一人一檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織員工信息管理，確保員工檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的作用，特制定本一人一檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.完整性原則：全面收集員工各類信息，確保檔案資料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息的安全與隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準確記錄員工的基本身份信息。2.身份證號碼：確保與員工身份證一致，作為身份識別的重要依據(jù)。3.婚姻狀況、聯(lián)系方式（包括家庭電話、手機號碼、電子郵箱）：方便公司與員工及家屬的溝通聯(lián)系。4.戶籍地址、現(xiàn)居住地址：明確員工的居住信息。（二）入職信息1.入職時間、入職部門、崗位：記錄員工加入公司/組織的具體時間、所在部門及擔任的崗位。2.勞動合同簽訂情況：包括合同期限、續(xù)簽情況等，確保勞動關(guān)系的合法性和規(guī)范性。（三）教育背景1.學(xué)歷層次（小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等）：按最高學(xué)歷填寫。2.畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)：詳細記錄畢業(yè)院校及專業(yè)名稱。3.入學(xué)時間、畢業(yè)時間：明確學(xué)歷教育的起止時間。（四）工作經(jīng)歷1.過往工作單位名稱、職位：從參加工作開始，依次填寫工作經(jīng)歷，包括起止時間、擔任職位等。2.工作職責(zé)、工作業(yè)績：簡要描述在各工作單位的主要工作職責(zé)及取得的工作業(yè)績，重點突出與公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的經(jīng)驗和成果。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)機構(gòu)：記錄參加過的各類內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程及培訓(xùn)機構(gòu)名稱。2.培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點：明確培訓(xùn)的具體時間和地點。3.培訓(xùn)證書及相關(guān)證明材料：如有培訓(xùn)證書，應(yīng)附上證書復(fù)印件，以證明培訓(xùn)經(jīng)歷的真實性和有效性。（六）職業(yè)資格證書1.證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)：填寫員工擁有的各類職業(yè)資格證書，如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等，并注明頒發(fā)機構(gòu)。2.證書編號、取得時間：記錄證書編號及取得時間，便于查詢和驗證。（七）績效考核記錄1.年度績效考核結(jié)果：按年度記錄員工的績效考核等級，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。2.績效評估指標及得分：詳細列出各年度績效考核的具體評估指標及員工得分情況，為員工績效分析和職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。（八）獎懲記錄1.獎勵情況：記錄公司/組織給予員工的各類獎勵，包括獎勵名稱、獎勵原因、獎勵時間等。如獲得公司級優(yōu)秀員工獎、項目突出貢獻獎等，應(yīng)附上獎勵文件或證書復(fù)印件。2.懲罰情況：同樣記錄公司/組織對員工的懲罰措施，如警告、記過、降職降薪等，包括懲罰原因、懲罰時間及相關(guān)處理文件。（九）薪酬福利信息1.工資結(jié)構(gòu)、薪資水平：記錄員工的工資構(gòu)成，如基本工資、績效工資、獎金等，并注明每月薪資水平及調(diào)整情況。2.福利待遇：包括社保、公積金繳納情況，以及享受的其他福利，如帶薪年假、病假、節(jié)日福利、培訓(xùn)機會等。（十）崗位變動記錄1.崗位晉升、降職情況：記錄員工崗位晉升或降職的時間、原因及新崗位信息。2.崗位調(diào)動記錄：包括內(nèi)部調(diào)動、跨部門調(diào)動等情況，注明調(diào)動時間、調(diào)動原因及調(diào)入部門和崗位。（十一）離職信息1.離職時間、離職原因：記錄員工離職的具體時間及離職原因，如辭職、辭退、合同期滿等。2.離職手續(xù)辦理情況：包括工作交接情況、財務(wù)結(jié)算情況、物品歸還情況等，確保離職手續(xù)完備。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責(zé)發(fā)放員工檔案建立所需的表格和資料清單。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等相關(guān)表格，并提交相應(yīng)的證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、離職證明等。3.人力資源部門對新員工提交的檔案材料進行審核，確保信息真實、完整。審核無誤后，將相關(guān)材料整理歸檔，建立新員工個人檔案。（二）檔案資料收集人力資源部門負責(zé)定期收集員工檔案更新資料，包括績效考核結(jié)果、獎懲情況、培訓(xùn)記錄、崗位變動信息等。各部門應(yīng)及時將涉及本部門員工的相關(guān)信息反饋給人力資源部門，確保檔案資料的及時性和準確性。員工本人如有信息變更，應(yīng)在變更發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，向人力資源部門提交書面變更申請及相關(guān)證明材料，人力資源部門審核后及時更新檔案內(nèi)容。四、檔案管理與保管（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門（如人力資源部檔案管理室），負責(zé)員工檔案的集中管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的整理、歸檔、查閱、借閱等工作。（二）檔案保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照員工姓名或工號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)包括硬盤、光盤等，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速查詢。（三）檔案保管期限1.員工在職期間，檔案應(yīng)長期保管，確保隨時可查閱相關(guān)信息。2.員工離職后，檔案繼續(xù)保管[X]年，以滿足可能的勞動糾紛處理、審計等需求。期滿后，按照相關(guān)規(guī)定進行檔案銷毀處理。（四）檔案安全與保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.嚴格限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案必須進行登記，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案內(nèi)容等信息。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并確保檔案的完整性和保密性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案內(nèi)容，了解個人信息及工作記錄等情況。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。查閱范圍應(yīng)嚴格限定在工作所需的相關(guān)信息內(nèi)。3.外部單位或個人因司法調(diào)查、審計等合法原因需要查閱員工檔案的，必須出具相關(guān)單位的正式介紹信及合法手續(xù)，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行記錄。（二）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工檔案。如有特殊情況需要借閱的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案更新與維護（一）定期更新人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案進行全面檢查和更新，確保檔案信息的時效性和準確性。每年至少進行一次檔案信息核對工作，重點核對員工基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利等內(nèi)容。（二）動態(tài)更新根據(jù)員工的實際情況變化，如崗位晉升、績效考核結(jié)果變動、獎懲情況發(fā)生等，人力資源部門應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。更新后的檔案材料應(yīng)進行審核，確保信息真實可靠，并按照檔案管理要求進行歸檔。（三）檔案維護責(zé)任檔案管理人員負責(zé)檔案的日常維護工作，包括檔案的整理、裝訂、修復(fù)等。如發(fā)現(xiàn)檔案材料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施，確保檔案的完整性。各部門負責(zé)人對本部門員工檔案信息的真實性和完整性負責(zé)，并應(yīng)配合人力資源部門做好檔案更新與維護工作。七、檔案銷毀（一）銷毀條件員工檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀處理。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案銷毀清單，詳細記錄擬銷毀檔案的員工姓名、檔案編號、檔案內(nèi)容等信息。2.采用適當?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)