用人檔案銷毀制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司用人檔案的銷毀管理，確保檔案信息的安全與保密，維護公司正常的人力資源管理秩序，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工的用人檔案銷毀管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對檔案內容嚴格保密，防止信息泄露。3.準確性原則：準確界定需銷毀的檔案范圍，確保銷毀工作準確無誤。4.監(jiān)督性原則：銷毀過程接受公司內部監(jiān)督，確保程序規(guī)范。二、用人檔案的界定（一）定義用人檔案是指公司在招聘、培訓、考核、晉升、離職等人力資源管理活動中形成的，記錄員工個人基本信息、工作經歷、業(yè)績表現、獎懲情況等內容的文件資料集合。（二）涵蓋范圍及分類1.招聘檔案：包括求職申請表、面試評估表、背景調查資料、錄用通知等。2.培訓檔案：培訓計劃、培訓記錄、考核成績、培訓證書等。3.考核檔案：績效考核表、述職報告、民主測評結果等。4.晉升檔案：晉升申請表、晉升考核材料、審批文件等。5.離職檔案：離職申請表、離職面談記錄、工作交接清單、離職證明等。6.其他檔案：員工獎懲文件、崗位調動記錄、勞動合同等。三、檔案銷毀的條件（一）已過保管期限1.根據國家法律法規(guī)及公司規(guī)定，確定各類用人檔案的保管期限。例如，招聘檔案保管期限為[X]年，培訓檔案保管期限為[X]年等。已過保管期限的檔案，經審核后可考慮銷毀。2.定期對檔案保管期限進行梳理，建立檔案保管期限臺賬，明確各類檔案的到期時間。（二）無保存價值1.檔案內容已失去實際參考價值，如過期的培訓資料、無效的考核記錄等。2.經相關部門或人員評估，確認檔案對公司的人力資源管理、決策等方面不再具有任何作用。（三）法律法規(guī)允許銷毀1.符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準中關于檔案銷毀的規(guī)定，不存在法律風險。2.咨詢專業(yè)法律人士或參考相關法律文件，確保檔案銷毀行為合法合規(guī)。四、檔案銷毀的審批流程（一）部門提出申請1.各部門定期清理本部門的用人檔案，對于符合銷毀條件的檔案，填寫《用人檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、數量、形成時間、保管期限、申請銷毀原因等信息。2.將申請表提交至本部門負責人審核。（二）部門負責人審核1.部門負責人對申請銷毀的檔案進行初步審核，核實檔案信息的真實性、準確性，確認是否符合銷毀條件。2.簽署審核意見，如同意或不同意申請，并說明理由。若同意申請，將申請表提交至人力資源部門。（三）人力資源部門復核1.人力資源部門收到申請表后，對檔案進行全面復核，重點審查檔案內容是否涉及公司機密、重要信息等。2.與相關部門溝通，核實檔案的實際情況。如發(fā)現問題，及時反饋給申請部門進行整改。3.復核通過后，在申請表上簽署意見，并提交至公司分管領導審批。（四）公司分管領導審批1.公司分管領導對用人檔案銷毀申請進行最終審批，綜合考慮公司整體利益、法律風險等因素。2.做出審批決定，同意銷毀的，簽署審批意見；不同意銷毀的，說明原因并退回申請表。（五）特殊情況處理對于涉及重大事件、法律糾紛等特殊情況的用人檔案，即使已過保管期限或看似無保存價值，也需經公司高層會議討論決定是否銷毀。會議應充分評估銷毀可能帶來的影響，并形成會議紀要作為審批依據。五、檔案銷毀的實施（一）確定銷毀方式1.根據檔案的性質、數量、保密要求等因素，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數據擦除等。2.對于紙質檔案，一般采用粉碎方式，確保檔案內容無法恢復；對于電子檔案，采用專業(yè)的數據擦除軟件進行多次擦除，達到數據不可恢復的標準。（二）選擇銷毀機構1.若公司自行銷毀檔案存在困難或風險，可選擇具有資質的專業(yè)檔案銷毀機構進行處理。2.在選擇銷毀機構時，應進行嚴格的考察和評估，查看其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、信譽記錄等，確保其具備合法合規(guī)的銷毀能力和保密措施。3.與銷毀機構簽訂詳細的服務合同，明確雙方的權利義務、銷毀流程、保密責任等內容。（三）實施銷毀過程1.由專人負責監(jiān)督檔案銷毀過程，確保銷毀工作按照預定的方式和流程進行。2.在銷毀現場，對銷毀的檔案數量、名稱等進行詳細記錄，拍照留存，以備查核。3.銷毀完成后，由監(jiān)督人員和銷毀機構工作人員共同簽字確認銷毀結果。六、檔案銷毀的記錄與存檔（一）記錄內容1.建立《用人檔案銷毀記錄臺賬》，詳細記錄每一次檔案銷毀的相關信息，包括申請部門、申請時間、檔案名稱、數量、保管期限、審批意見、銷毀方式、銷毀時間、銷毀機構等。2.對銷毀過程中的照片、視頻等資料進行整理歸檔，作為銷毀記錄的補充證明材料。（二）存檔要求1.檔案銷毀記錄臺賬應妥善保存，保存期限與原檔案保管期限一致。2.銷毀過程中的照片、視頻等資料應存儲在安全的介質上，按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，并注明相關信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督機制1.公司設立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對用人檔案銷毀制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組通過查閱檔案銷毀記錄臺賬、實地查看銷毀現場、訪談相關人員等方式，核實檔案銷毀工作是否符合規(guī)定流程和要求。（二）違規(guī)處理1.若發(fā)現違反用人檔案銷毀制度的行為，如未按規(guī)定審批擅自銷毀檔案、銷毀過程中泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予相關責任人警告、罰款、降職等處罰。2.對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，依法追究相關責任人的賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關處理。八、保密與安全措施（一）保密要求1.參與檔案銷毀工作的所有人員，包括申請部門人員、審核人員、監(jiān)督人員、銷毀機構工作人員等，均需簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內容嚴格保密。2.在檔案銷毀過程中，采取必要的保密措施，如限制銷毀現場人員數量、對銷毀設備進行加密處理等，防止檔案信息泄露。（二）安全保障1.選擇安全可靠的銷毀場所，確保銷毀過程中不發(fā)生火災、爆炸等安全事故。2.對銷毀設備進行定期維護和檢查，確保其正常運行，避免因設備故障導致安全隱患。3.為參與銷毀