人事檔案調(diào)查制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案調(diào)查工作，確保人事檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，為公司的人力資源管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案調(diào)查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保調(diào)查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地開展調(diào)查，不受任何主觀因素干擾。3.保密原則：對(duì)調(diào)查過程中涉及的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息嚴(yán)格保密。二、調(diào)查內(nèi)容（一）基本信息核實(shí)1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等個(gè)人基本信息。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等重要聯(lián)系信息。（二）學(xué)歷學(xué)位驗(yàn)證1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書的真實(shí)性及有效性。2.學(xué)歷教育經(jīng)歷的完整性和連貫性。（三）工作經(jīng)歷核實(shí)1.以往工作單位的名稱、職位、工作起止時(shí)間等。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、離職原因等。（四）職業(yè)資格證書審查1.與工作相關(guān)的專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能證書等。2.證書的頒發(fā)機(jī)構(gòu)、有效期及真實(shí)性。（五）違法違紀(jì)記錄查詢1.個(gè)人是否存在違法犯罪記錄。2.是否有違反公司規(guī)章制度或職業(yè)道德的行為記錄。三、調(diào)查方式（一）背景調(diào)查1.向員工以往工作單位的人力資源部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事等進(jìn)行電話訪談或問卷調(diào)查，了解其工作表現(xiàn)、職業(yè)操守等情況。2.委托專業(yè)的第三方調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查，獲取更全面、準(zhǔn)確的信息。（二）證書驗(yàn)證1.通過與相關(guān)證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，核實(shí)學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等的真實(shí)性。2.利用網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等工具，對(duì)證書信息進(jìn)行驗(yàn)證。（三）違法違紀(jì)記錄查詢1.向公安部門、法院等相關(guān)機(jī)構(gòu)查詢員工的違法犯罪記錄。2.通過公司內(nèi)部的審計(jì)、監(jiān)察等部門，了解員工是否存在違反公司規(guī)章制度的行為。四、調(diào)查流程（一）發(fā)起調(diào)查1.在員工入職前、晉升、崗位調(diào)動(dòng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由用人部門或人力資源部門提出人事檔案調(diào)查需求。2.填寫《人事檔案調(diào)查申請(qǐng)表》，明確調(diào)查對(duì)象、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查原因等信息。（二）審批1.《人事檔案調(diào)查申請(qǐng)表》提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批通過后，進(jìn)入調(diào)查實(shí)施階段。（三）實(shí)施調(diào)查1.根據(jù)調(diào)查方式的不同，安排專人負(fù)責(zé)與相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員進(jìn)行聯(lián)系，開展調(diào)查工作。2.調(diào)查人員應(yīng)詳細(xì)記錄調(diào)查過程和結(jié)果，收集相關(guān)證明材料。（四）結(jié)果反饋1.調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查人員撰寫《人事檔案調(diào)查報(bào)告》，如實(shí)反映調(diào)查情況。2.將《人事檔案調(diào)查報(bào)告》提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人及用人部門負(fù)責(zé)人。（五）決策參考1.用人部門和人力資源部門根據(jù)《人事檔案調(diào)查報(bào)告》，對(duì)員工的錄用、晉升、崗位調(diào)整等做出決策。2.如調(diào)查結(jié)果存在疑問或與員工提供的信息不符，可進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)或要求員工做出解釋。五、調(diào)查結(jié)果處理（一）信息真實(shí)準(zhǔn)確1.若調(diào)查結(jié)果顯示員工人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確，將其作為公司人力資源管理決策的重要依據(jù)。2.將相關(guān)調(diào)查材料整理歸檔，妥善保存。（二）信息存在問題1.如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案信息存在虛假、錯(cuò)誤或隱瞞重要事實(shí)等問題，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。2.情節(jié)較輕的，要求員工限期更正或補(bǔ)充相關(guān)信息；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。（三）爭(zhēng)議處理1.員工對(duì)調(diào)查結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。2.公司成立專門的爭(zhēng)議處理小組，對(duì)申訴進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并做出最終裁決。六、保密規(guī)定（一）調(diào)查人員保密責(zé)任1.調(diào)查人員在調(diào)查過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露調(diào)查對(duì)象的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息。2.對(duì)調(diào)查過程中獲取的各類信息，應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。（二）信息使用限制1.人事檔案調(diào)查所獲取的信息僅用于公司人力資源管理決策，不得用于其他任何非法或不當(dāng)目的。2.未經(jīng)調(diào)查對(duì)象同意，不得向任何第三方披露調(diào)查信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案調(diào)查工作進(jìn)行自查，確保調(diào)查流程規(guī)范、結(jié)果真實(shí)可靠。2.公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門對(duì)人事檔案調(diào)查工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受員工、社會(huì)公眾等對(duì)人事檔案調(diào)查工作的監(jiān)督，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)改進(jìn)。2.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保公司人事檔案調(diào)查工作符合法律法規(guī)要求。八、附則（一）制度解釋本制度