檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容完整，涵蓋公司運(yùn)營的各個(gè)方面，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，滿足公司各部門及員工對(duì)檔案利用的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化管理。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照檔案歸檔要求，定期將本部門的檔案移交檔案室歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室提出檔案查閱、利用申請(qǐng)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.熟悉檔案內(nèi)容，積極為檔案查閱利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。6.協(xié)助開展檔案編研工作，參與檔案信息資源的開發(fā)利用。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、行政公文等。2.人事管理類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等人事檔案，勞動(dòng)合同、人事任免文件、工資福利等資料。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場(chǎng)營銷、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)經(jīng)營相關(guān)的檔案。5.項(xiàng)目管理類：公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目文檔等。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)文件、科研成果等。7.企業(yè)文化類：公司文化建設(shè)活動(dòng)資料、企業(yè)宣傳資料、員工活動(dòng)記錄等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)（頁號(hào)）”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為[公司簡稱首字母大寫]，代表公司檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)，用兩位數(shù)字表示，如行政管理類為“01”，人事管理類為“02”等。4.案卷號(hào)：按年度和檔案類別分別編制，用三位數(shù)字表示，如2023年行政管理類的第一本案卷編號(hào)為“2301001”。5.件號(hào)（頁號(hào)）：案卷內(nèi)每份文件或每一頁的順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，如第一份文件編號(hào)為“001”，第一頁編號(hào)為“001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示及批復(fù)。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、信函等。4.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、報(bào)告、報(bào)表等。5.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全，具備有效價(jià)值。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.通過分類、組合、排列、編號(hào)等方法，將收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)化整理，使其便于保管和利用。2.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，反映公司工作的連續(xù)性。3.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的鑒定和管理。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，將同一類別的文件集中在一起，編寫目錄，裝訂成冊(cè)。2.人事管理類檔案：按照員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等類別進(jìn)行整理，建立員工個(gè)人檔案盒，將相關(guān)材料依次裝入。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序排列，編制檔案目錄。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：按照市場(chǎng)營銷、銷售、采購等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類整理，將合同、訂單、發(fā)票等相關(guān)文件按照項(xiàng)目或客戶進(jìn)行歸檔。5.項(xiàng)目管理類檔案：按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文檔、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等，建立項(xiàng)目檔案專卷。6.技術(shù)研發(fā)類檔案：按照技術(shù)領(lǐng)域、研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，將技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等按照項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行歸檔。7.企業(yè)文化類檔案：按照文化活動(dòng)類型、宣傳資料類別進(jìn)行分類整理，將活動(dòng)照片、視頻、宣傳冊(cè)等相關(guān)材料進(jìn)行歸檔。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案移交檔案室歸檔。2.對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交檔案室歸檔，不得積壓。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息。3.將檔案連同移交清單一并移交檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)簽收。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司保密管理部門審批，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱公司檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)審批人簽字。2.將申請(qǐng)表交檔案室管理人員，檔案室管理人員根據(jù)審批意見提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員核對(duì)無誤后，在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和方法，確保復(fù)制件與原件一致。4.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱申請(qǐng)表、復(fù)制記錄等，應(yīng)妥善保存，作為檔案管理的補(bǔ)充資料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析評(píng)估。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，