檔案進(jìn)館制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案進(jìn)館工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案進(jìn)館的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)確保移交進(jìn)館的檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.安全保密原則：檔案管理部門要采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便利。二、檔案進(jìn)館范圍（一）文書檔案1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。（二）科技檔案1.公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量記錄等。3.工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)、備份文件等。（四）人事檔案1.員工的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、工資檔案、獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)記錄等。2.員工的勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)資料、人事調(diào)動(dòng)手續(xù)等。（五）聲像檔案1.公司/組織的重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等拍攝的照片、錄像資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、生產(chǎn)經(jīng)營情況的錄音、錄像資料。（六）實(shí)物檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。2.具有紀(jì)念意義的實(shí)物，如領(lǐng)導(dǎo)題詞、重要禮品等。三、檔案進(jìn)館要求（一）質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范。2.歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式符合要求，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可遷移性。（二）時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（三）整理要求1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編寫文字說明。6.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息。四、檔案進(jìn)館流程（一）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行清理和整理。2.收集檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的齊全完整，對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）檔案整理1.各部門收集的檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定的整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.檔案整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.整理好的檔案應(yīng)編制相應(yīng)的目錄清單，便于查找和利用。（三）檔案移交1.各部門在檔案整理完畢后，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)與檔案管理部門辦理交接手續(xù)，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（四）檔案審核1.檔案管理部門對(duì)移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對(duì)于不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)提出整改意見，要求移交部門限期整改。3.審核通過的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放。五、檔案保管期限（一）永久保管1.本公司/組織制定的具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的重要文件，如公司章程、組織架構(gòu)、發(fā)展規(guī)劃等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司/組織主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。3.本公司/組織召開的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的主要文件材料。4.本公司/組織與外單位簽訂的具有法律效力的重要合同、協(xié)議等。5.本公司/組織的歷史沿革、大事記、年鑒等。（二）定期保管1.30年保管本公司/組織一般工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。本公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。本公司/組織的人事任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。2.10年保管本公司/組織一般性工作活動(dòng)中形成的文件材料。本公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、資料等。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，需按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部各部門查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。2.外單位查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司/組織法律事務(wù)部門審核后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）保密責(zé)任1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)