安全保密原則：加強(qiáng)外包檔案的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案信息的需求。二、外包檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善外包檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好外包檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司外包業(yè)務(wù)檔案，建立健全檔案管理臺賬，定期對檔案進(jìn)行整理、分類、編目和數(shù)字化處理。3.組織開展外包檔案的定期檢查和專項(xiàng)檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門外包業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)移交。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案目錄和相關(guān)標(biāo)識，配合檔案管理部門做好檔案的數(shù)字化處理和利用工作。3.在業(yè)務(wù)外包過程中，明確檔案管理責(zé)任，督促外包服務(wù)提供商做好檔案管理工作，并對外包服務(wù)提供商提交的檔案進(jìn)行初步審核。(三)外包服務(wù)提供商職責(zé)1.按照合同約定，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管其所承擔(dān)外包業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案，并定期向公司業(yè)務(wù)部門提交檔案清單。2.建立健全外包業(yè)務(wù)檔案管理制度，確保檔案管理工作符合公司要求和國家法律法規(guī)規(guī)定。3.接受公司檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。三、外包檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)外包合同、協(xié)議及其補(bǔ)充文件。2.外包業(yè)務(wù)需求文檔、項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。3.外包服務(wù)提供商的資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照、人員簡歷等相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)往來信函、電子郵件、會議紀(jì)要等溝通記錄。5.財(cái)務(wù)結(jié)算憑證、發(fā)票、付款記錄等分。6.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、測試記錄、用戶反饋等相關(guān)資料。7.其他與外包業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目啟動時(shí)，明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.收集檔案資料應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門和外包服務(wù)提供商按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的目錄，注明文件名稱、日期、編號、來源等信息。四、外包檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門和外包服務(wù)提供商在檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案存入指定的檔案庫房。3.歸檔檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.外包檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史記錄等具有重要保存價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管。3.對公司經(jīng)營管理有較大影響，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.對公司日常工作有參考價(jià)值，保管期限較短的檔案應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為1年至10年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，提高檔案檢索效率。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.采用電子存儲方式保存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、外包檔案的利用與借閱（一）利用原則1.外包檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要，為公司提供有效的信息支持。（二）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外包檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，提供必要的檔案查閱場所和設(shè)備，并做好利用登記工作。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱外包檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、期限、份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、外包檔案的檢查與監(jiān)督（一）檢查周期與方式1.檔案管理部門應(yīng)定期對外包檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并根據(jù)實(shí)際情況開展專項(xiàng)檢查。2.檢查方式包括實(shí)地檢查檔案庫房、查閱檔案目錄和實(shí)體檔案、核對檔案數(shù)量和質(zhì)量等。同時(shí)，可結(jié)合信息化手段，對電子檔案進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案的保管狀況，包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案存放是否規(guī)范，有無破損、褪色等情況。4.檔案利用情況，檢查檔案利用登記是否完整，利用手續(xù)是否合規(guī)，有無違規(guī)查閱、借閱、復(fù)制檔案等行為。（三）問題整改1.檢查人員應(yīng)及時(shí)記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，并填寫《外包檔案檢查問題清單》。2.針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《整改通知書》，明確整改要求和期限。責(zé)任部門應(yīng)按照要求制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期