檔案局報賬制度一、總則（一）目的為了加強檔案局財務管理，規(guī)范報賬行為，保障財務工作的正常運轉，提高資金使用效益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務制度，結合檔案局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局機關及所屬各部門、各項目的報賬管理。（三）基本原則1.合法性原則報賬行為必須符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定，確保每一筆支出都有合法的依據(jù)。2.真實性原則報賬所提供的票據(jù)、憑證等資料必須真實、準確地反映經濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得虛報、瞞報。3.合理性原則各項費用支出應符合檔案局的工作實際需要，具有合理的用途和必要性，杜絕不合理開支。4.及時性原則報賬人員應及時整理、審核原始憑證，并按照規(guī)定的時間和程序進行報賬，確保財務信息的及時準確。二、報賬流程（一）報賬準備1.報賬人員應在經濟業(yè)務發(fā)生后及時收集相關原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、審批單、合同等。原始憑證應具備以下要素：憑證名稱：如發(fā)票、收據(jù)等，應符合國家規(guī)定的格式和要求。填制日期：明確經濟業(yè)務發(fā)生的時間。填制單位名稱或填制人姓名：注明出具憑證的單位或個人。接受單位名稱：檔案局的全稱。經濟業(yè)務內容：詳細描述業(yè)務事項，如辦公用品采購、會議費支出等。數(shù)量、單價和金額：準確記錄業(yè)務的數(shù)量、單價及金額。經辦人員簽名或蓋章：證明業(yè)務的真實性和經辦人員的責任。2.對原始憑證進行初步審核，檢查憑證的真實性、完整性、合法性和合理性。審核內容包括：憑證是否真實有效，是否有偽造、涂改等跡象。憑證內容是否齊全，各項要素是否填寫完整。憑證是否符合國家稅收法規(guī)和財務制度的規(guī)定，如發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票，是否加蓋發(fā)票專用章等。憑證所反映的經濟業(yè)務是否與檔案局的工作相關，支出是否合理。（二）報賬審批1.報賬人員填寫報賬審批單，詳細注明報賬日期、報賬部門、報賬事項、金額等信息，并在審批單上簽字。2.將原始憑證粘貼在報賬審批單后，按照檔案局的審批流程依次提交審批。審批流程一般如下：部門負責人審核：部門負責人對本部門的報賬事項進行審核，確認業(yè)務的真實性、合理性和必要性，并簽字審批。財務審核：財務人員對報賬憑證進行財務審核，重點審核憑證的合法性、合規(guī)性、準確性以及報銷金額是否符合規(guī)定標準。審核通過后簽字。分管領導審批：分管領導根據(jù)工作分工對報賬事項進行審批，簽字確認。主要領導審批：主要領導對重大報賬事項進行最終審批，簽字批準。（三）報賬支付1.通過審核并獲得批準的報賬事項，財務部門根據(jù)資金情況安排支付。支付方式主要包括銀行轉賬、現(xiàn)金支付等。2.銀行轉賬支付的，財務人員應按照報賬審批單上填寫的收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，準確辦理轉賬手續(xù)。轉賬完成后，及時打印轉賬憑證，并將其與原始憑證一起作為記賬依據(jù)。3.現(xiàn)金支付的，應嚴格按照現(xiàn)金管理規(guī)定辦理。財務人員根據(jù)審批后的金額準備現(xiàn)金，并要求報賬人員在現(xiàn)金支出憑證上簽字確認?，F(xiàn)金支出憑證應注明支出日期、金額、用途、領款人等信息。三、報賬憑證要求（一）發(fā)票要求1.報賬必須取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票應是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。2.發(fā)票內容應填寫齊全，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱（檔案局全稱）、銷售方名稱、服務項目或商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。3.發(fā)票金額大小寫應一致，不得涂改、挖補。如發(fā)票開具錯誤，應由銷售方重新開具正確的發(fā)票。4.對于增值稅專用發(fā)票，報賬人員應確保發(fā)票認證及時、準確，避免因逾期未認證而導致無法抵扣進項稅額。（二）收據(jù)要求1.行政事業(yè)性收費收據(jù)應是由財政部門統(tǒng)一印制的正規(guī)收據(jù)，并加蓋收費單位財務專用章。2.收據(jù)內容應填寫完整，包括收據(jù)號碼、開票日期、收款單位名稱、交款單位名稱、收費項目、金額等信息。3.收據(jù)金額大小寫應一致，不得涂改。（三）其他憑證要求1.合同、協(xié)議等應作為報賬的重要附件，合同內容應明確雙方的權利義務、交易金額、付款方式、履行期限等條款。合同應加蓋雙方單位公章，并由雙方授權代表簽字確認。2.審批單應按照檔案局規(guī)定的格式填寫，明確報賬事項的詳細情況、審批意見等。審批單上應有相關領導和經辦人員的簽字。3.對于自制的原始憑證，如差旅費報銷單、辦公用品領用單等，應格式規(guī)范，內容完整，并有相關人員的簽字確認。四、報賬標準及限額（一）辦公用品及耗材1.辦公用品及耗材的采購應遵循勤儉節(jié)約的原則，根據(jù)實際工作需要合理安排采購數(shù)量。2.報賬時應提供詳細的辦公用品清單，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。辦公用品單價在[X]元以下的，原則上應集中采購，批量報賬；單價在[X]元以上的，應單獨注明采購原因，并經相關領導審批。3.對于特殊辦公用品或專用耗材，應提供相關的使用說明或采購依據(jù)，確保采購的必要性和合理性。（二）差旅費1.差旅費標準按照國家及檔案局所在地的相關規(guī)定執(zhí)行。具體標準如下：城市間交通費：根據(jù)出差的實際情況，乘坐飛機、火車、輪船等交通工具的等級應符合規(guī)定標準。乘坐飛機的，應優(yōu)先選擇經濟艙；乘坐火車的，原則上應乘坐火車硬座、硬臥或動車二等座，因工作需要乘坐軟臥或高鐵一等座的，需經分管領導批準。住宿費：根據(jù)出差目的地的不同，分為不同的住宿標準。在[一類城市名稱]出差，住宿費標準為每人每天[X]元；在[二類城市名稱]出差，住宿費標準為每人每天[X]元；在[三類城市名稱]出差，住宿費標準為每人每天[X]元。實際發(fā)生的住宿費超過標準的部分，原則上不予報銷，特殊情況需經主要領導批準?；锸逞a助費：按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，按規(guī)定標準發(fā)放。在[一類城市名稱]出差，伙食補助費標準為每人每天[X]元；在[二類城市名稱]出差，伙食補助費標準為每人每天[X]元；在[三類城市名稱]出差，伙食補助費標準為每人每天[X]元。市內交通費：根據(jù)出差實際情況，市內交通費按規(guī)定標準報銷。一般情況下，市內交通費標準為每人每天[X]元，包干使用，不再報銷市內其他交通費用。如因工作需要乘坐出租車的，應注明事由，并經部門負責人批準。2.出差人員應嚴格按照規(guī)定的標準乘坐交通工具、住宿和用餐，不得超標準開支。如有特殊情況需要超標準的，應提前向分管領導報告，并在報賬時提供詳細的說明和審批文件。（三）會議費1.會議費應嚴格控制會議規(guī)模、會期和開支標準。召開會議應提前編制會議預算，報經相關領導批準。2.會議費報賬時應提供會議通知、參會人員名單、會議議程、會議費用明細清單等資料。會議費用明細清單應包括場地租賃、餐飲、住宿、交通、設備租賃、資料印刷等各項費用的具體情況。3.會議費的開支應符合以下標準：場地租賃費用：應根據(jù)會議規(guī)模和實際需要合理安排場地，費用應與場地的規(guī)格、使用時間等相匹配。原則上，會議場地租賃費用不得超過[X]元。餐飲費用：應根據(jù)會議的性質和參會人數(shù)合理安排餐飲標準，不得鋪張浪費。會議期間的餐飲費用標準為每人每天[X]元。住宿費用：如會議安排住宿，應按照差旅費中的住宿費標準執(zhí)行。其他費用：如交通、設備租賃、資料印刷等費用，應根據(jù)實際發(fā)生情況，在合理范圍內報賬。（四）公務接待費1.公務接待應嚴格遵守相關規(guī)定，堅持有利公務、簡化禮儀、務實節(jié)儉、杜絕浪費的原則。2.公務接待費報賬時應提供公務接待審批單、接待清單、發(fā)票等資料。公務接待審批單應注明接待對象、接待事由、接待時間、接待標準等信息；接待清單應詳細記錄接待的人員、時間、地點、用餐情況等。3.公務接待費的開支標準如下：接待對象：主要為檔案局業(yè)務往來的上級單位、同級單位及其他相關單位人員。接待標準：根據(jù)接待對象的級別和人數(shù)，合理安排接待規(guī)格和費用。一般情況下，接待用餐標準為每人每餐[X]元，不得提供高檔菜肴和酒水。如因工作需要安排住宿的，應按照差旅費中的住宿費標準執(zhí)行。接待次數(shù)：應嚴格控制公務接待次數(shù)，避免不必要的接待。對于同一接待對象的多次接待，應合并報賬，并說明原因。（五）其他費用1.對于其他費用，如培訓費用、咨詢費用、維修費用等，應根據(jù)實際發(fā)生情況，按照相關規(guī)定和標準報賬。2.培訓費用報賬時應提供培訓通知、培訓課程安排、培訓費用明細清單等資料。培訓費用應與培訓內容、培訓效果等相匹配，不得虛列培訓費用。3.咨詢費用報賬時應提供咨詢合同、咨詢報告、發(fā)票等資料。咨詢費用應根據(jù)咨詢服務的質量和效果合理支付，不得支付與咨詢服務無關的費用。4.維修費用報賬時應提供維修申請單、維修合同、維修發(fā)票等資料。維修費用應按照維修項目的實際情況進行結算，確保維修費用的合理性和真實性。五、報賬時間及期限（一）報賬時間1.報賬人員應在每月的[具體日期]前，將上月發(fā)生的經濟業(yè)務整理并完成報賬手續(xù)。如遇節(jié)假日，報賬時間可適當順延，但不得超過順延后的第一個工作日。2.對于緊急事項或特殊項目的報賬，應及時辦理，不得拖延。報賬人員應在經濟業(yè)務發(fā)生后的[規(guī)定天數(shù)]內完成報賬申請，并提交相關領導審批。（二）報賬期限1.財務部門應在收到報賬申請后的[規(guī)定工作日]內完成審核工作，并通知報賬人員審核結果。如審核通過，應及時安排支付；如審核不通過，應明確指出問題所在，要求報賬人員補充或更正相關資料。2.報賬人員應在收到財務部門反饋的審核意見后的[規(guī)定天數(shù)]內完成資料補充或更正，并重新提交報賬申請。六、報賬監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案局應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對報賬工作的日常監(jiān)督檢查。財務部門應定期對報賬憑證、報賬流程等進行檢查，確保報賬工作的規(guī)范執(zhí)行。2.審計部門應定期對檔案局的財務收支情況進行審計，重點檢查報賬制度的執(zhí)行情況、資金使用的合理性和合規(guī)性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受財政、審計、稅務等相關部門的監(jiān)督檢查。檔案局應積極配合相關部門的工作，如實提供財務資料和報賬情況，接受監(jiān)督檢查。2.對于相關部門提出的意見和建議，應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關部門。七、責任追究（一）對報賬人員的責任追究1.報賬人員應嚴格遵守報賬制度，如實提供報賬資料。如發(fā)現(xiàn)報賬人員故意虛報、瞞報、偽造報賬資料等行為，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。2.報賬人員因工作失誤導致報賬錯誤或延誤的，應及時糾正和處理。如給檔案局造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。（二）對審批人員的責任追究1.審