人事檔案臺賬制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案臺賬制度，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理及相關(guān)臺賬的建立與維護。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工人事檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工人事變動及時更新檔案內(nèi)容和臺賬信息。二、人事檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度及臺賬規(guī)范。2.集中管理公司全體員工的人事檔案，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。4.定期對人事檔案進行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題。5.根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，提供人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理，并及時移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好人事檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案使用規(guī)范。3.對本部門員工人事信息的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如有變動及時通知人力資源部門。三、人事檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。3.近期免冠一寸照片。（二）入職材料1.入職登記表，詳細(xì)記錄員工入職基本信息、應(yīng)聘崗位、入職時間等。2.勞動合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.入職體檢報告，確保員工身體健康符合崗位要求。（三）崗位變動材料1.崗位調(diào)動申請表及審批文件，記錄員工崗位變動情況。2.晉升、降職相關(guān)文件及審批記錄。（四）薪資福利材料1.薪資調(diào)整申請表及審批文件，反映員工薪資變動情況。2.獎金發(fā)放記錄、福利享受情況等相關(guān)材料。（五）培訓(xùn)與考核材料1.培訓(xùn)記錄，包括參加培訓(xùn)的課程名稱、時間、培訓(xùn)成績等。2.績效考核記錄，如月度、季度、年度考核結(jié)果及評價意見。（六）獎懲材料1.獎勵證書、表彰文件等，記錄員工獲得的各類獎勵。2.違紀(jì)處分決定、檢討書等，記錄員工受到的紀(jì)律處分情況。（七）離職材料1.離職申請表及審批文件，明確員工離職原因、離職時間等。2.離職交接清單，記錄員工離職時工作交接情況。四、人事檔案臺賬建立（一）臺賬種類1.員工檔案清單臺賬：詳細(xì)記錄每位員工人事檔案所包含的具體材料清單，便于查找和核對。2.檔案借閱臺賬：記錄檔案借閱的時間、借閱人、歸還時間等信息，確保檔案借閱規(guī)范有序。3.檔案查閱臺賬：登記檔案查閱的日期、查閱人、查閱原因等內(nèi)容，便于跟蹤檔案查閱情況。4.檔案變動臺賬：根據(jù)員工人事變動情況，及時記錄檔案內(nèi)容的增減變動信息，保證臺賬與檔案實際情況一致。（二）臺賬內(nèi)容填寫要求1.基本信息準(zhǔn)確完整：臺賬中各項信息必須準(zhǔn)確無誤，與人事檔案內(nèi)容一致，包括員工姓名、部門、崗位、入職時間等關(guān)鍵信息。2.變動記錄清晰詳細(xì)：對于檔案變動情況，要詳細(xì)記錄變動日期、變動事項、相關(guān)審批文件編號等，確保變動過程可追溯。3.時間記錄精確：涉及時間的信息，如借閱時間、查閱時間、入職時間等，要精確到具體日期和時刻，避免模糊不清。（三）臺賬建立流程1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)臺賬的建立工作。2.根據(jù)人事檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案內(nèi)容，按照臺賬種類要求，逐份、逐人進行信息錄入。3.建立初期，要對已有的人事檔案進行全面清查核對，確保臺賬信息與檔案實際情況相符。4.臺賬建立完成后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人進行審核，確保臺賬信息準(zhǔn)確無誤后正式啟用。五、人事檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的形成時間、重要程度等進行分類整理，保持檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.同一類別的檔案材料應(yīng)按照順序排列，便于查閱和管理。（二）整理方法1.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查找。2.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案保存安全。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案內(nèi)容清晰可讀。（三）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時歸檔到專門的檔案柜或檔案存儲系統(tǒng)中。2.按照檔案類別和員工姓名順序進行排列存放，建立清晰的檔案索引，便于快速定位查找。3.定期對歸檔檔案進行檢查，確保檔案存放有序，無丟失、損壞等情況。六、人事檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的人事檔案保管室，確保保管室安全、通風(fēng)、防潮、防火、防盜。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。2.建立檔案保管登記制度，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息。（三）保管期限1.員工人事檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工在職期間檔案應(yīng)長期保管；員工離職后，根據(jù)不同情況確定保管期限，如普通員工離職后檔案保管[X]年，重要崗位員工離職后檔案保管[X]年等。2.超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性和安全性。七、人事檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員因工作需要可查閱人事檔案，但必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.公司其他部門人員查閱人事檔案，需填寫查閱申請表，注明查閱原因，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.公司高層管理人員因特殊工作需要查閱人事檔案，可直接向人力資源部門提出申請，由人力資源部門負(fù)責(zé)人安排查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，提交相關(guān)審批人簽字同意。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的人事檔案，并在檔案查閱臺賬上進行登記。3.查閱人在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱臺賬上簽字確認(rèn)歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱人事檔案的，必須嚴(yán)格控制借閱范圍和借閱期限。一般情況下，僅限公司內(nèi)部人員借閱，且需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及重要機密信息的人事檔案，原則上不予借閱，確因特殊情況需要借閱的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)相關(guān)審批人簽字同意。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱臺賬，注明借閱人、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人憑借閱申請表到檔案保管室領(lǐng)取檔案，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如無損壞、丟失等情況，在檔案借閱臺賬上注明歸還時間，并辦理注銷借閱手續(xù)。八、人事檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案信息的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將人事檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對信息化管理系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，根據(jù)員工人事變動情況及時調(diào)整檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案一致。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制系統(tǒng)用戶的賬號和密碼管理，定期更換密碼，確保賬號安全。九、人事檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對人事檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)由人力資源部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、內(nèi)容重要性等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定哪些檔案已無保存價值，哪些檔案需要繼續(xù)保管。（二）銷毀程序1.對于經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容等信息。2.檔案銷毀申請表經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)銷毀情況。4.檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案管理工作進行內(nèi)部自查，檢查檔案管理各項制度的執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性、臺賬記錄的規(guī)范性等。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報渠