檔案制度流程圖一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案制度流程圖。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，指導(dǎo)各部門正確使用和管理檔案。6.對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的真實、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行清查盤點，確保賬物相符。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案（含員工入職、離職、晉升、調(diào)動等資料），行政事務(wù)文件（如通知、報告、請示等）。2.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷資料（市場調(diào)研報告、銷售合同等），生產(chǎn)管理文件（生產(chǎn)計劃、工藝流程等），采購與供應(yīng)文件（采購合同、供應(yīng)商資料等），質(zhì)量控制文件（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告）。4.項目管理類：項目立項、可行性研究報告，項目計劃、進度報告，項目驗收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目資料，技術(shù)方案、圖紙，專利申請文件等。6.合同協(xié)議類：各類合同（銷售合同、采購合同、租賃合同等）、協(xié)議（合作協(xié)議、保密協(xié)議等）。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，按照檔案類別進行一級編號，如A代表行政管理類，B代表財務(wù)審計類等。2.每類檔案下再根據(jù)形成時間、內(nèi)容等進行二級編號，如A1表示行政管理類中的公司設(shè)立文件，A2表示股東會會議文件等。3.具體編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況進行細化和調(diào)整，但應(yīng)保持編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.員工個人提交的與工作相關(guān)的報告、總結(jié)、成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.按照檔案分類編號規(guī)則進行分類整理，確保編號的準(zhǔn)確性。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時間順序進行排列，編目成冊。2.財務(wù)審計類檔案：按照會計年度、類別進行整理，裝訂成冊。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進行分類整理，建立檔案目錄。4.項目管理類檔案：按照項目階段進行整理，確保項目資料的連貫性。5.技術(shù)研發(fā)類檔案：按照技術(shù)類別、項目進行整理，標(biāo)注關(guān)鍵信息。6.合同協(xié)議類檔案：按照合同簽訂時間、類別進行整理，建立索引。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對于重大項目、重要業(yè)務(wù)活動形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時間等信息。3.將檔案移交清單與檔案一并提交給綜合管理部門檔案管理人員，雙方進行核對簽收。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心機密、歷史沿革等重要檔案，如公司章程、股東會決議、重大合同協(xié)議等。2.長期保管：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如重要業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表等。3.短期保管：保管期限為110年的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、行政事務(wù)文件等。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和完整。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到綜合管理部門檔案查閱室查閱檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印。3.查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與公司實際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司