學(xué)校制度建設(shè)檔案一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校制度建設(shè)檔案的管理，確保學(xué)校各項(xiàng)制度的規(guī)范性、完整性和可追溯性，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)制度建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：制度建設(shè)檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校制度制定、修訂和執(zhí)行的全過(guò)程。2.完整性原則：涵蓋制度建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的制度建設(shè)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校制度建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.組織開(kāi)展制度建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用工作。3.定期對(duì)制度建設(shè)檔案進(jìn)行檢查、清理和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)制度建設(shè)檔案的管理工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)制度建設(shè)文件的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，配合做好制度建設(shè)檔案的管理工作。3.嚴(yán)格遵守學(xué)校制度建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保本部門(mén)制度建設(shè)檔案的質(zhì)量。三、制度建設(shè)檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校各項(xiàng)管理制度的初稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿及正式發(fā)布稿。2.制度制定過(guò)程中的調(diào)研資料、論證報(bào)告、會(huì)議記錄、專家意見(jiàn)等。3.制度實(shí)施過(guò)程中的執(zhí)行情況報(bào)告、反饋意見(jiàn)、修訂記錄等。4.與制度建設(shè)相關(guān)的其他文件資料，如上級(jí)政策文件、同類學(xué)校制度借鑒等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在制度制定、修訂過(guò)程中同步收集相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，如有電子文檔，應(yīng)確保其可讀性和可編輯性。3.對(duì)于重要制度建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)建立專門(mén)的資料收集清單，明確收集內(nèi)容和責(zé)任人，確保資料收集工作有序進(jìn)行。（三）收集時(shí)間1.制度初稿形成后，起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料提交檔案管理部門(mén)。2.在制度征求意見(jiàn)階段，各部門(mén)應(yīng)將反饋意見(jiàn)整理后提交檔案管理部門(mén)。3.制度修訂完成后，修訂部門(mén)應(yīng)在正式發(fā)布前將修訂后的全套資料移交檔案管理部門(mén)。四、制度建設(shè)檔案的整理（一）分類原則1.按照學(xué)校管理職能和制度類型進(jìn)行分類，如教學(xué)管理制度、學(xué)生管理制度、人事管理制度、財(cái)務(wù)管理制度等。2.同一類制度按照制定時(shí)間先后順序排列。（二）整理方法1.每份文件資料應(yīng)單獨(dú)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.對(duì)文件資料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、起草部門(mén)、修訂情況等。3.按照分類和編號(hào)順序，將文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、起止編號(hào)等信息。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在收集工作完成后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案資料的時(shí)效性。2.整理過(guò)程中應(yīng)保持文件資料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、排列有序的要求。五、制度建設(shè)檔案的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的學(xué)校制度建設(shè)檔案應(yīng)全部歸檔。（二）歸檔時(shí)間每年年終，各部門(mén)應(yīng)將本年度形成的制度建設(shè)檔案整理歸檔后移交檔案管理部門(mén)。對(duì)于跨年度的制度建設(shè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔手續(xù)檔案管理部門(mén)接收歸檔檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和完整性，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。六、制度建設(shè)檔案的保管（一）保管期限制度建設(shè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.涉及學(xué)校重大決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、重要人事任免等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.與學(xué)校主要業(yè)務(wù)工作相關(guān)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為10年至50年。3.與學(xué)校一般性業(yè)務(wù)工作相關(guān)，保管期限較短的檔案，列為短期保管，保管期限一般為3年至10年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。七、制度建設(shè)檔案的查閱和利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱制度建設(shè)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及學(xué)校機(jī)密的制度建設(shè)檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.《檔案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或撕毀。（三）利用方式1.對(duì)于一般性制度建設(shè)檔案，查閱人員可根據(jù)需要進(jìn)行摘抄、復(fù)印，但應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.如需將檔案帶出檔案管理部門(mén)查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立制度建設(shè)檔案查閱和利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和利用的時(shí)間、內(nèi)容、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。八、制度建設(shè)檔案的鑒定和銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校制度建設(shè)檔案管理規(guī)定，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組等人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)制度建設(shè)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，綜合判定檔案的存毀。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下