檔案安全制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取積極有效的防范措施，防止檔案安全事故的發(fā)生，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。2.誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)原則檔案形成部門和個(gè)人對(duì)所形成檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案安全工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估。3.指導(dǎo)、督促各部門做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行補(bǔ)救。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。2.建立健全本部門檔案安全管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案安全管理工作。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)格遵守公司檔案安全管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案，不得違規(guī)提供檔案利用。5.積極配合公司檔案管理部門開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.熟悉檔案庫(kù)房的安全設(shè)施設(shè)備，掌握檔案保護(hù)技術(shù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案利用服務(wù)工作，按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全。5.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案的安全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目，確保檔案整理規(guī)范有序。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的原貌，不得隨意裁剪、折疊、涂改檔案材料。3.在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案丟失、損壞或泄密。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境整潔。4.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲(chǔ)要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于管理和查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）庫(kù)房安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、用電，不得存放易燃易爆物品。3.定期對(duì)庫(kù)房的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.做好庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)檔案保管要求，適時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度。5.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案利用安全（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理利用手續(xù)。2.確保檔案利用過(guò)程中的安全，不得損害公司利益和檔案的完整性、保密性。（二）利用手續(xù)1.凡需利用檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用范圍、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案利用申請(qǐng)表》提交至公司檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并開(kāi)具《檔案利用通知單》。3.利用者憑《檔案利用通知單》到檔案庫(kù)房辦理檔案借閱手續(xù)，檔案管理人員按照通知單內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記。（三）利用過(guò)程管理1.利用者應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的利用期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用者歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究利用者的責(zé)任。六、電子檔案安全（一）電子檔案管理要求1.建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等環(huán)節(jié)的管理要求。2.電子檔案應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類管理，確保電子檔案的分類準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清晰。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)遵循安全、可靠、便捷的原則，采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過(guò)期、無(wú)用的電子檔案，確保電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)空間的合理利用。（二）電子檔案安全防護(hù)1.安裝防火墻、防病毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.對(duì)電子檔案的傳輸應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全。4.建立電子檔案安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子檔案的操作行為進(jìn)行記錄和審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問(wèn)題。（三）電子檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)1.制定電子檔案?jìng)浞莶呗?，明確備份的時(shí)間間隔、備份內(nèi)容、備份存儲(chǔ)介質(zhì)等。2.定期進(jìn)行電子檔案?jìng)浞?，并將備份?shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地點(diǎn)，與主存儲(chǔ)系統(tǒng)分離。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。4.在電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，應(yīng)能夠及時(shí)恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)，確保公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.快速反應(yīng)原則一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置機(jī)制，迅速采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。2.科學(xué)應(yīng)對(duì)原則依據(jù)檔案安全事故的性質(zhì)、規(guī)模和危害程度，科學(xué)制定應(yīng)急處置方案，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，確保處置工作的科學(xué)性和有效性。3.保護(hù)檔案原則在應(yīng)急處置過(guò)程中，應(yīng)始終將保護(hù)檔案的安全放在首位，采取必要的措施，確保檔案不受進(jìn)一步損害。（二）應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案安全應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置策略和措施。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保應(yīng)急處置工作順利進(jìn)行。及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案安全事故情況，根據(jù)需要請(qǐng)求支援。2.設(shè)立應(yīng)急處置工作小組，包括搶險(xiǎn)救援組、檔案保護(hù)組、調(diào)查處理組、后勤保障組等。各工作小組職責(zé)：搶險(xiǎn)救援組：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)搶險(xiǎn)救援工作，搶救受傷人員，控制事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。檔案保護(hù)組：負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行緊急保護(hù)和搶救，采取必要的措施，確保檔案的安全。調(diào)查處理組：負(fù)責(zé)對(duì)檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查，查明事故原因，確定事故責(zé)任，提出處理意見(jiàn)。后勤保障組：負(fù)責(zé)應(yīng)急處置工作的物資保障、通信保障、生活保障等工作。（三）應(yīng)急處置流程1.事故報(bào)告檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時(shí)間向公司檔案管理部門報(bào)告，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、危害程度、已采取的措施等。2.應(yīng)急響應(yīng)檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，組織各工作小組開(kāi)展應(yīng)急處置工作。3.現(xiàn)場(chǎng)處置搶險(xiǎn)救援組迅速趕赴事故現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行搶險(xiǎn)救援工作，搶救受傷人員，控制事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。檔案保護(hù)組對(duì)檔案進(jìn)行緊急保護(hù)和搶救，采取轉(zhuǎn)移、封存、修復(fù)等措施，確保檔案的安全。4.調(diào)查處理調(diào)查處理組對(duì)檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查，查明事故原因，確定事故責(zé)任，提出處理意見(jiàn)。對(duì)事故責(zé)任單位和責(zé)任人，按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。5.恢復(fù)重建在檔案安全事故處置完畢后，組織相關(guān)部門對(duì)事故造成的損失進(jìn)行評(píng)估，制定恢復(fù)重建計(jì)劃，盡快恢復(fù)公司檔案管理工作的正常秩序。（四）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和完善應(yīng)急處置預(yù)案，提高應(yīng)急處置能力。2.演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等檔案安全事故的模擬處置，演練結(jié)束后，對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況、電子檔案安全情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)