社工服務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工服務(wù)檔案管理，規(guī)范社工服務(wù)行為，提高社工服務(wù)質(zhì)量，保障服務(wù)對(duì)象合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有社工服務(wù)項(xiàng)目及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社工服務(wù)的全過(guò)程，確保信息準(zhǔn)確可靠。2.完整性原則：全面收集社工服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)服務(wù)對(duì)象的隱私信息，對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容進(jìn)行保密管理。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案內(nèi)容（一）服務(wù)對(duì)象檔案1.基本信息：包括服務(wù)對(duì)象姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.需求評(píng)估：記錄服務(wù)對(duì)象的問(wèn)題、需求分析過(guò)程及結(jié)果。3.服務(wù)計(jì)劃：明確服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方法、服務(wù)時(shí)間安排等。4.服務(wù)記錄：詳細(xì)記載每次服務(wù)的過(guò)程、內(nèi)容、效果及服務(wù)對(duì)象反饋等。5.服務(wù)評(píng)估：對(duì)服務(wù)效果進(jìn)行定期評(píng)估，記錄評(píng)估結(jié)果及改進(jìn)建議。6.結(jié)案記錄：總結(jié)服務(wù)過(guò)程，記錄結(jié)案原因、結(jié)案時(shí)間及后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃等。（二）社工個(gè)人檔案1.個(gè)人基本信息：姓名、性別、年齡、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、入職時(shí)間等。2.資質(zhì)證書(shū)：社工職業(yè)資格證書(shū)、相關(guān)培訓(xùn)證書(shū)等復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷：歷任服務(wù)項(xiàng)目、工作職責(zé)、工作成果等。4.培訓(xùn)記錄：參加各類(lèi)培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、考核結(jié)果等。5.績(jī)效考核：定期績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見(jiàn)。（三）服務(wù)項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目申報(bào)材料：項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目可行性報(bào)告等。2.項(xiàng)目實(shí)施方案：明確項(xiàng)目目標(biāo)、實(shí)施步驟、人員安排、資源配置等。3.項(xiàng)目活動(dòng)記錄：包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)開(kāi)展情況、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況：經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、報(bào)銷(xiāo)憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告：由內(nèi)部或外部評(píng)估機(jī)構(gòu)出具的項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社工服務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各社工服務(wù)項(xiàng)目組的檔案整理、歸檔工作。3.集中保管各類(lèi)社工服務(wù)檔案，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清理和統(tǒng)計(jì)，做好檔案的信息化管理工作。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。（二）社工服務(wù)項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目服務(wù)檔案的收集、整理、分類(lèi)和初步歸檔工作。2.確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案整理、歸檔、保管、查閱等操作技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。4.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.及時(shí)完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案材料應(yīng)齊全完整，如有破損或缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，確保檔案保存安全。4.對(duì)紙張較大的材料進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒相適應(yīng)。（二）歸檔流程1.社工服務(wù)項(xiàng)目組在每次服務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料收集整理，按照檔案內(nèi)容分類(lèi)別進(jìn)行初步裝訂。2.每月末，項(xiàng)目組將整理好的當(dāng)月服務(wù)檔案移交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)收到項(xiàng)目組移交的檔案后，進(jìn)行再次審核和整理，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目組補(bǔ)充完善。4.審核通過(guò)后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背信息，按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列上架存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行有序存放。（二）保管期限1.服務(wù)對(duì)象檔案保管期限為自服務(wù)結(jié)束之日起不少于[X]年。2.社工個(gè)人檔案和服務(wù)項(xiàng)目檔案長(zhǎng)期保管。（三）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，至少每年一次全面檢查，每季度進(jìn)行抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行記錄，建立檔案檢查臺(tái)賬。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與申請(qǐng)內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，如需摘抄、復(fù)制的，須另行填寫(xiě)申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私信息的檔案內(nèi)容，嚴(yán)格限制知悉范圍，未經(jīng)服務(wù)對(duì)象同意，不得向任何單位和個(gè)人透露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)查閱、借閱人員的保密教育，提醒其遵守保密規(guī)定。4.對(duì)檔案庫(kù)房采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)等，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.所有接觸社工服務(wù)檔案的人員均有保密義務(wù)，如因工作失誤或故意泄露檔案信息，給服務(wù)對(duì)象或公司/組織造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社工服務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和歸檔要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份等，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)使用與管理1.授權(quán)相關(guān)人員使用檔案信息化管理系統(tǒng)，明確其操作權(quán)限和職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)使用人員的培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)操作流程和功能，提高系統(tǒng)使用效率。3.建立系統(tǒng)使用日志，記錄用戶登錄、操作等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。九、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)且無(wú)備份的。3.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的其他檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)